Ra thông báo nghỉ lễ cho cả công ty, từ soạn tới gửi

Năm nào phòng Hành chính cũng ra vài bản thông báo nghỉ lễ, và năm nào cũng có người hỏi lại ngày đi làm hay ai trực. Bản thông báo nằm trong tệp đính kèm của một thư, thư lại chìm giữa hàng chục thư khác. Cách làm dưới đây đi từ lúc soạn tới lúc cả công ty đọc được, chia theo ba ngày làm việc của một chuyên viên hành chính.

Ví dụ dùng MORA AI, MORA Mail và MORA Chat của tài khoản tổ chức. Số ngày nghỉ, ngày đi làm lại lấy theo văn bản chính thức của Nhà nước từng năm, nên trong bài để trống chỗ đó.

Thứ Hai, nhờ MORA AI soạn bản thông báo

Mở MORA AI bằng tài khoản công ty và gõ một yêu cầu đủ ý. Yêu cầu càng rõ ai nghỉ, ai trực, ai ký thì bản nháp càng ít phải sửa.

Soạn thông báo nghỉ Tết Dương lịch gửi toàn thể nhân viên Công ty TNHH Ánh Dương. Nghỉ từ ngày … đến hết ngày …, đi làm lại sáng ngày …. Phòng Kỹ thuật cử một người trực điện thoại hỗ trợ khách. Giám đốc ký.

MORA AI soạn thành tệp Word khổ A4 theo thể thức văn bản hành chính, lưu vào MORA Cloud ở Drive của tôi, thư mục MORA AI, kèm liên kết Mở văn bản. Ngay dưới, trợ lý tóm tắt các ý đã đưa vào để bạn soát nhanh.

Bấm Mở văn bản để sửa ngay trên trình duyệt. Đối chiếu từng ngày với văn bản của Nhà nước, thêm tên và số điện thoại người trực. Trợ lý có thể nhầm, nên ngày tháng là chỗ phải đọc lại kỹ nhất. Cách viết yêu cầu cho trợ lý có ở bài nhờ MORA AI soạn công văn.

Thứ Ba, trình ký rồi hẹn giờ gửi thư

Bản đã duyệt được in trình giám đốc ký, văn thư cấp số và quét thành tệp PDF. Bản PDF có chữ ký là bản đính kèm thư, còn tệp Word giữ lại trong thư mục của phòng để năm sau sửa ngày là dùng tiếp.

Để gửi cho cả công ty, tạo sẵn một nhóm liên hệ trong MORA Mail: Danh bạ, thẻ Nhóm, Tạo nhóm, đặt tên “Toàn công ty” và chọn mọi người. Mỗi thư có giới hạn số người nhận để chống lạm dụng, nên công ty đông người thì lập vài nhóm theo phòng ban và gửi mỗi nhóm một thư. Cách tạo nhóm có ở bài gửi email cho nhóm.

1. Bấm Soạn thư, ô Tới ghi địa chỉ của chính phòng Hành chính.
2. Bấm Bcc, gõ “Toàn công ty” rồi chọn nhóm trong danh sách gợi ý. Người nhận không thấy địa chỉ của nhau, ai lỡ bấm trả lời tất cả thì thư cũng chỉ về phòng Hành chính.
3. Tiêu đề ghi thẳng nội dung, ví dụ “Thông báo lịch nghỉ Tết Dương lịch”.
4. Thân thư nhắc lại ba dòng chính (ngày nghỉ, ngày đi làm, người trực), kéo tệp PDF vào để đính kèm.
5. Bấm mũi tên cạnh nút Gửi, chọn Hẹn giờ gửi rồi Sáng mai. Thư đi lúc 8:00 kể cả khi bạn đã tắt máy.

Thứ Tư, 8:05, nhắc một dòng trong nhóm chat chung

Thư đã tới, nhưng nhiều người đọc nhóm chat trước khi mở hộp thư. Mở nhóm chung của công ty trên MORA Chat, gõ @ rồi chọn Tất cả (dòng Nhắc tất cả thành viên), viết một câu tóm tắt và hẹn xem chi tiết trong thư.

@Tất cả Công ty nghỉ Tết Dương lịch từ ngày … đến hết ngày …, đi làm lại sáng ngày …. Thông báo có chữ ký đã gửi vào hộp thư của anh chị lúc 8:00.

Gửi xong, mở menu Thêm của tin đó và chọn Ghim tin nhắn để tin nằm trên đầu nhóm suốt mấy ngày trước kỳ nghỉ. Nhóm chỉ cho trưởng nhóm, phó nhóm ghim tin thì nhờ họ ghim giúp.

Điều rút ra cho lần sau

Ai đã tắt thông báo nhóm chung sẽ không nghe chuông, kể cả với tin nhắc tất cả, nên thư vẫn là kênh chính thức, nhóm chat chỉ để nhắc. Việc nào gửi thư, việc nào nhắn nhóm có ở bài chọn kênh thông báo nội bộ. Sau kỳ nghỉ nhớ bỏ ghim để nhóm gọn lại. Tệp Word năm nay lưu cùng tên trong thư mục chung của phòng Hành chính, lần sau chỉ cần sửa ngày, người trực rồi trình ký.