Quản lý nhân sự văn phòng với MORA, từ ngày đầu tới ngày nghỉ

Ở một công ty ba mươi người, phòng nhân sự gần như tháng nào cũng đón người mới và tiễn người nghỉ. Mỗi lần như vậy là một chuỗi việc nhỏ dễ sót: cấp hộp thư, thêm vào nhóm của phòng, mở quyền thư mục, rồi đến ngày nghỉ lại phải khoá đủ những thứ đã mở. Đi theo một nhân viên kinh doanh từ ngày nhận việc tới ngày nghỉ, bạn sẽ thấy quản lý nhân sự văn phòng trên MORA gồm những thao tác nào, làm lúc nào và ai làm.

Thao tác tài khoản làm ở trang quản trị tổ chức. Người làm là chủ sở hữu, hoặc quản trị viên được giao phần Người dùng và phòng ban.

Trước ngày nhận việc: tài khoản, hộp thư, phiếu giao

Chiều thứ Sáu, người phụ trách nhân sự mở mục Người dùng, bấm Thêm người dùng, điền họ tên, địa chỉ email theo tên miền công ty và chọn vai trò. MORA tạo cùng lúc tài khoản, hộp thư và một mật khẩu tạm. Bấm In phiếu giao là có tờ giấy ghi tên đăng nhập, mật khẩu tạm và nơi đăng nhập, kẹp vào bộ hồ sơ nhận việc.

Mật khẩu tạm chỉ hiện một lần, nên in phiếu ngay lúc tạo. Sáng thứ Hai, nhân viên đăng nhập và đặt mật khẩu mới ở lần đầu. Chi tiết từng bước có trong bài tạo tài khoản email cho nhân viên mới.

Ngày đầu tiên, đặt người mới vào đúng phòng ban

Trong trang của người dùng, khai Phòng ban, Chức danh và Quản lý trực tiếp. Công ty dùng MORA Chat thì người mới có ngay trong danh bạ, kèm chức danh và phòng ban, đồng nghiệp nhắn được cả trước khi người đó đăng nhập lần đầu. Cách lập sơ đồ phòng ban có ở bài khai phòng ban, chức danh trong trang quản trị.

Việc thứ hai trong ngày là thêm người mới vào bộ nhớ dùng chung của phòng trên MORA Cloud, đúng quyền xem hay sửa. Từ hôm đầu, báo giá, hợp đồng, danh sách khách hàng đã nằm ở chỗ của tổ chức chứ không ở máy riêng.

Hằng tháng, bảng chấm công đặt ở bộ nhớ dùng chung

Bảng chấm công tháng 10 là một tệp MORA Sheet trong bộ nhớ dùng chung của phòng Nhân sự, mỗi phòng một trang tính, ký hiệu X, P, KL theo quy chế công ty. Chia sẻ tệp cho trưởng các phòng với Có quyền chỉnh sửa để chấm cho người của mình; ban giám đốc chỉ cần Có quyền xem. Các bước mời và đổi quyền có trong bài chia sẻ tệp nội bộ với quyền xem hoặc quyền sửa.

Đặt Kiểm tra dữ liệu ở thẻ Dữ liệu để vùng chấm công chỉ nhận đúng các ký hiệu trong danh sách, cách làm như bài tạo danh sách thả xuống. Cuối tháng, cột tổng công dùng =COUNTIF(D6:AH6;"X") cho từng dòng. Ai đã lưu tệp lúc nào thì mở ngăn Hoạt động của tệp; lỡ có người sửa nhầm, mở lại phiên bản trước.

Đào tạo trực tuyến có ghi nhận tham dự

Buổi đào tạo nội quy và quy trình bán hàng cho nhân viên mới họp trên MORA Meet. Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập là vào thẳng, không phải chờ duyệt. MORA Meet tự ghi ai đã vào họp, lúc nào, bao lâu, xem lại ở trang Quản lý cuộc họp. Buổi học có ghi hình thì người vắng nhận đường dẫn chỉ xem tới bản ghi.

Ngày nghỉ việc, tạm ngưng trước, xoá sau

Ngày làm cuối, quản trị viên mở trang của người nghỉ, bấm Đăng xuất khỏi mọi thiết bị rồi Tạm ngưng. Người đó không đăng nhập được Mail, Cloud, Meet hay Chat nữa, nhưng hộp thư vẫn nhận thư của khách và tệp vẫn còn để bàn giao.

Bàn giao xong mới bấm Xoá người dùng. Tài khoản, hộp thư và tệp được giữ 20 ngày, trong thời gian đó vẫn khôi phục được. Danh sách kiểm cho ngày cuối có trong bài xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc.

Bốn điều nên chốt sớm khi quản lý nhân sự văn phòng

• Một quy ước địa chỉ thư cho cả công ty, chẳng hạn ten.ho@, để không phải đổi về sau.
• Tài liệu công việc để ở bộ nhớ dùng chung của phòng, không để trong Drive riêng.
• Nhắc nhân viên tự xác minh số di động, để quên mật khẩu thì tự lấy lại.
• Ít nhất hai người có quyền với phần Người dùng, để việc nhận người, khoá tài khoản không phụ thuộc một người.