Tạo danh sách thả xuống để cột khu vực không bị gõ sai

Cuối tháng, kế toán gộp đơn hàng của ba chi nhánh vào một bảng để làm báo cáo. Cùng là miền Bắc mà người gõ “Miền Bắc”, người gõ “Mien Bac”, người gõ “MB”, nên bảng tổng hợp tách thành ba dòng. Kiểm tra dữ liệu với danh sách thả xuống chặn chuyện này ngay từ lúc nhập: ô Khu vực chỉ nhận đúng ba giá trị đã định.

Tạo danh sách thả xuống bằng Kiểm tra dữ liệu

1. Chọn các ô sẽ nhập khu vực, ví dụ C2:C500 của bảng đơn hàng.
2. Mở thẻ Dữ liệu, bấm Kiểm tra dữ liệu ở nhóm Công cụ dữ liệu.
3. Trong hộp Kiểm tra dữ liệu, ở ô Cho phép, chọn Danh sách.
4. Gõ các giá trị vào ô Mục, mỗi dòng một giá trị: Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam.
5. Đánh dấu Hiện danh sách chọn. Bỏ dấu ở Cho phép ô trống nếu dòng nào cũng bắt buộc có khu vực.
6. Bấm OK. Bấm vào một ô trong vùng, mũi tên nhỏ hiện bên phải ô; mở ra là chọn được một trong ba miền.

Muốn danh sách xếp theo bảng chữ cái, đánh dấu thêm Sắp xếp mục tăng dần. Bỏ dấu ô này thì danh sách giữ đúng thứ tự bạn gõ, hợp khi muốn miền Bắc đứng đầu như thói quen báo cáo.

Thêm lời nhắc và chặn giá trị gõ sai

Cùng hộp Kiểm tra dữ liệu còn hai phần nên dùng. Đánh dấu Hiện trợ giúp nhập khi chọn ô, gõ Tiêu đề là “Khu vực” và Trợ giúp nhập là “Chọn Miền Bắc, Miền Trung hoặc Miền Nam”. Người nhập bấm vào ô là thấy lời nhắc này.

Tiếp theo, đánh dấu Xử lý giá trị không hợp lệ, ở ô Hành động chọn Dừng, rồi gõ Thông báo lỗi như “Khu vực chỉ nhận một trong ba miền”. Ai cố gõ “MB”, MORA Sheet hiện thông báo đó và không nhận giá trị. Chọn Cảnh báo hoặc Thông tin thay cho Dừng thì người nhập vẫn được giữ giá trị sau khi đọc thông báo, hợp với cột chỉ cần nhắc chứ không cần chặn.

Lấy danh sách từ một vùng ô

Danh sách dài như mã hàng, tên nhân viên kinh doanh hay danh mục tỉnh, thành thì nên để ở một trang tính riêng, ví dụ trang DANHMUC. Ở ô Cho phép, chọn Vùng ô thay cho Danh sách, rồi ở ô Nguồn gõ hoặc quét chọn vùng chứa danh sách, ví dụ DANHMUC!$A$2:$A$40.

Từ đó, thêm hay sửa một dòng ở trang DANHMUC là danh sách thả xuống đổi theo, không phải mở lại hộp Kiểm tra dữ liệu. Danh mục dùng chung cho nhiều cột thì chỉ phải giữ đúng ở một chỗ.

Dọn dữ liệu cũ đã gõ sai

Quy tắc mới không sửa những ô đã nhập từ trước. Bấm vào tiêu đề bảng, chọn Lọc tự động ở thẻ Dữ liệu, rồi mở mũi tên ở cột Khu vực để thấy mọi giá trị khác nhau đang có. Chọn từng giá trị sai như “MB”, sửa cho đúng, rồi bỏ lọc.

Dán số liệu từ tệp khác vào cột này có thể bỏ qua kiểm tra, vì lệnh dán ghi đè cả nội dung lẫn quy tắc của ô. Sau mỗi lần dán dữ liệu chi nhánh gửi về, lọc lại cột Khu vực một lượt. Cột đã sạch thì bảng tổng hợp doanh thu theo khu vực ra đúng ba dòng.