Bàn giao công việc khi nghỉ phép dài, từ hộp thư tới nhóm chat

Bạn nghỉ phép mười ngày dịp cuối năm. Trong mười ngày đó khách vẫn gửi thư, đồng nghiệp vẫn cần bảng giá bạn đang giữ, nhóm chat của phòng vẫn sôi mỗi sáng. Bàn giao công việc khi nghỉ phép vì thế không chỉ là tờ danh sách việc dang dở; thư, tệp và nhóm chat cũng phải được sắp xếp để chạy đúng khi bạn vắng.

Các việc trong bài làm gọn trong buổi chiều cuối cùng trước khi nghỉ, mỗi việc vài phút. Các bước dùng MORA Mail, MORA Cloud và MORA Chat của tài khoản tổ chức; MORA Chat có từ gói Cơ bản. Chỉ vắng một ngày và vẫn làm từ xa thì dùng danh sách kiểm khi làm việc từ xa.

Thống nhất người trực từ hai ngày trước

Mỗi mảng việc nên có một người trực: khách hàng giao cho ai, chứng từ giao cho ai. Viết một thư ngắn gửi người trực và trưởng phòng, liệt kê việc đang dở, hạn của từng việc và tệp nằm ở thư mục nào. Thư nằm lại trong hộp của mọi người, ai cần thì tìm lại được, khác với dặn miệng.

Hộp thư, bật trả lời tự động có ngày về

1. Bấm biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải MORA Mail, trang mở sẵn ở thẻ Chung.
2. Ở mục Trả lời tự động khi vắng mặt, chọn Bật trả lời tự động.
3. Chọn Ngày đầu tiên, đánh dấu ô Ngày cuối cùng và chọn ngày nghỉ cuối cùng.
4. Điền Tiêu đề và Nội dung: ngày bạn đi làm lại, tên và địa chỉ thư của người trực.
5. Bấm Lưu thay đổi ở cuối trang.

Lời nhắn được gửi cả khi bạn đã tắt máy, và không gửi cho thư rác. Mẫu lời nhắn và cách chọn người nhận có ở bài bật trả lời tự động khi nghỉ phép.

Bạn đang giữ một hộp thư dùng chung như ketoan@ thì nhớ hộp đó chỉ giao cho một người, và đổi người phụ trách hiện phải gọi tổng đài 1800 4985 để được hướng dẫn. Với một kỳ nghỉ, cách gọn hơn là bấm ảnh đại diện, chọn hộp ketoan@ ở mục Hộp thư khác của tôi, rồi bật trả lời tự động riêng cho hộp đó, ghi địa chỉ người trực.

Thư chưa xử lý, tạm ẩn tới sáng ngày đi làm lại

Thư cần trả lời nhưng không kịp làm trước khi nghỉ thì đừng để lẫn trong Hộp thư đến. Rê chuột lên dòng thư, bấm Tạm ẩn, chọn ngày giờ đi làm lại ở ô Chọn ngày và giờ, ví dụ 8:00 sáng thứ Hai tuần sau kỳ nghỉ, rồi bấm Tạm ẩn. Thư rời Hộp thư đến và quay lại đầu hộp đúng giờ đó, ở dạng chưa đọc.

Trong lúc bạn nghỉ, người gửi trả lời thêm vào hội thoại đang tạm ẩn thì hội thoại tự quay lại Hộp thư đến sớm, không nằm im tới ngày hẹn. Tạm ẩn được tối đa một năm; các mốc có sẵn và cách dùng hằng ngày có ở bài tạm ẩn email chưa xử lý.

Tệp, chia sẻ thư mục đang làm cho người trực

Tệp nằm trong Drive của tôi thì người trực không thấy. Chọn thư mục đang làm, bấm ⋮ ở cuối dòng rồi chọn Chia sẻ; gõ tên người trực vào ô Thêm người hoặc nhóm, chọn quyền Có quyền chỉnh sửa rồi bấm Chia sẻ. Chia sẻ cả thư mục thì mọi tệp bên trong đi theo, không phải chia từng tệp.

Đối tác bên ngoài cần nhận tệp trong kỳ nghỉ thì tạo liên kết ra ngoài. Liên kết ra ngoài của MORA Cloud luôn phải có mật khẩu; đặt thêm ngày hết hạn trùng ngày bạn đi làm lại, về rồi thì tạo liên kết mới nếu còn cần. Cách đặt có ở bài gửi hồ sơ bằng liên kết có mật khẩu. Về lâu dài, tài liệu chung của phòng nên nằm ở bộ nhớ dùng chung để không phụ thuộc người nghỉ.

Nhóm chat, tắt thông báo và nhờ phó nhóm

Trong danh sách hội thoại của MORA Chat, bấm chuột phải vào nhóm (hoặc nút Thêm ở cuối dòng), chọn Tắt thông báo rồi Cho đến khi được mở lại. Ba lựa chọn còn lại là 1 giờ, 4 giờ và đến 8:00 sáng, hợp cho buổi họp hơn là kỳ nghỉ. Hội thoại đã tắt thông báo cũng không đổ chuông khi có cuộc gọi.

Bạn là trưởng nhóm thì bổ nhiệm người trực làm phó nhóm để họ duyệt thành viên mới trong lúc bạn vắng. Mở Thông tin nhóm, vào Thành viên nhóm, bấm ⋯ cạnh tên người trực và chọn Bổ nhiệm làm phó nhóm.