Nhờ MORA AI soạn công văn đề nghị thanh toán, nhận ngay tệp Word

Chiều ngày 25, trước khi chốt sổ, kế toán của một công ty thương mại cần gửi công văn đề nghị Công ty CP Minh Phát (tên ví dụ) thanh toán đợt 2 theo hợp đồng khung. Trước đây việc này là mở mẫu cũ, sửa số, sửa ngày, căn lại lề. Lần này kế toán viết một đoạn yêu cầu để MORA AI soạn công văn, rồi nhận về tệp Word lưu sẵn trên MORA Cloud.

Việc soạn văn bản Word lưu vào MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức. Tài khoản cá nhân vẫn nhờ MORA AI viết nội dung trong khung trò chuyện được; phần lưu thành tệp Word cho tài khoản cá nhân sắp có.

Một yêu cầu đủ ý có sáu thông tin

Công văn ra đúng hay không phụ thuộc nhiều vào yêu cầu bạn đưa. Trước khi gõ, kế toán gom đủ những thông tin sau.

• Loại văn bản và trích yếu, ví dụ công văn đề nghị thanh toán đợt 2.
• Bên nhận, ghi đủ tên đơn vị.
• Căn cứ, như số và ngày của hợp đồng.
• Số tiền, hạn thanh toán và cách thanh toán.
• Người ký và chức vụ.
• Nơi nhận để lưu, như Lưu VT, phòng Kinh doanh.

Soạn giúp tôi công văn đề nghị Công ty CP Minh Phát thanh toán đợt 2 theo Hợp đồng khung 2026, số tiền 1,95 tỷ đồng, hạn trước 20/10/2026, chuyển khoản theo Điều 6 hợp đồng. Giám đốc Trần Quốc Bảo ký, nơi nhận Như trên, Lưu VT, KD.

Số công văn nên để trống cho văn thư cấp số, vì trợ lý không biết sổ công văn của công ty đang tới số nào.

Tệp Word nằm sẵn trong MORA Cloud

Soạn xong, MORA AI báo đã tạo văn bản kèm liên kết Mở văn bản. Tệp nằm trong Drive của tôi, thư mục MORA AI, khổ A4, phông Times New Roman cỡ 13, căn đều hai bên theo thể thức văn bản hành chính. Ngay dưới, trợ lý tóm tắt các ý chính đã đưa vào để bạn soát nhanh.

Bốn chỗ phải đọc lại trước khi trình ký

Trợ lý soạn nhanh nhưng có thể nhầm, và chính giao diện cũng nhắc điều này ngay dưới khung nhập. Với một công văn đòi tiền, kế toán soát kỹ bốn chỗ.

1. Kiểm tên đơn vị nhận, phải viết đúng như trên hợp đồng.
2. Đối chiếu số tiền bằng số và bằng chữ.
3. Soát số, ngày hợp đồng và điều khoản thanh toán được dẫn.
4. Xem lại hạn thanh toán, tên và chức vụ người ký.

Sai cả đoạn thì gõ tiếp trong cùng cuộc trò chuyện, nói rõ chỗ cần đổi, ví dụ “viết lại đoạn hai cho ngắn hơn, bỏ câu cảm ơn” để trợ lý soạn lại. Sai một hai chữ thì mở tệp sửa thẳng sẽ nhanh hơn.

Sửa tiếp ngay trên trình duyệt

Bấm Mở văn bản, tệp mở bằng MORA Office ngay trên trình duyệt với ribbon tiếng Việt quen thuộc. Chỗ nào sửa cũng tự lưu về MORA Cloud, không phải tải xuống rồi tải lên lại. Muốn làm trên máy tính, bạn tải tệp về và mở bằng MORA Doc.

Cất tệp vào đúng chỗ và báo cho đối tác

Bản đã duyệt được in trình giám đốc ký. Tệp vẫn nằm ở thư mục MORA AI; nếu đây là chứng từ cả phòng cần tra lại, chuyển tệp sang bộ nhớ dùng chung của phòng Kế toán để đồng nghiệp tìm được.

Muốn báo cho đầu mối bên đối tác, kế toán nhờ tiếp MORA AI soạn thư ngay trong cuộc trò chuyện đó. Thư được lưu nháp và hiện trong thẻ xem trước, chỉ đi khi bạn bấm Gửi thư; cách làm có trong bài MORA AI soạn email, thư chỉ đi khi bạn bấm Gửi thư.

Tháng sau, kế toán chỉ cần chép lại đoạn yêu cầu đủ sáu ý, đổi đợt, số tiền và hạn. Phần việc của người làm còn lại là đọc lại và chịu trách nhiệm về con số.