Nhờ MORA AI viết biên bản họp từ mấy dòng ghi chép

9 giờ 15 sáng thứ Hai, buổi giao ban của một công ty thương mại vừa xong. Trong sổ của thư ký có mười mấy dòng viết tắt về người dự, báo cáo của từng phòng, kết luận của giám đốc và việc giao cho ai. Trước 11 giờ, biên bản phải tới hộp thư của những người dự. Bài này đi theo buổi sáng đó để chỉ cách nhờ MORA AI viết biên bản họp từ chính mấy dòng ghi chép ấy.

Việc lưu biên bản thành tệp Word trên MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức. Tài khoản cá nhân vẫn nhờ MORA AI viết nội dung ngay trong khung trò chuyện; phần lưu thành tệp Word cho tài khoản cá nhân sắp có.

9 giờ 20, chép ghi chép ra cho đủ bốn phần

Trợ lý chỉ biết những gì bạn đưa vào. Vì vậy trước khi mở MORA AI, thư ký gõ lại ghi chép ra máy cho đủ bốn phần; không cần câu cú, chỉ cần đủ ý và đúng con số.

• Thời gian, địa điểm, người chủ trì, thư ký và danh sách người dự.
• Nội dung từng phòng báo cáo, mỗi phòng một hai dòng.
• Kết luận của người chủ trì.
• Phân công, gồm việc gì, ai làm, hạn ngày nào.

Chữ viết tắt riêng của công ty nên viết đủ một lần, ví dụ KD là phòng Kinh doanh, KT là phòng Kế toán. Trợ lý không đoán được cách viết tắt trong nội bộ. Trong sổ có số căn cước hay số tài khoản ngân hàng thì bỏ ra, không gõ vào khung trò chuyện.

9 giờ 30, nhờ MORA AI viết biên bản họp

1. Mở MORA AI trên trình duyệt, đăng nhập bằng tài khoản MORA của công ty và bấm Cuộc trò chuyện mới.
2. Bấm gợi ý Soạn biên bản họp dưới lời chào. Ô nhập được điền sẵn câu “Soạn giúp tôi biên bản cuộc họp giao ban tuần này theo mẫu chuẩn, lưu thành tệp Word.”
3. Dán bốn phần ghi chép ngay sau câu đó, thêm tên công ty, rồi bấm gửi.

Đoạn ghi chép thư ký dán vào trông như sau (tên công ty, số liệu là ví dụ).

Giao ban sáng 12/10/2026 từ 8:00 tới 9:15 tại phòng họp tầng 3, giám đốc chủ trì, dự có trưởng phòng KD, KT, HC-NS. KD báo tháng 9 đạt 92 % kế hoạch, hợp đồng với Công ty Minh Phát chờ ký đợt 2. KT báo còn 3 khoản công nợ quá hạn. Giám đốc kết luận KD chốt hợp đồng đợt 2 trước 20/10, KT gửi danh sách công nợ cho KD trước thứ Tư 14/10.

9 giờ 35, đọc lại tệp Word trong Drive của tôi

Viết xong, MORA AI báo đã tạo văn bản kèm liên kết Mở văn bản và vài dòng tóm tắt ý chính. Tệp nằm trong Drive của tôi, thư mục MORA AI, khổ A4, phông chữ và căn lề theo văn bản hành chính.

Dòng chữ nhỏ dưới ô nhập nhắc rằng MORA AI có thể nhầm lẫn. Với biên bản, thư ký soát bốn chỗ: tên và chức vụ người dự, con số từng phòng báo cáo, câu kết luận có đúng ý người chủ trì, và từng dòng phân công có đủ người làm, hạn làm.

Sai cả một phần thì gõ tiếp trong cùng cuộc trò chuyện, ví dụ “viết lại phần phân công thành bảng ba cột Việc, Người làm, Hạn”, trợ lý sẽ soạn lại. Sai một hai chữ thì bấm Mở văn bản sửa thẳng. Tệp mở bằng MORA Office ngay trên trình duyệt với ribbon tiếng Việt, chỗ nào sửa cũng tự lưu về MORA Cloud.

10 giờ, trình ký rồi gửi cho người dự

Biên bản giao ban thường cần chữ ký của người chủ trì và thư ký. Thư ký in bản đã soát ra trình ký như mọi lần. Bản Word trên MORA Cloud dùng để gửi người dự đọc và để tra lại về sau.

Liên kết riêng của tệp chỉ mở được với người đã được chia sẻ. Vì vậy thư ký gõ tiếp một câu nhờ làm cả hai việc, ví dụ “chia sẻ biên bản này cho trưởng phòng KD, KT, HC-NS quyền xem và soạn thư gửi họ, tiêu đề Biên bản giao ban 12/10”. Trợ lý tìm người theo danh sách thành viên của tổ chức; chức danh chưa khai ở trang quản trị thì gõ tên hoặc địa chỉ thư của từng người. Hai thẻ hiện ra, cùng ghi “Chờ bạn xác nhận”.

1. Đọc thẻ Chia sẻ tệp, gồm tên tệp, người nhận ở dòng Cho và quyền ở dòng Quyền. Đúng người thì bấm Chia sẻ.
2. Đọc thẻ thư, gồm Gửi tới, Tiêu đề và nội dung. Ổn thì bấm Gửi thư; muốn sửa thêm thì bấm Không gửi rồi sửa trong Thư nháp.

Chia sẻ qua MORA AI chỉ dành cho người cùng tổ chức. Khách mời dự họp từ bên ngoài thì gửi bản PDF kèm thư, hoặc tạo liên kết có mật khẩu trên MORA Cloud.

Lần sau làm nhanh hơn

Thư ký giữ khung bốn phần làm mẫu ghi chép cho mọi buổi giao ban, lần sau chỉ điền vào chỗ trống. Biên bản nên chuyển dần từ thư mục MORA AI sang bộ nhớ dùng chung của phòng Hành chính để ai cần tra cũng tìm được. Cách viết yêu cầu cho công văn, tờ trình có trong bài cách giao việc cho MORA AI. Thông báo ngắn gõ vội cần viết lại cho rõ thì xem bài nhờ MORA AI viết lại thông báo nội bộ.