Viết phần giới thiệu tổ chức để MORA AI hiểu công ty bạn

Nhờ MORA AI soạn thư trả lời khách, bản nháp lịch sự, đúng ý, nhưng ghi giờ làm việc tới 18 giờ trong khi công ty nghỉ lúc 17 giờ 30. Trợ lý không tự biết những điều như vậy. Ô Giới thiệu tổ chức cho trợ lý là chỗ công ty nói trước cho trợ lý những thông tin chung mà nhân viên mới nào cũng được dặn.

Bài này dành cho chủ sở hữu và quản trị viên tài khoản tổ chức. Làm một lần, mọi người dùng trong công ty đều được hưởng: trợ lý dùng phần giới thiệu làm bối cảnh mỗi khi trả lời người của tổ chức.

Ô giới thiệu nằm ở đâu, ai sửa được

1. Đăng nhập trang quản trị tổ chức bằng tài khoản chủ sở hữu, hoặc quản trị viên được giao phần MORA AI.
2. Chọn MORA AI ở thanh bên trái.
3. Cuộn xuống mục Giới thiệu tổ chức cho trợ lý, viết vào ô chữ lớn.
4. Bấm Lưu giới thiệu.

Ô nhận tối đa 4.000 ký tự, đủ cho khoảng một trang A4. Trợ lý dùng trọn phần đã viết, không cắt bớt.

Danh sách những gì nên viết

Viết như đang giới thiệu công ty cho một nhân viên mới ngày đầu đi làm. Đánh dấu dần các ý dưới đây; không cần đủ cả, công ty nhỏ có khi chỉ cần năm sáu dòng.

• Lĩnh vực, sản phẩm, dịch vụ chính, nói bằng chữ khách hàng hiểu.
• Địa chỉ văn phòng, chi nhánh nếu có, số tổng đài, địa chỉ thư chung.
• Giờ làm việc, ngày nghỉ trong tuần.
• Quy định nội bộ hay được hỏi, như hạn gửi đề nghị thanh toán, nơi nhận đơn nghỉ phép.
• Cách xưng hô quen dùng với khách, như công ty xưng “chúng tôi” và gọi khách là “Quý Công ty”.
• Chữ viết tắt trong số văn bản, như CV-HC cho công văn phòng Hành chính.

Ví dụ: Công ty phân phối thiết bị văn phòng tại Hà Nội. Văn phòng chính ở tầng 5, giờ làm việc 8:00 tới 17:30, thứ Hai đến thứ Sáu. Đề nghị thanh toán gửi phòng Kế toán trước ngày 25 hằng tháng. Với khách hàng, công ty xưng “chúng tôi”, gọi khách là “Quý Công ty”.

Nên viết thành câu kể sự việc, không viết thành mệnh lệnh cho trợ lý. Trợ lý coi phần giới thiệu là thông tin về công ty chứ không phải lệnh, nên một câu như “luôn trả lời bằng tiếng Anh” không phải cách để đổi cách trợ lý làm việc.

Những gì không nên đưa vào

Ngay dưới ô có dòng nhắc không ghi mật khẩu, số tài khoản hay thông tin cần giữ kín. Phần giới thiệu được dùng khi trả lời mọi người dùng của tổ chức, kể cả nhân viên mới, nên điều gì chỉ ban giám đốc được biết thì không viết vào đây. Lương, thưởng, kế hoạch nhân sự chưa công bố cũng vậy.

Khai phòng ban, chức danh để trợ lý trả lời đúng người

Câu hỏi “gửi đề nghị thanh toán cho ai” cần thêm sơ đồ người. Phần này không viết vào ô giới thiệu mà khai ở hai chỗ trong trang quản trị, trợ lý đọc được cả hai.

Mục Phòng ban có nút Thêm phòng ban, với các ô Tên phòng ban, Trưởng phòng, Thuộc phòng và Mô tả ngắn tối đa 300 ký tự. Mô tả nên ghi phòng phụ trách việc gì, ví dụ “nhận chứng từ, đề nghị thanh toán, hoá đơn đầu vào”. Ở trang từng người dùng, mục Sửa thông tin công việc cho điền Chức danh, Phòng ban, Quản lý trực tiếp và Điện thoại công việc.

Khai xong, nhân viên hỏi “trưởng phòng Kế toán là ai” hay “tôi xin nghỉ phép thì báo ai” là trợ lý trả lời theo đúng sơ đồ. Cách hỏi những câu này có trong bài hỏi MORA AI công ty đang dùng gói nào, ai là quản trị viên.

Kiểm lại sau khi lưu

Chờ khoảng một phút sau khi lưu, rồi mở ai.mora.vn và hỏi thử hai ba câu, như “công ty mình làm việc mấy giờ” hay “đề nghị thanh toán gửi trước ngày nào”. Nên nhờ thêm một nhân viên không có quyền quản trị hỏi thử, để chắc phần giới thiệu đến được với mọi người. Mỗi khi chuyển văn phòng, đổi giờ làm hay đổi quy định, nhớ sửa ô giới thiệu cùng lúc với thông báo nội bộ.