Gắn dấu sao và gửi liên kết cố định thay tệp đính kèm

Trưởng phòng hành chính mở bảng theo dõi văn phòng phẩm mỗi sáng, lần nào cũng phải đi qua ba lớp thư mục mới tới. Chiều đến, đồng nghiệp hỏi xin tệp quy chế chi tiêu nội bộ, chị lại tải về rồi đính kèm vào thư. Gắn dấu sao, gửi liên kết, tải cả thư mục là ba mẹo dùng MORA Cloud cắt bớt những bước lặp lại như thế.

Gắn dấu sao cho tệp mở hằng ngày

1. Chuột phải vào tệp, hoặc bấm nút ⋮ ở cuối dòng.
2. Chọn Thêm vào mục có gắn dấu sao. Một ngôi sao nhỏ hiện ngay sau tên tệp.
3. Lần sau, bấm Có gắn dấu sao ở thanh bên trái là thấy tệp đó, không phải mở từng thư mục.

Thư mục cũng gắn sao được, và chọn nhiều mục cùng lúc thì gắn một lượt, cách chọn có trong bài chọn nhiều tệp một lúc. Dấu sao là của riêng bạn, đồng nghiệp mở cùng thư mục không thấy ngôi sao bạn gắn. Hết cần thì chọn Xoá khỏi mục có gắn dấu sao, tệp vẫn nằm nguyên chỗ cũ.

Trang chủ và mục Gần đây cũng hiện ngôi sao cạnh tên tệp, nhìn danh sách là biết tệp nào bạn đang đánh dấu. Đầu mỗi quý nên dọn mục này một lần, bỏ sao những tệp đã xong việc để danh sách chỉ còn thứ cần mở hằng ngày.

Gửi liên kết cố định thay cho tệp đính kèm

Mỗi tệp trên MORA Cloud có một đường liên kết riêng. Chuột phải vào tệp, chọn Sao chép đường liên kết, góc màn hình báo "Đã chép liên kết." Rê chuột lên dòng tệp cũng thấy nút hình mắt xích làm đúng việc này.

Dán liên kết vào thư MORA Mail hay tin nhắn MORA Chat. Đồng nghiệp bấm vào là mở đúng tệp trên MORA Cloud, luôn là bản mới nhất, không còn cảnh mỗi người giữ một bản đính kèm khác nhau. Liên kết gắn với chính tệp, nên đổi tên tệp hay chuyển sang thư mục khác trong cùng Drive thì liên kết cũ vẫn mở đúng.

Liên kết cũng hợp để dán vào biên bản họp hay kế hoạch công việc. Người đọc bấm là tới thẳng tệp gốc, không phải hỏi lại tệp nằm ở thư mục nào.

Liên kết này chỉ mở được với người đã có quyền xem tệp. Đồng nghiệp chưa được chia sẻ sẽ không xem được nội dung, nên chia sẻ tệp hoặc thư mục cho họ trước. Gửi cho khách bên ngoài thì dùng liên kết công khai có mật khẩu và ngày hết hạn, theo bài gửi hồ sơ cho đối tác bằng liên kết có mật khẩu.

Tải nguyên thư mục về máy thành tệp .zip

Đi công tác nơi mạng yếu, hay cần nộp cả bộ hồ sơ lên một cổng nhận tệp khác, bạn tải nguyên thư mục về máy. Chọn thư mục, bấm Tải xuống trên thanh chọn hoặc trong menu chuột phải. MORA Cloud nén cả thư mục, kể cả các thư mục con bên trong, thành một tệp .zip.

Bản tải về là bản sao nằm trên máy. Sửa trên máy xong phải tải lên lại, mà trong lúc đó đồng nghiệp có thể đã sửa bản trên Cloud. Tệp cần sửa chung thì mở thẳng trên trình duyệt, theo bài mở và sửa tệp Word, Excel trong MORA Cloud. Chỉ cần xem PDF, ảnh hay video thì cũng không phải tải, xem bài xem PDF, ảnh, video ngay trong MORA Cloud.