Bật, tắt quyền MORA AI đọc tệp và thư của tổ chức

Công ty mới dùng MORA AI sẽ thấy trợ lý soạn công văn, mở phòng họp được ngay. Nhưng nhờ “tóm tắt báo cáo quý III” thì trợ lý báo tổ chức chưa cho phép đọc tệp. Đó là chủ ý của sản phẩm: quyền đọc tệp MORA Cloud và đọc thư MORA Mail mặc định tắt, doanh nghiệp tự quyết khi nào bật. Bài này dành cho chủ sở hữu và quản trị viên, chỉ chỗ bật, ai được bật và trợ lý đọc được tới đâu.

Hai quyền riêng, mặc định đều tắt

Quyền Cho trợ lý AI đọc tệp MORA Cloud mở các việc tìm tệp theo tên, xem thư mục, đọc và tóm tắt tệp. Quyền Cho trợ lý AI đọc thư MORA Mail mở các việc tìm thư, đọc thư, tóm tắt thư chưa đọc và soạn trả lời theo nội dung thư cũ. Hai quyền tách rời, bạn có thể bật một và để tắt một.

Khi cả hai đang tắt, trợ lý vẫn trò chuyện, soạn văn bản Word lưu vào MORA Cloud và mở phòng họp MORA Meet. Trợ lý cũng soạn, gửi thư mới qua thẻ xác nhận và trả lời về gói, thành viên của tổ chức. Nhân viên mở ai.mora.vn sẽ thấy một dòng nhắc ngay dưới lời chào, cho biết quyền nào đang tắt và ai bật được.

Ai được bật

Chủ sở hữu tổ chức luôn bật, tắt được. Quản trị viên chỉ làm được khi được giao phần MORA AI. Chủ sở hữu giao phần này ở Trang chủ của trang quản trị, thẻ Quản trị viên, bấm Quản lý. Trong mục Cấp quyền, nhập Email người dùng, chọn vai trò Quản trị viên, đánh dấu MORA AI ở Phần giao cho quản trị viên, rồi bấm Cấp quyền.

Công ty nhỏ có thể để chủ sở hữu tự giữ quyền này. Công ty có bộ phận công nghệ thông tin riêng thì giao cho người phụ trách, để chủ sở hữu không phải làm từng việc nhỏ.

Bật quyền trong năm bước

1. Đăng nhập trang quản trị tổ chức bằng tài khoản chủ sở hữu hoặc quản trị viên được giao phần MORA AI.
2. Chọn MORA AI ở thanh bên trái.
3. Ở mục Dữ liệu trợ lý được đọc, đánh dấu Cho trợ lý AI đọc tệp MORA Cloud, Cho trợ lý AI đọc thư MORA Mail, hoặc cả hai.
4. Bấm Lưu.
5. Kiểm dòng “Đổi lần cuối lúc…, bởi…” ngay dưới nút, ghi đúng thời điểm và địa chỉ thư của bạn.

Trợ lý kiểm công tắc ngay lúc làm việc, nên nhân viên không phải đăng xuất hay đăng nhập lại. Trong vòng khoảng một phút sau khi bạn bấm Lưu, các lượt hỏi đã theo cài đặt mới.

Bật rồi, trợ lý đọc được tới đâu

Bật quyền không mở toàn bộ dữ liệu công ty cho trợ lý. Trợ lý làm việc bằng chính tài khoản của người đang hỏi. Nhân viên kinh doanh nhờ đọc tệp thì trợ lý chỉ thấy những tệp nhân viên đó mở được; nhờ đọc thư thì chỉ thấy hộp thư của chính người đó. Không có tài khoản riêng nào của trợ lý đọc được thư hay tệp của cả công ty.

Các lớp bảo vệ khác vẫn chạy khi đã bật. Số căn cước, số thẻ thanh toán, mã số thuế được che trước khi trợ lý xử lý. Tài liệu và thư có dấu MẬT không được mở đọc. Gửi thư, chia sẻ tệp luôn chờ người dùng bấm xác nhận. Chi tiết có trong bài MORA AI che số căn cước và không mở tài liệu có dấu MẬT.

Tắt lại và xem ai đã đổi

Muốn tắt, bỏ dấu ở ô tương ứng rồi bấm Lưu. Mọi lần đổi được ghi vào mục Nhật ký của trang quản trị, kèm người đổi và thời gian, nên khi có thắc mắc bạn biết ai đã bật, bật từ hôm nào.

Tổ chức bị tạm khoá dịch vụ vì gói quá hạn thì MORA AI cũng tạm khoá, bất kể công tắc đang bật hay tắt. Gia hạn ở mục Gói dịch vụ là trợ lý dùng lại được.

Chưa muốn bật cả hai thì có thể bật đọc tệp trước. Đọc thư nên bật sau khi đã báo cả công ty bằng một thư ngắn, nói rõ trợ lý chỉ đọc hộp thư của chính người đang hỏi, không đọc hộp thư người khác.