Cách giao việc cho MORA AI để có văn bản dùng được ngay

Gõ “viết thông báo nghỉ lễ” rồi nhận về một bản nháp đọc cũng được, nhưng sai ngày, thiếu người trực, giọng văn như dán từ mạng. Trợ lý không thể biết lịch nghỉ, người trực hay giọng văn công ty bạn quen dùng nếu bạn không nói. Giao việc cho MORA AI cũng giống giao cho một nhân viên mới: nói càng rõ thì bản đầu càng gần bản dùng được.

Một câu mơ hồ cho ra bản nháp chung chung

Với yêu cầu chỉ có tên loại văn bản, trợ lý phải tự điền phần còn lại bằng những gì thường gặp. Kết quả là văn bản đúng hình thức nhưng không đúng công ty bạn, không đúng người nhận, không có số liệu thật. Bạn mất thêm hai ba lượt sửa, có khi lâu hơn tự viết.

Đổi lại, một yêu cầu dài ba bốn dòng thường cho bản nháp chỉ cần soát lại tên, số và ngày. Thời gian bỏ ra để gõ thêm vài dòng ít hơn nhiều so với thời gian sửa một bản nháp lạc đề.

Khung bốn ý khi nhờ soạn văn bản

Trước khi gõ, điểm qua bốn ý dưới đây. Không cần viết theo thứ tự, chỉ cần đủ.

1. Nói loại văn bản và mục đích, ví dụ thông báo nội bộ về lịch nghỉ, tờ trình xin mua sắm, biên bản họp.
2. Ghi người nhận hoặc người đọc là ai, để trợ lý chọn cách xưng hô và độ trang trọng.
3. Đưa dữ kiện, số liệu, ngày tháng, tên riêng mà văn bản phải có, vì trợ lý không tự biết.
4. Chốt giọng văn, độ dài, định dạng, chẳng hạn trang trọng, một trang, có bảng ba cột.

Trước và sau với ba văn bản quen thuộc

Thông báo lịch nghỉ Tết Dương lịch

Trước: Viết thông báo nghỉ Tết Dương lịch.

Sau: Soạn thông báo gửi toàn thể nhân viên về lịch nghỉ Tết Dương lịch 2027, nghỉ từ thứ Sáu 01/01 đến hết Chủ nhật 03/01, đi làm lại thứ Hai 04/01. Phòng Kinh doanh cử một người trực điện thoại ngày 02/01. Giọng thân thiện nhưng rõ ràng, nửa trang.

Tờ trình xin mua máy in

Trước: Viết tờ trình mua máy in.

Sau: Soạn tờ trình gửi Giám đốc xin mua hai máy in laser cho phòng Kế toán. Máy cũ hỏng từ tháng 8, sửa hai lần không được. Dự toán theo báo giá kèm theo khoảng 12 triệu đồng mỗi máy. Giọng trang trọng, một trang, cuối có phần Giám đốc phê duyệt.

Biên bản họp giao ban

Với biên bản, dán thẳng ghi chép thô của buổi họp vào khung trò chuyện. Sau đó dặn “soạn thành biên bản họp giao ban sáng thứ Hai 12/10, chủ trì là Trưởng phòng Kinh doanh, có mục việc cần làm, người phụ trách, hạn hoàn thành”. Trợ lý sắp lại thành biên bản có đủ phần, bạn chỉ soát tên và hạn.

Với tài khoản tổ chức, văn bản dài được lưu thành tệp Word khổ A4, Times New Roman 13 trong thư mục MORA AI của Drive của tôi, kèm liên kết Mở văn bản. Tài khoản cá nhân nhận nội dung ngay trong khung trò chuyện để chép sang MORA Doc; phần lưu tệp Word cho tài khoản cá nhân sắp có.

Sửa bằng câu tiếp theo, đừng gõ lại từ đầu

Bản nháp chưa ưng thì nói tiếp trong cùng cuộc trò chuyện, trợ lý vẫn nhớ văn bản vừa soạn. Những câu như “ngắn lại còn nửa trang”, “đổi xưng hô thành Quý Công ty”, “thêm bảng gồm tên thiết bị, số lượng, đơn giá” cho kết quả nhanh hơn viết lại yêu cầu mới. Sai một hai chữ thì mở tệp sửa thẳng.

Mỗi loại việc nên mở một Cuộc trò chuyện mới. Cuộc trò chuyện cũ dài và lẫn nhiều việc khiến trợ lý dễ lấy nhầm dữ kiện của việc trước.

Ba việc vẫn phải tự làm

Bản nháp tốt tới đâu thì trước khi trình ký hay gửi đi vẫn còn mấy việc người soạn phải tự làm.

• Soát số tiền, ngày tháng, tên riêng; dưới khung nhập luôn có dòng nhắc MORA AI có thể nhầm lẫn.
• Để trống số văn bản cho văn thư cấp, vì trợ lý không biết sổ văn bản của công ty đang tới số nào.
• Không gõ số căn cước, số tài khoản ngân hàng vào khung trò chuyện; khi cần, điền vào tệp Word sau.

Tên công ty, giờ làm việc, quy định gửi chứng từ thì không cần nhắc mỗi lần. Quản trị viên có thể viết sẵn những điều này vào phần giới thiệu tổ chức cho trợ lý, như hướng dẫn trong bài viết phần giới thiệu tổ chức để MORA AI hiểu công ty bạn.