Nhắc tên trong nhóm chat công ty, khi nào dùng @Tất cả

Nhóm chat của phòng Hành chính có ba mươi người, ngày nào cũng vài chục tin. Tin gửi cả nhóm mà không gọi tên ai thì thường không ai nhận việc. Ngược lại, gọi cả nhóm cho mọi chuyện thì chỉ sau một tuần, mọi người quen lướt qua. Bài này chỉ cách nhắc tên trong nhóm chat trên MORA Chat, lúc nào gọi một người, lúc nào gọi cả nhóm, và cách biết ai đã đọc.

MORA Chat là công cụ nhắn tin nội bộ dành cho tài khoản tổ chức, có từ gói Cơ bản. Nhóm chỉ gồm người trong công ty, nên danh sách gợi ý khi nhắc tên cũng chỉ có đồng nghiệp.

Gõ @ để nhắc tên trong nhóm chat

1. Trong ô soạn tin của nhóm, gõ @. Danh sách gợi ý hiện ra, dòng Nhắc tất cả thành viên đứng đầu, tiếp theo là các thành viên.
2. Gõ liền sau @ một chữ trong tên để lọc. Gõ không dấu vẫn được, “@lan” ra Phạm Ngọc Lan.
3. Bấm vào đúng người. Tên đầy đủ được điền vào tin, bạn gõ tiếp nội dung rồi gửi.

Nút Nhắc tên thành viên hình chữ @ ở hàng biểu tượng phía trên ô soạn tin cũng mở danh sách này. Một tin nhắc được nhiều người, ví dụ gọi cả kế toán và thủ quỹ trong một câu. Nút này chỉ có ở nhóm; trò chuyện riêng thì vốn chỉ có hai người.

Nhắc tên một người cho việc có người làm, có hạn

Việc cần một người cụ thể làm thì nhắc đúng tên người đó và ghi hạn trong cùng câu, ví dụ “@Phạm Ngọc Lan gửi giúp chị danh sách đăng ký xe trước 15:00”. Ở máy người được nhắc, tin đó có viền vàng cam nổi giữa các tin khác, nên lướt nhanh cũng không sót.

Cần hai, ba người phối hợp thì nhắc cả ba trong một tin, đừng gọi cả nhóm chỉ để hỏi một người. Người không liên quan nhờ vậy không phải dừng việc của mình để đọc. Muốn rõ đang trả lời câu hỏi nào trong nhóm đông người thì dùng trích dẫn, như bài trả lời tin nhắn có trích dẫn.

Dùng @Tất cả cho thông báo cả nhóm phải biết

@Tất cả hợp với những tin mà ai trong nhóm cũng cần biết: lịch nghỉ lễ, giờ họp thay đổi, hạn nộp bảng chấm công. Chọn dòng Nhắc tất cả thành viên trong danh sách gợi ý, tin sẽ ghi @Tất cả. Gom các ý thành một tin thay vì ba tin liền nhau, để mỗi người chỉ phải đọc một lần.

Thông báo cần nhớ nhiều ngày thì ghim lên đầu nhóm. Rê chuột lên tin, bấm Thêm rồi chọn Ghim tin nhắn; tin nằm ở dải ghim phía trên cuộc trò chuyện cho tới khi bỏ ghim. Mục này chỉ hiện với thành viên khi trưởng nhóm cho phép ghim tin.

Xem ai đã đọc thông báo

Khi tin mới nhất trong nhóm là tin của bạn, dưới tin có hàng ảnh đại diện nhỏ của những người đã xem, tối đa năm ảnh kèm con số cho phần còn lại. Rê chuột lên hàng ảnh để thấy tên từng người. Trò chuyện riêng thì ghi Đã xem, còn Đã gửi nghĩa là chưa ai mở tin.

Có người gửi tin sau tin của bạn thì hàng ảnh không còn hiện. Với thông báo quan trọng, xem hàng ảnh trước khi nhóm trò chuyện tiếp, hoặc nhờ mọi người thả cảm xúc khi đã đọc. Thấy dòng báo một đồng nghiệp đang soạn tin nghĩa là họ đang trả lời, chưa cần nhắc lại.

Quy ước gọn cho nhóm chat công ty

• Việc gấp, việc có hạn thì nhắc đúng tên người làm, kèm giờ hoặc ngày.
• @Tất cả chỉ dành cho thông báo chung, mỗi đợt gom thành một tin.
• Thông báo cần nhớ lâu thì ghim, xong việc thì bỏ ghim.
• Nhóm chỉ để phát thông báo thì trưởng nhóm khoá gửi tin.

Để khoá, trưởng nhóm mở Quản lý nhóm và bỏ chọn Gửi tin nhắn ở mục cho phép thành viên. Thành viên thấy dòng “Chỉ trưởng nhóm và phó nhóm được gửi tin nhắn vào nhóm này” thay cho ô soạn tin, nhưng vẫn thả cảm xúc được để báo đã đọc. Các cài đặt nhóm khác có ở bài lập nhóm chat cho phòng ban.