Lập nhóm chat công ty cho phòng ban và duyệt thành viên mới

Phòng Kinh doanh mười hai người, tháng nào cũng có cộng tác viên mới vào và vài người chuyển phòng. Một nhóm chat công ty mà ai có đường dẫn cũng vào được thì vài tháng sau không còn ai chắc trong nhóm có những ai. Hướng dẫn này đi từ lúc tạo nhóm trên MORA Chat tới lúc giao quyền, bật duyệt thành viên mới và dọn nhóm khi dự án kết thúc.

Nhóm chỉ gồm người cùng tổ chức, vì MORA Chat đi kèm tài khoản tổ chức từ gói Cơ bản. Người tạo nhóm là trưởng nhóm và quyền này không chuyển sang người khác được, nên ai sẽ quản lý nhóm thì người đó tự tạo.

Tạo nhóm từ danh bạ tổ chức

1. Ở cột danh sách hội thoại, bấm nút Tạo nhóm cạnh ô Tìm kiếm.
2. Gõ tên nhóm, ví dụ “Phòng Kinh doanh”. Bấm ô ảnh bên trái tên nếu muốn đặt ảnh đại diện cho nhóm.
3. Tìm thành viên bằng tên, chức danh hoặc phòng ban, hoặc bấm tên phòng ở hàng nút lọc phía trên (hàng này hiện các phòng đông người nhất) để hiện cả phòng.
4. Đánh dấu từng người, cần ít nhất hai người ngoài bạn. Người đã chọn hiện ở cột bên phải, mỗi lần chọn được tối đa 100 người.
5. Bấm Tạo nhóm. Nhóm mở ra ngay và bạn là Trưởng nhóm.

Đang nhắn riêng với một người mà cần kéo thêm người khác vào bàn chuyện, bấm Tạo nhóm với người này ở góc trên hội thoại, người đó đã được chọn sẵn. Thêm người về sau thì bấm Thêm thành viên ngay trong nhóm.

Giao quyền cho thành viên trong Quản lý nhóm

Bấm Thông tin hội thoại ở góc trên bên phải của nhóm, bảng Thông tin nhóm mở ra; bấm Quản lý nhóm (nút này chỉ hiện với trưởng nhóm và phó nhóm). Mục Cho phép các thành viên trong nhóm có năm ô đánh dấu, gồm đổi tên và ảnh nhóm, ghim tin nhắn, tạo nhắc hẹn, tạo bình chọn và gửi tin nhắn. Chỉ trưởng nhóm đổi được các quyền này.

Bỏ chọn Gửi tin nhắn khi nhóm chỉ để phát thông báo, ví dụ nhóm “Thông báo nội bộ” của phòng Hành chính. Khi đó chỉ trưởng nhóm và phó nhóm gửi được tin. Thành viên vẫn thả cảm xúc và bình chọn được, nên người đăng thông báo vẫn biết ai đã đọc.

Bật link tham gia nhóm và phê duyệt thành viên mới

Cũng trong Quản lý nhóm, bật Cho phép dùng link tham gia nhóm để nhóm có một đường dẫn riêng. Bấm Sao chép link rồi dán vào thư hay hội thoại khác. Chỉ người cùng tổ chức mở được link này; người ngoài công ty có đường dẫn trong tay cũng không vào được.

Bật thêm Chế độ phê duyệt thành viên mới thì người bấm link chưa vào thẳng nhóm. Họ nhận báo đã gửi yêu cầu, còn trưởng nhóm và phó nhóm thấy mục Yêu cầu tham gia trong Quản lý nhóm, có tên và chức danh từng người, để bấm Duyệt hoặc Từ chối.

Hai công tắc còn lại đáng xem trước khi mời người. Cho phép thành viên mới đọc tin nhắn trước đó quyết định người mới có thấy lịch sử nhóm hay không; nên tắt với nhóm từng bàn chuyện nhân sự, lương thưởng. Đánh dấu tin nhắn từ trưởng/phó nhóm gắn nhãn cạnh tên người gửi, để thông báo chính thức không lẫn với tin trao đổi thường ngày.

Bổ nhiệm phó nhóm, xoá và chặn thành viên

Trong Thông tin nhóm, ở phần Thành viên nhóm, bấm dấu ⋯ cạnh tên một người. Trưởng nhóm thấy Bổ nhiệm làm phó nhóm, còn với người đã là phó nhóm thì có Gỡ quyền phó nhóm. Nhóm đông nên có ít nhất một phó nhóm, để có người duyệt thành viên mới khi trưởng nhóm đi công tác.

Cùng menu đó có Xoá khỏi nhóm và Chặn khỏi nhóm. Người bị xoá có thể được thêm lại về sau. Người bị chặn thì không vào lại được, kể cả bằng link, cho tới khi trưởng nhóm hoặc phó nhóm bấm Bỏ chặn ở mục Chặn khỏi nhóm trong Quản lý nhóm.

Khi dự án kết thúc

Nhóm dự án xong việc thì trưởng nhóm bấm Giải tán nhóm ở cuối Quản lý nhóm. Mọi thành viên bị đưa ra khỏi nhóm và nhóm không dùng được nữa, vì vậy trước đó hãy nhắc mọi người lưu lại tệp cần giữ. Ai chỉ muốn thôi theo dõi một nhóm thì tự bấm Rời nhóm ở cuối Thông tin nhóm.