Chuyển nhóm chat công việc từ ứng dụng cá nhân sang MORA Chat

Phòng kinh doanh nào cũng có một nhóm chat lập từ mấy năm trước bằng ứng dụng nhắn tin cá nhân. Nhóm vẫn chạy, nhưng có những chuyện không ai xử lý được. Người đã nghỉ việc còn nằm trong nhóm, nhân viên mới phải hỏi từng người là ai, làm ở phòng nào, còn báo giá gửi khách thì lẫn với ảnh chúc mừng sinh nhật. Bài này đặt cách làm cũ cạnh chat nội bộ doanh nghiệp trên MORA Chat, kèm kế hoạch chuyển trong một tuần.

MORA Chat dành cho tài khoản tổ chức, có trong gói trực tuyến từ gói Cơ bản, kể cả khi tổ chức đang dùng thử.

Nhóm lập bằng tài khoản cá nhân vướng ở đâu

Nhóm do một nhân viên lập bằng số điện thoại riêng thì thuộc về người đó. Trưởng nhóm nghỉ việc, quyền quản lý nhóm đi theo họ. Người rời công ty mà không tự thoát nhóm thì vẫn đọc được tin mới và mở lại được tệp cũ; công ty chỉ biết nhờ người đang giữ quyền nhóm mời họ ra.

Danh bạ cũng là danh bạ riêng của từng người. Tên hiển thị thường là biệt danh tự đặt, không có chức danh hay phòng ban, nên nhóm 40 người thì khó biết ai phụ trách việc gì. Đường dẫn mời vào nhóm được chuyển tiếp vài lần là không ai chắc trong nhóm còn những ai.

Chat nội bộ doanh nghiệp theo tổ chức khác ở năm điểm

Trong MORA Chat, thành viên chính là danh sách người dùng ở trang quản trị tổ chức. Quản trị viên thêm nhân viên mới là người đó có ngay trong danh bạ, đồng nghiệp nhắn được trước cả lần đăng nhập đầu tiên. So với nhóm lập bằng tài khoản cá nhân, khác biệt nằm ở năm chỗ.

• Ai vào được: trước đây là ai có đường dẫn; nay chỉ người có tài khoản trong tổ chức, người ngoài không tìm thấy, không nhắn được, không vào nhóm kể cả khi cầm đường dẫn.
• Người nghỉ việc: trước đây phụ thuộc người giữ quyền nhóm; nay quản trị viên tạm ngưng hoặc xoá tài khoản là người đó không vào MORA Chat được nữa.
• Danh bạ: trước đây là biệt danh tự đặt; nay có họ tên, chức danh, phòng ban lấy từ trang quản trị.
• Quản lý nhóm: trưởng nhóm bổ nhiệm phó nhóm, chọn thành viên được làm gì và duyệt người mới trước khi vào.
• Đăng nhập: bằng tài khoản MORA do tổ chức cấp, dùng chung cho thư, tài liệu, cuộc họp, không phải tài khoản riêng của từng người.

Lịch sử nhóm cũ không tự chuyển sang

Tin nhắn của nhóm cũ không chuyển sang MORA Chat được. Những gì cần giữ, như báo giá đã chốt, hợp đồng, danh sách khách, nên lưu thành tệp trên MORA Cloud trước khi ngừng dùng nhóm cũ.

Tin nhắn trên MORA Chat cũng được lưu theo gói của tổ chức. Gói Cơ bản giữ tin nhắn, hình ảnh trên máy chủ 4 tuần; gói Nâng cao và Ultra giữ tin nhắn, hình ảnh suốt thời gian tổ chức dùng dịch vụ, còn tệp đính kèm giữ 4 tuần. Vì vậy nên quy ước từ đầu rằng chat để trao đổi, tài liệu chính thức để trên MORA Cloud.

Kế hoạch chuyển trong một tuần

Thứ Hai, rà danh sách người dùng

Quản trị viên mở trang quản trị tổ chức, kiểm mỗi nhân viên đã có tài khoản và đã khai chức danh, phòng ban. Danh bạ MORA Chat lấy đúng các trường này, khai thiếu thì đồng nghiệp chỉ thấy tên trơn. Cách khai có trong bài lập sơ đồ phòng ban, chức danh trong trang quản trị.

Thứ Ba, lập nhóm theo phòng ban và dự án

Trưởng phòng tạo nhóm, bổ nhiệm một phó nhóm để có người duyệt thay khi vắng. Trong Quản lý nhóm, bật Chế độ phê duyệt thành viên mới nếu nhóm bàn chuyện nhạy cảm như lương, giá vốn. Nhóm dự án có người vào giữa chừng thì bật Cho phép thành viên mới đọc tin nhắn trước đó để người đến sau đọc lại phần đã bàn. Nhóm dự án nên đi kèm thư mục chung và lịch họp tuần, như bài quản lý dự án với nhóm chat, thư mục chung, họp tuần.

Từng bước tạo nhóm, đặt phó nhóm và duyệt người mới có ở bài lập nhóm chat công ty cho phòng ban.

Thứ Tư và thứ Năm, chạy song song

Trưởng phòng gửi một thư báo cả phòng rằng từ thứ Tư, việc giao mới chỉ nhắn trên MORA Chat, nhóm cũ chỉ để tra lại. Những tin cần nhắc lâu dài như quy trình duyệt báo giá hay lịch giao ban thì ghim lên đầu nhóm mới, người đọc khỏi phải kéo tìm.

Thứ Sáu, khép nhóm cũ

Người giữ quyền nhóm cũ nhắn câu cuối báo nhóm ngừng dùng, kèm đường dẫn tới thư mục đã lưu tài liệu trên MORA Cloud. Tuần sau, ai nhắn việc vào nhóm cũ thì nhắc chuyển sang MORA Chat ngay một lần, đừng trả lời ở đó.

Khi nào vẫn dùng kênh khác

MORA Chat chỉ dành cho người trong tổ chức. Trao đổi với khách hàng, đối tác thì gửi thư bằng MORA Mail hoặc mời họ vào cuộc họp MORA Meet, nơi khách không cần tài khoản. Nhóm chat đang có với khách ở ứng dụng khác thì cứ giữ; phần cần chuyển là trao đổi nội bộ.