Cuối tháng gom đủ hoá đơn điện tử trong hộp thư bằng tab Hoá đơn

Sáng mùng 2 tháng 11, kế toán cần đủ hoá đơn điện tử đầu vào của tháng 10 để đối chiếu với bảng kê mua hàng. Hộp thư có vài trăm thư trong tháng, hoá đơn nằm xen giữa thư khách hàng, thư báo giao hàng và bản tin. Bài này đi qua một buổi sáng chốt tháng trên MORA Mail, từ lúc khoanh đúng thư của tháng tới lúc đặt sẵn bộ lọc cho tháng sau. MORA Mail dành cho tài khoản tổ chức.

8 giờ, khoanh đúng thư hoá đơn của tháng 10

Tab Hoá đơn trong Hộp thư đến đã tự gom hoá đơn điện tử, thư báo biến động số dư, sao kê và biên lai. Có điều tab giữ cả hoá đơn của những tháng trước, còn khi chốt sổ bạn chỉ cần đúng một tháng.

Gõ vào ô Tìm trong thư dòng tab:hoa-don after:01/10/2026 before:01/11/2026 rồi nhấn Enter. Mốc after tính từ đầu ngày 01/10, mốc before dừng ngay trước ngày 01/11, nên kết quả là trọn tháng 10. Muốn chỉ lấy thư có tệp đính kèm, tức thư mang tệp XML, PDF của hoá đơn, thêm has:attachment vào cuối dòng.

Góc phải thanh công cụ ghi số dòng tìm được, ví dụ “1–50 trong số 68”. Ghi lại con số này để cuối buổi so với số hoá đơn trên bảng kê.

8 giờ 20, gắn nhãn tháng cho cả loạt thư

Một nhãn riêng cho tháng giúp lần sau mở lại đúng bộ hoá đơn đã chốt, không phải gõ lại điều kiện tìm. Tên nhãn không được có dấu gạch chéo, nên đặt “Tháng 10-2026” thay cho “10/2026”.

1. Bấm ô chọn ở đầu danh sách kết quả để chọn mọi dòng đang hiện.
2. Bấm nút Nhãn trên thanh công cụ, rồi chọn Tạo nhãn mới ở cuối menu.
3. Gõ tên “Tháng 10-2026”. Nếu phòng đã có nhãn “Hoá đơn”, đánh dấu Lồng nhãn dưới và chọn nhãn đó.
4. Bấm Tạo. Nhãn mới được gắn ngay cho các thư đang chọn.

Mỗi trang mặc định hiện 50 dòng, và ô chọn ở đầu danh sách chỉ chọn những dòng của trang đang xem. Tháng nhiều hoá đơn hơn thế thì bấm mũi tên Cũ hơn ở góc phải để sang trang sau, chọn tiếp, mở Nhãn, đánh dấu nhãn tháng vừa tạo rồi bấm Áp dụng. Cách khác là vào Cài đặt, ở mục Kích thước trang tối đa chọn hiện 100 cuộc hội thoại mỗi trang rồi bấm Lưu thay đổi.

9 giờ, tìm hoá đơn còn nằm ở tab Chính

So với bảng kê, thường vẫn thiếu vài hoá đơn. Lý do hay gặp là thư từ người bạn từng gửi thư tới luôn ở tab Chính, kể cả khi đó là hoá đơn của nhà cung cấp quen. Gõ hóa đơn -tab:hoa-don after:01/10/2026 before:01/11/2026 vào ô tìm. Dấu trừ đứng trước loại bỏ các thư đã nằm trong tab Hoá đơn, chỉ còn những thư nhắc tới hoá đơn ở chỗ khác. Thư của bên bán thường viết “hóa đơn” với dấu đặt trên chữ o, nên gõ đúng kiểu đó; vẫn thiếu thì tìm thêm một lần với “hoá đơn”.

Thấy thư nào, bạn quay về Hộp thư đến, mở tab Chính và kéo thư đó thả lên tab Hoá đơn. Góc dưới màn hình hỏi có luôn xếp thư từ người gửi này vào tab đó không; bấm Luôn xếp để hoá đơn tháng sau của nhà cung cấp này vào thẳng tab Hoá đơn. Trên điện thoại, chọn thư, bấm ⋮ rồi chọn Chuyển sang tab.

Hoá đơn điện tử thường đến kèm tệp XML và bản PDF. Mở từng thư, bấm vào tệp đính kèm để tải về, lưu cả hai vào thư mục chứng từ của tháng, đặt tên theo số hoá đơn cho dễ tra. Thư mục chứng từ trên MORA Cloud nên chia theo năm và tháng, như bài sắp xếp chứng từ điện tử năm cũ.

Quản lý hoá đơn điện tử qua email từ tháng sau bằng bộ lọc

Tab Hoá đơn lo việc phân loại, còn nhãn của phòng thì để bộ lọc gắn ngay khi thư về. Bộ lọc dựa vào địa chỉ gửi hoá đơn của từng nhà cung cấp, nên chỉ cần đặt một lần.

1. Mở Cài đặt, chọn thẻ Bộ lọc và địa chỉ bị chặn, bấm Tạo bộ lọc mới.
2. Ở ô Từ, gõ địa chỉ gửi hoá đơn của các nhà cung cấp, cách nhau bằng dấu phẩy, tối đa 20 địa chỉ.
3. Ở phần Thì, đánh dấu Gắn nhãn và chọn nhãn “Hoá đơn”; đánh dấu thêm Xếp vào tab và chọn tab Hoá đơn.
4. Đánh dấu Làm luôn với các thư đang có khớp điều kiện nếu muốn áp cho cả thư cũ, rồi bấm Tạo bộ lọc.

Nhãn tháng thì vẫn gắn tay như ở trên, vì mỗi tháng một nhãn. Khi bộ lọc đã gom hoá đơn về một chỗ, việc đó chỉ còn vài lần bấm. Cách đặt điều kiện kỹ hơn, như theo tiêu đề hay kích thước tệp, có trong bài tạo bộ lọc email tự gắn nhãn.