Trả lời tin nhắn trong nhóm có trích dẫn để không lẫn câu hỏi

Chín giờ sáng, nhóm phòng Kinh doanh 30 người có ba câu hỏi cùng lúc, một về báo giá, một về lịch giao hàng, một về hoá đơn. Mười phút sau có tin “ok anh”, và không ai biết “ok” dành cho câu nào. Trả lời tin nhắn trong nhóm có trích dẫn là thói quen nhỏ giải quyết chuyện này, cùng hai thói quen khác, chuyển tiếp tin thay cho chụp màn hình và thả cảm xúc thay cho tin “đã nhận”.

Trả lời kèm trích dẫn tin gốc

1. Trên máy tính, rê chuột lên tin cần trả lời, bấm nút Trả lời (biểu tượng dấu ngoặc kép) cạnh tin. Trên điện thoại, nhấn giữ tin rồi chạm Trả lời.
2. Phía trên ô nhập hiện khung “Trả lời” kèm tên người gửi và vài chữ của tin gốc. Chọn nhầm tin thì bấm Huỷ ở góc khung.
3. Gõ câu trả lời rồi gửi. Tin của bạn hiện kèm một khung trích dẫn tên người hỏi và nội dung câu hỏi.

Ai đọc sau chỉ cần bấm vào khung trích dẫn, khung chat tự cuộn về đúng tin gốc và tin đó nhấp nháy để dễ nhìn. Với câu hỏi đã trôi lên xa, đây là cách nhanh nhất để người đọc hiểu bạn đang trả lời việc gì.

Câu trả lời cần người kia làm tiếp việc gì thì gõ thêm @ và chọn tên họ, trên máy người được nhắc tin đó hiện nổi bật hơn các tin khác. Trích dẫn nói rõ trả lời cho câu nào, còn nhắc tên nói rõ ai phải đọc. Khi nào nhắc một người, khi nào dùng @Tất cả có trong bài nhắc tên trong nhóm chat công ty.

Chuyển tiếp tin thay cho chụp màn hình

Khách hỏi trong nhóm Kinh doanh một việc thuộc về Kế toán. Chụp màn hình gửi sang nhóm Kế toán thì người nhận không chép được số tài khoản, không mở được tệp đính kèm. Chuyển tiếp giữ nguyên nội dung, tệp vẫn mở được.

1. Rê chuột lên tin, bấm nút Chuyển tiếp (trên điện thoại thì nhấn giữ tin).
2. Hộp Chia sẻ mở ra. Gõ tên nhóm hoặc tên đồng nghiệp vào ô Tìm hội thoại, đánh dấu một hay nhiều hội thoại.
3. Xem lại phần Nội dung chia sẻ ở cuối hộp, rồi bấm Chia sẻ. MORA Chat báo đã chia sẻ tới bao nhiêu hội thoại.

Tin chuyển tiếp hiện dưới tên bạn, không ghi ai là người viết gốc. Vì vậy, gửi kèm một dòng như “Anh Bảo bên Kinh doanh hỏi, nhờ Kế toán xem giúp” để người nhận biết hỏi lại ai. Chuyển tiếp chỉ tới được những hội thoại trong tổ chức; với khách bên ngoài, gửi thư hoặc mời vào họp.

Thả cảm xúc thay cho tin “đã nhận”

Ba mươi người cùng nhắn “em nhận rồi ạ” thì tin quan trọng tiếp theo bị đẩy khỏi màn hình. Rê chuột lên tin, bấm nút Thích hiện cạnh tin, hoặc rê lên nút đó để chọn một trong sáu biểu tượng nhanh. Dấu cộng Thêm biểu tượng cảm xúc mở bảng đầy đủ, tìm được bằng tiếng Việt. Bấm lại đúng biểu tượng đã thả là gỡ.

Cả nhóm nên thống nhất ý nghĩa vài biểu tượng, ví dụ Thích là đã nhận, trái tim là cảm ơn. Người gửi nhìn số lượng dưới tin là biết bao nhiêu người đã nắm, còn ảnh đại diện nhỏ cho biết ai đã xem.

Gõ sai thì sửa, gửi nhầm thì thu hồi

Thấy sai một con số trong tin vừa gửi, đừng gửi thêm tin “sửa lại là 25 chứ không phải 52”. Mở menu Thêm của tin, chọn Chỉnh sửa, sửa trong khung Chỉnh sửa tin nhắn rồi gửi; tin cũ được thay và ghi “Đã chỉnh sửa”. Gửi nhầm nhóm thì chọn Thu hồi, mọi người thấy dòng “Tin nhắn đã được thu hồi”. Xoá chỉ ở phía tôi chỉ ẩn tin trên máy bạn, người khác vẫn đọc được.

Ba quy ước cho nhóm đông người

• Trả lời câu hỏi nào thì trích dẫn đúng câu đó, kể cả khi chỉ trả lời “đã xong”.
• Việc thuộc nhóm khác thì chuyển tiếp kèm một dòng ghi nguồn, không chụp màn hình.
• Xác nhận đã đọc bằng cảm xúc, chỉ nhắn chữ khi có thêm thông tin.

Trưởng nhóm ghim các quy ước này lên đầu nhóm bằng Ghim tin nhắn trong menu Thêm. Cách lập nhóm và giao quyền cho thành viên có ở bài lập nhóm chat công ty cho phòng ban.