Chốt sổ cuối năm, sắp xếp chứng từ điện tử năm cũ trên MORA Cloud

Tuần cuối tháng 12, phòng kế toán của một công ty dịch vụ vừa chốt sổ vừa trả lời câu hỏi quen thuộc của giám đốc: hoá đơn tháng 3 của nhà cung cấp kia nằm ở đâu. Chứng từ điện tử cả năm đã ở trên MORA Cloud, nhưng mỗi người đặt một kiểu. Bài này theo phòng kế toán đó qua từng chặng, từ lúc chốt sổ tới khi kiểm toán hỏi lại, để lưu trữ chứng từ điện tử năm cũ cho gọn và khỏi lỡ tay sửa.

Bài chỉ nói cách sắp xếp trên MORA Cloud. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán bạn theo văn bản pháp luật hiện hành. Bộ nhớ dùng chung có ở gói trực tuyến cho tổ chức.

Tuần cuối năm, thống nhất cách lưu trữ chứng từ điện tử

Kế toán trưởng chọn một quy ước rồi gửi cả phòng. Mỗi năm một thư mục, trong đó 12 thư mục tháng đặt tên “01”, “02”… để luôn xếp đúng thứ tự. Tháng nào nhiều chứng từ thì chia nhỏ theo loại, như Hoá đơn đầu vào, Hoá đơn đầu ra, Sao kê ngân hàng. Hoá đơn điện tử nhận qua thư thì gom hằng tháng theo bài gom đủ hoá đơn điện tử cuối tháng.

Tên tệp nên mở đầu bằng ngày theo kiểu năm-tháng-ngày, rồi tới số chứng từ và tên đối tác, ví dụ “2026-03-15 HD0001234 Minh Phat.pdf” (tên ví dụ). Xếp theo tên là ra đúng thứ tự thời gian. Ô tìm kiếm của MORA Cloud tìm theo tên tệp, nên gõ số hoá đơn là thấy.

Ngày đầu năm mới, tách năm đã khoá sổ khỏi năm đang làm

Thư mục năm cũ để chung với năm đang làm thì sớm muộn sẽ có người lỡ tay sửa hay xoá một tệp đã quyết toán. Cách gọn là mỗi năm tài chính một bộ nhớ dùng chung riêng, đặt tên theo năm, ví dụ “Kế toán 2026” và “Kế toán 2027”. Bộ nhớ đang chứa chứng từ năm vừa khoá sổ trở thành bộ nhớ lưu trữ.

1. Chủ sở hữu, hoặc quản trị viên được giao phần MORA Cloud, mở Bộ nhớ dùng chung, bấm Mới và tạo bộ nhớ cho năm mới.
2. Thêm thành viên cho bộ nhớ năm mới như mọi khi, kế toán trưởng Có quyền quản lý, các kế toán viên Có quyền chỉnh sửa.
3. Ở bộ nhớ năm cũ, kế toán trưởng (người có quyền quản lý) bấm vào số thành viên để mở ngăn thành viên, bấm Gỡ thành viên ở từng kế toán viên rồi thêm lại họ với Có quyền xem. Giám đốc, kiểm soát viên cũng thêm với quyền này.
4. Nhờ một kế toán viên mở thử bộ nhớ năm cũ. Họ vẫn mở, tải được chứng từ nhưng không sửa, không xoá được nữa.

Cách tạo bộ nhớ dùng chung và chọn quyền cho từng người có trong bài thư mục dùng chung phòng ban. Chứng từ nằm trong bộ nhớ dùng chung thì thuộc về cả nhóm, kế toán viên nghỉ việc thì chứng từ vẫn ở lại.

Giữa tháng 1, tải bản lưu .zip về máy

Bên cạnh bản trên MORA Cloud, nhiều phòng kế toán muốn giữ thêm một bản ở nơi khác, như ổ cứng lưu trữ của công ty. Mở bộ nhớ năm cũ, chọn thư mục năm rồi bấm Tải xuống trên thanh chọn. MORA Cloud nén cả thư mục cùng mọi thư mục con thành một tệp .zip.

Đặt tên tệp .zip theo ngày tải, cất vào nơi chỉ người phụ trách mở được. Năm sau lặp lại đúng như vậy với năm vừa khoá sổ.

Ba tháng sau, kiểm toán hỏi ai đã sửa tệp

Kiểm toán hỏi vì sao bảng kê tháng 11 có hai bản. Kế toán trưởng chuột phải vào tệp, chọn Chi tiết rồi mở mục Hoạt động. Ngăn này ghi ai đã thêm, sửa, đổi tên, di chuyển, xoá, chia sẻ tệp và vào lúc nào, kể cả những lần lưu từ MORA Office.

Cần xem nội dung trước một lần sửa, mở mục Phiên bản trong cùng ngăn chi tiết, bấm Tải xuống ở dòng có thời điểm phù hợp để mở ra đối chiếu, chưa đụng tới tệp đang dùng. Từng bước có trong bài xem ngăn Hoạt động và bài khôi phục phiên bản cũ.

Hai mốc thời gian dễ nhầm

Tệp bị xoá nằm trong Thùng rác 30 ngày rồi bị xoá vĩnh viễn, nên phát hiện thiếu chứng từ thì khôi phục sớm. Người dùng bị xoá khỏi tổ chức thì tài khoản và tệp riêng của họ được giữ 20 ngày. Hai mốc này là lý do chứng từ nên nằm trong bộ nhớ dùng chung ngay từ đầu, không nằm trong Drive của tôi của ai.