Nhờ MORA AI chia sẻ tệp MORA Cloud cho đồng nghiệp

Chiều thứ Sáu, trưởng phòng kinh doanh muốn gửi bảng giá quý IV cho hai nhân viên mới, chỉ cho xem chứ không cho sửa. Tự làm thì phải mở MORA Cloud, tìm tệp, bấm chia sẻ, gõ từng người. Nhờ MORA AI, bạn chia sẻ tệp bằng một câu, còn quyết định cuối cùng vẫn nằm ở nút bạn bấm.

Điều kiện trước khi nhờ

Chia sẻ tệp qua MORA AI dành cho tài khoản tổ chức đang dùng MORA Cloud. Người nhận phải cùng tổ chức với bạn; trợ lý không chia sẻ ra ngoài công ty.

Để trợ lý tìm tệp theo tên, chủ sở hữu hoặc quản trị viên phải bật quyền Cho trợ lý AI đọc tệp MORA Cloud trong trang quản trị tổ chức. Quyền này mặc định tắt; cách bật có trong bài bật, tắt quyền MORA AI đọc tệp và thư. Riêng văn bản trợ lý vừa soạn trong cùng cuộc trò chuyện thì trợ lý đã biết tệp nằm ở đâu, không cần tìm lại.

Chia sẻ tệp bằng AI chỉ cần một câu đủ ba thông tin

Câu nhờ chia sẻ cần nói rõ tệp nào, cho ai và quyền gì. Tên người nhận ghi đủ họ tên, hoặc ghi thẳng địa chỉ thư công ty cho chắc. Ví dụ dưới đây dùng tên tệp và tên người là ví dụ.

Chia sẻ tệp Bảng giá quý IV cho chị Vũ Thanh Hương và anh Lê Hoàng Nam, chỉ xem

Trợ lý tìm theo tên tệp, không tìm theo nội dung, và phân biệt dấu tiếng Việt, nên hãy gõ tên tệp có dấu đầy đủ. Tên viết không dấu như “bang gia” có thể không tìm ra tệp “Bảng giá”. Không nhớ đủ tên thì gõ một phần ngắn hơn; có nhiều tệp tên gần giống nhau thì nói thêm thư mục chứa tệp, như “trong Bộ nhớ dùng chung, thư mục Kinh doanh”.

Đọc kỹ thẻ xác nhận trước khi bấm

Trợ lý không chia sẻ ngay. Màn hình hiện thẻ Chia sẻ tệp (hoặc Chia sẻ thư mục) với dòng trạng thái Chờ bạn xác nhận, kèm tên tệp, người nhận và quyền. Dưới cùng có lời nhắc người nhận sẽ thấy tệp trong mục Được chia sẻ với tôi và nhận thư báo của MORA Cloud.

• Dòng Tệp: đúng bản cần gửi, không phải bản nháp cũ trùng tên.
• Dòng Cho: đủ người, đúng địa chỉ thư, không lẫn người cùng tên ở phòng khác.
• Dòng Quyền: Chỉ xem hay Được chỉnh sửa, đúng như bạn định.

Đúng cả ba thì bấm Chia sẻ, sai thì bấm Huỷ rồi nói lại. Nếu bạn hỏi sang việc khác khi thẻ còn chờ, thẻ chuyển sang Đã hết hạn và tệp không được chia sẻ.

Bấm xong, thẻ chuyển sang Đã thực hiện kèm dòng “Đã chia sẻ” và tên tệp, rồi trợ lý báo lại đã chia sẻ cho những ai. Ai đã có quyền với tệp từ trước thì trợ lý ghi chú lại, không tạo thêm lời mời trùng.

Chia sẻ và gửi thư báo trong một lượt

Thường bạn muốn kèm vài lời dặn, chẳng hạn “chia sẻ bảng giá cho chị Hương quyền sửa và soạn thư nhờ chị cập nhật giá trước thứ Hai”. Trợ lý chuẩn bị hai thẻ, một thẻ chia sẻ và một thẻ thư, mỗi thẻ bạn bấm riêng. Liên kết trong thư chỉ mở được với người đã được chia sẻ, nên bấm Chia sẻ trước rồi mới bấm Gửi thư.

Những chỗ hay vướng

Người nhận ở công ty khác thì trợ lý báo không tìm thấy trong tổ chức và gợi ý gửi tệp đính kèm hoặc tự tạo liên kết trong MORA Cloud. Liên kết có mật khẩu, có ngày hết hạn cho đối tác được hướng dẫn trong bài chia sẻ tệp cho đồng nghiệp và đối tác.

Mỗi lần chia sẻ được tối đa 20 người; gửi cho cả phòng đông người thì chia làm vài lượt, hoặc đặt tệp vào bộ nhớ dùng chung của phòng. Trợ lý chỉ thêm quyền, chưa đổi hay thu hồi quyền đã cấp. Muốn rút quyền của ai, bạn mở tệp trong MORA Cloud và sửa ở phần chia sẻ.

Trợ lý báo bạn không có quyền với tệp nghĩa là chính tài khoản bạn chưa được chia sẻ tệp đó. MORA AI làm việc bằng đúng quyền của bạn, không rộng hơn.