Quản lý dự án nhóm gọn với nhóm chat, thư mục chung và họp tuần

Dự án nào cũng hay bắt đầu bằng một nhóm chat lập vội, bản vẽ gửi qua thư, lịch họp hẹn miệng. Tới tuần thứ ba, bản báo giá mới nhất nằm trong tin nhắn của một người, còn biên bản họp tuần trước không ai biết lưu ở đâu. Quản lý dự án nhóm sẽ gọn hơn nhiều nếu ngay ngày đầu dựng đủ ba chỗ làm việc và cả nhóm thống nhất việc nào để ở đâu.

Ví dụ trong bài là dự án làm showroom mới kéo dài ba tháng, tám người từ phòng Kinh doanh, Kỹ thuật và Kế toán, cộng một nhà thầu thi công bên ngoài. Cả ba công cụ có trong gói trực tuyến của tài khoản tổ chức, từ gói Cơ bản.

Vì sao tài liệu không nên chỉ nằm trong nhóm chat

Nhóm chat hợp cho trao đổi trong ngày, không hợp làm kho tài liệu. Với gói Cơ bản, tin nhắn và hình ảnh của MORA Chat lưu trên máy chủ 4 tuần. Với gói Nâng cao, Ultra, tin nhắn lưu suốt thời gian tổ chức dùng dịch vụ, nhưng tệp đính kèm vẫn chỉ lưu 4 tuần. Dự án ba tháng mà để hợp đồng, bản vẽ trong tin nhắn thì tới lúc nghiệm thu đã không còn bản trên máy chủ.

Nhà thầu cũng không vào được nhóm chat. Người ngoài tổ chức không tìm thấy, không nhắn tin và không vào được nhóm, kể cả khi có link tham gia. Phần việc với nhà thầu đi qua thư và cuộc họp, như danh sách kiểm bên dưới.

Danh sách kiểm ngày khởi động dự án

Nhóm chat cho thành viên

1. Trưởng dự án bấm Tạo nhóm trong MORA Chat, đặt tên “Dự án Showroom Q4”, chọn bảy thành viên còn lại từ danh bạ.
2. Trong Thông tin nhóm, bấm dấu ⋯ cạnh tên một người, chọn Bổ nhiệm làm phó nhóm, để có người duyệt khi trưởng dự án đi công trình.
3. Mở Quản lý nhóm, bật Chế độ phê duyệt thành viên mới nếu định mở link tham gia nhóm cho người được điều động thêm.
4. Bấm Tạo nhắc hẹn, đặt giờ họp tuần đầu tiên và chọn Lặp lại hằng tuần.
5. Có đủ đường dẫn thư mục và phòng họp ở hai phần dưới thì gửi một tin quy ước gồm hai đường dẫn đó và giờ họp, mở menu Thêm của tin rồi chọn Ghim tin nhắn.

Bộ nhớ dùng chung cho tài liệu

1. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên của tổ chức tạo bộ nhớ dùng chung cùng tên dự án trên MORA Cloud: Bộ nhớ dùng chung › Mới.
2. Trưởng dự án nhận Có quyền quản lý để tự thêm, bớt người về sau. Thành viên nhận Có quyền chỉnh sửa, ban giám đốc nhận Có quyền xem.
3. Dựng sẵn bốn thư mục 01 Hợp đồng, 02 Bản vẽ, 03 Báo giá, 04 Biên bản họp.
4. Chép đường dẫn bộ nhớ để đưa vào tin quy ước của nhóm chat.

Lịch họp tuần trên MORA Meet

1. Trong trang Quản lý cuộc họp, tạo cuộc họp có mã cố định như showroom-q4.
2. Thêm Buổi lặp hằng tuần, ví dụ 8:30 thứ Hai, 45 phút.
3. Vào phòng một lần, bấm Mời để chép liên kết cho tin quy ước.

Thành viên đăng nhập tài khoản MORA là vào thẳng phòng họp. Nhà thầu dự buổi nào thì nhận cùng đường dẫn qua thư và chờ ở phòng chờ cho tới khi trưởng dự án bấm Cho vào.

Quy ước việc nào để ở đâu

Ba chỗ làm việc chỉ gọn khi cả nhóm dùng đúng chỗ. Quy ước nên viết ngắn trong tin đã ghim, ai mới vào nhóm cũng đọc được ngay.

• Hỏi nhanh, báo đã xong, nhắc việc trong ngày thì nhắn nhóm chat.
• Tệp cần sửa tiếp hay tra lại về sau thì để trong bộ nhớ dùng chung; nhóm chat chỉ gửi đường dẫn tới tệp.
• Việc cần bàn, cần quyết thì đưa vào họp tuần, biên bản lưu ở thư mục 04.
• Trao đổi với nhà thầu thì gửi thư bằng MORA Mail hoặc mời vào họp.

Nhà thầu cần bản vẽ thì gửi liên kết có mật khẩu và ngày hết hạn, mật khẩu báo riêng, cách làm ở bài gửi hồ sơ cho đối tác bằng liên kết có mật khẩu.

Lời dặn cho trưởng dự án

Tuần đầu, mỗi khi ai gửi tệp thẳng vào nhóm chat, trưởng dự án chuyển tệp đó vào đúng thư mục rồi gửi lại đường dẫn. Sau vài lần, cả nhóm tự làm theo. Khi dự án kết thúc, trưởng dự án rà lại danh sách thành viên của bộ nhớ dùng chung và các liên kết đã gửi ra ngoài, rồi bàn với quản trị viên việc giữ hay đóng bộ nhớ. Phòng còn dùng nhóm chat lập bằng ứng dụng cá nhân thì xem bài chuyển nhóm chat công việc sang MORA Chat.