Chia sẻ tệp nội bộ cho đồng nghiệp với quyền xem hoặc quyền sửa

Bảng chấm công tháng 10 gửi qua thư cho ba tổ trưởng, mỗi người điền phần tổ mình rồi gửi lại. Tới ngày 28, phòng nhân sự có bốn tệp “Cham-cong-T10” khác nhau và phải ngồi gộp tay. Chia sẻ tệp nội bộ trên MORA Cloud giữ đúng một bản ở một chỗ, ai được mời thì mở chính bản đó. Bài này chỉ cách mời người, chọn quyền và chỗ người nhận tìm thấy tệp.

MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức, và cách chia sẻ trong bài chỉ áp dụng cho người cùng tổ chức. Gửi tệp cho khách hàng hay nhà cung cấp thì dùng liên kết có mật khẩu, xem bài chia sẻ tệp cho đồng nghiệp và đối tác.

Làm chung nhiều tệp thì chia sẻ cả thư mục

Một bộ hồ sơ thường gồm nhiều tệp, chẳng hạn thư mời thầu, bảng giá, đề xuất kỹ thuật và mẫu hợp đồng. Thay vì mời từng tệp, bạn gom chúng vào một thư mục trong Drive của tôi rồi chia sẻ thư mục đó. Người được mời thấy mọi tệp bên trong, kể cả tệp bạn thêm vào sau. Cả nhóm cùng chuẩn bị một bộ hồ sơ dự thầu thì xem thêm bài quản lý hồ sơ dự thầu trên MORA Cloud.

Tài liệu dùng lâu dài của cả phòng như quy trình, biểu mẫu, hồ sơ khách hàng thì nên đặt trong Bộ nhớ dùng chung của phòng ban, không nằm trong Drive của riêng ai. Cách tạo có trong bài bộ nhớ dùng chung cho từng phòng ban.

Mời đồng nghiệp vào tệp trong năm bước

1. Mở MORA Cloud, bấm một lần vào tệp hoặc thư mục cần chia sẻ để chọn. Bấm đúp là mở tệp, nên chỉ bấm một lần.
2. Bấm ⋮ ở cuối dòng rồi chọn Chia sẻ. Ngăn Chia sẻ của tệp mở ra, tên tệp ở trên cùng.
3. Ở mục Chia sẻ với mọi người, gõ tên hoặc địa chỉ thư của đồng nghiệp vào ô Tìm kiếm và chọn đúng người trong danh sách gợi ý.
4. Chọn quyền cho người đó, Có quyền xem hoặc Có quyền chỉnh sửa, rồi bấm Chia sẻ.
5. Mời thêm người thì lặp lại hai bước trên. Mỗi người có quyền riêng, hiện ngay cạnh tên trong danh sách.

Danh sách gợi ý khi gõ tên chỉ gồm người trong tổ chức của bạn. Công ty đối tác có người trùng tên cũng không hiện ra, nên mời theo tên mà không lo tệp lọt ra ngoài.

Chọn quyền xem hay quyền chỉnh sửa

Câu nên tự hỏi là người nhận cần làm gì với tệp. Chỉ đọc, đối chiếu hay in ra thì cho Có quyền xem. Phải sửa nội dung thì cho Có quyền chỉnh sửa.

• Quyết định bổ nhiệm, biên bản họp đã chốt, quy chế chi tiêu nội bộ thì cho quyền xem.
• Bảng chấm công đang điền, kế hoạch tất niên đang lên, hồ sơ dự thầu nhiều người cùng góp thì cho quyền chỉnh sửa.
• Mẫu tờ trình, mẫu giấy đề nghị tạm ứng để người khác tải về điền riêng thì quyền xem là đủ, bản gốc không bị ai sửa nhầm.

Người có quyền chỉnh sửa mở tệp Word, Excel, PowerPoint bằng MORA Office ngay trên trình duyệt, sửa xong tự lưu về MORA Cloud. Mỗi lần lưu được ghi lại, nên khi cần biết ai đã sửa lúc nào, bạn mở ngăn Hoạt động của tệp như trong bài xem ai đã sửa tệp.

Người nhận tìm tệp ở đâu

Người được mời nhận một thư báo bằng tiếng Việt. Không cần giữ thư đó, vì tệp nằm sẵn ở mục Được chia sẻ với tôi trên thanh bên của MORA Cloud. Danh sách có cột Người chia sẻ và Ngày chia sẻ, tìm theo người gửi hay theo ngày đều nhanh.

Được chia sẻ nhiều thì danh sách dài ra. Bộ lọc phía trên thu hẹp danh sách theo người đã chia sẻ hoặc theo kiểu chia sẻ; những mục đã ẩn nằm riêng sau nút Mục đã ẩn. Ở chiều ngược lại, liên kết Mục bạn đã chia sẻ trên cùng trang liệt kê những gì bạn đã chia sẻ cho người khác.

Đổi quyền hoặc thu hồi khi xong việc

Mở lại ngăn Chia sẻ của tệp. Muốn nâng hay hạ quyền, bấm vào quyền đang hiện cạnh tên người đó và chọn quyền khác. Muốn thu hồi hẳn thì chọn Gỡ chia sẻ cho người đó, tệp không còn trong mục Được chia sẻ với tôi của họ.

Nên rà lại danh sách này khi một dự án kết thúc hay có người chuyển phòng. Với người nghỉ việc, quản trị viên tạm ngưng hoặc xoá tài khoản ở trang quản trị và MORA Cloud tự cập nhật theo, không phải gỡ từng tệp. Các việc khác của ngày nghỉ việc có trong bài quản lý nhân sự văn phòng với MORA.