Gửi email cho nhóm bằng cách gõ tên nhóm ở ô Tới

Tổ dự án quý IV có 12 người, và lần nào gửi thông báo họp cũng có người hỏi vì sao mình không nhận được. Lỗi thường nằm ở ô Tới: gõ tay từng địa chỉ thì sót một người là chuyện dễ gặp. Nhóm liên hệ trong MORA Mail gom 12 địa chỉ dưới một cái tên, nên khi gửi email cho nhóm bạn chỉ cần gõ tên đó.

MORA Mail dành cho tài khoản tổ chức. Nhóm nằm trong danh bạ riêng của bạn; đồng nghiệp không thấy và không sửa được nhóm của bạn.

Đưa thành viên vào Danh bạ của tôi trước

Nhóm chỉ nhận người đã có trong Danh bạ của tôi. Đồng nghiệp cùng tên miền nằm sẵn ở thẻ Đồng nghiệp, nhưng phải lưu vào danh bạ của bạn thì mới chọn được vào nhóm. Bốn thẻ của trang Danh bạ được giới thiệu trong bài danh bạ MORA Mail.

1. Bấm Danh bạ ở cột trái MORA Mail, ngay dưới Thùng rác.
2. Mở thẻ Đồng nghiệp, tìm người cần thêm, bấm biểu tượng dấu cộng Lưu vào danh bạ ở dòng của người đó. Hộp Thêm liên hệ điền sẵn tên và địa chỉ, bạn bấm Lưu.
3. Với khách hàng, đối tác bên ngoài, mở một thư của họ, bấm biểu tượng ba chấm rồi chọn Thêm người gửi vào danh bạ.

Tạo nhóm liên hệ

1. Trong trang Danh bạ, mở thẻ Nhóm và bấm Tạo nhóm.
2. Gõ Tên nhóm, ví dụ “Dự án Q4”. Nên đặt tên ngắn, dễ gõ, vì đây là chữ bạn sẽ gõ ở ô Tới.
3. Đánh dấu từng thành viên trong danh sách. Danh bạ dài thì gõ vào ô Tìm người trong danh bạ để lọc; dòng chữ bên dưới đếm số người đã chọn.
4. Bấm Lưu. Nhóm hiện ở thẻ Nhóm, kèm số người và tên từng thành viên.

Gửi email cho nhóm từ ô Tới

Bấm Soạn thư, gõ vài chữ đầu của tên nhóm vào ô Tới; gõ không dấu như “du an” cũng được. Gợi ý nhóm hiện trên cùng, ghi “Nhóm · 12 người”. Chọn gợi ý đó, cả 12 địa chỉ được thêm vào ô Tới, mỗi người một thẻ người nhận.

Vì mỗi người là một thẻ riêng, bạn bỏ bớt được người không cần nhận thư lần này mà không phải sửa nhóm. Muốn nhanh hơn nữa, ở thẻ Nhóm bấm biểu tượng Gửi thư cho cả nhóm trên dòng của nhóm, cửa sổ soạn thư mở ra với đủ người nhận.

Thư gửi khách hàng thì đặt nhóm ở ô Bcc

Người nhận ở ô Tới và Cc thấy địa chỉ của nhau. Với tổ dự án nội bộ thì không sao, nhưng thông báo lịch nghỉ Tết gửi 40 khách hàng thì không nên để khách thấy danh sách khách của bạn. Bấm Bcc ở cửa sổ soạn thư, gõ tên nhóm vào ô đó; gợi ý nhóm hiện ra như ở ô Tới.

Mỗi hộp thư có hạn mức gửi để chống lạm dụng. Danh sách vài trăm khách nên chia thành nhiều nhóm nhỏ và gửi theo đợt, thay vì một nhóm thật lớn gửi một lần.

Sửa nhóm khi tổ dự án đổi người

Có người mới vào tổ hay chuyển sang phòng khác, mở thẻ Nhóm, bấm Sửa nhóm trên dòng của nhóm, đánh dấu hoặc bỏ dấu rồi bấm Lưu. Lần gửi tiếp theo đã theo danh sách mới.

Dự án kết thúc thì bấm Xoá nhóm. Chỉ nhóm bị xoá, các liên hệ trong nhóm vẫn ở lại Danh bạ của tôi để bạn dùng cho nhóm khác.