Làm việc từ xa một ngày, kiểm tra trước những gì để khỏi lỡ việc

Ngày mai bạn làm việc từ xa vì con ốm, hoặc văn phòng cắt điện để sửa đường dây. Để sáng hôm sau mới biết máy ở nhà chưa đăng nhập được, hay tệp cần sửa vẫn nằm trên ổ máy công ty, là mất nửa buổi gọi điện nhờ người. Danh sách kiểm trong bài chỉ mất chừng mười lăm phút cuối buổi chiều hôm trước, khi bạn còn ngồi ở văn phòng và còn hỏi được người phụ trách máy tính.

Bài viết cho công ty đang dùng tài khoản tổ chức MORA. Một tài khoản MORA đăng nhập được MORA Mail, MORA Cloud, MORA Meet và MORA Chat (có từ gói Cơ bản), nên phần lớn việc kiểm tra xoay quanh chính tài khoản đó.

Chiều hôm trước, khi còn ở văn phòng

• Bạn nhớ mật khẩu tài khoản MORA, không phải nhìn tờ giấy dán ở bàn làm việc.
• Tài khoản đã bật xác thực hai lớp thì điện thoại có ứng dụng tạo mã sẽ đi cùng bạn về nhà.
• Tài liệu sẽ sửa ngày mai đã nằm trên MORA Cloud, không còn ở ổ C hay màn hình máy văn phòng.
• Trưởng phòng và người làm cùng việc đã biết bạn làm ở nhà, qua nhóm chat của phòng hoặc qua thư.
• Số của người phụ trách máy tính, hoặc tổng đài 1800 4985, đã có trong danh bạ điện thoại.

Mục thứ ba hay bị quên nhất. Kéo nguyên thư mục từ máy thả vào danh sách tệp của MORA Cloud là tải lên cả thư mục, giữ nguyên các thư mục con. Mạng chập chờn thì làm theo bài tải cả thư mục hồ sơ lên MORA Cloud để tải tiếp phần còn dở. Tệp sửa chung với đồng nghiệp thì chia sẻ trong tổ chức với quyền Có quyền chỉnh sửa, đừng gửi đính kèm, để cuối ngày không có hai bản lệch nhau.

Tối hôm trước, đăng nhập thử trên máy ở nhà

1. Mở trình duyệt, đăng nhập MORA Mail và mở một thư bất kỳ.
2. Mở MORA Cloud, bấm đúp vào tệp Excel hay Word sẽ sửa ngày mai để chắc nó mở được ngay trên trình duyệt.
3. Mở MORA Chat, gửi một tin vào nhóm của phòng để chắc tin đi được.
4. Mở MORA Meet, tạo thử một cuộc họp, xem camera có lên hình và vạch mức tiếng của mic có nhảy khi bạn nói.

Máy ở nhà chưa cài MORA Office cũng không sao. Tệp Word, Excel, PowerPoint trên MORA Cloud mở và sửa được ngay trên trình duyệt, ribbon quen thuộc, tự lưu về Cloud; cách làm có ở bài mở và sửa tệp Word, Excel trong MORA Cloud. Mọi dịch vụ chạy qua kết nối mã hoá HTTPS, bạn không phải cài thêm phần mềm kết nối về công ty.

Sáng hôm làm việc từ xa

Mở MORA Mail và MORA Chat ngay từ đầu giờ, để tin nhắn của đồng nghiệp hiện thông báo trên máy. MORA Chat đồng bộ giữa máy tính và điện thoại, nên lúc ra mở cửa cho người giao hàng, bạn vẫn đọc được tin trên trình duyệt điện thoại.

Họp với phòng thì mở mã hoặc đường dẫn cuộc họp, đăng nhập bằng tài khoản MORA là vào thẳng, không phải chờ duyệt như khách. Phòng ở nhà chật hay bừa bộn thì làm mờ phông nền; cách bật và chế độ tiết kiệm dữ liệu khi mạng yếu có ở bài họp từ nhà, làm mờ phông nền.

Máy dùng chung với người nhà thì đăng xuất khi xong việc. Lỡ quên mà máy đã ra khỏi tay bạn, báo quản trị viên bấm Đăng xuất khỏi mọi thiết bị cho tài khoản của bạn; trang MORA Mail đang mở trên các máy tự đăng xuất trong khoảng một phút.

Lời dặn cho người phụ trách máy tính của văn phòng

• Nhắc cả phòng bật xác thực hai lớp từ sớm, trang Bảo mật trong trang quản trị cho biết ai đã bật.
• Đưa thư mục làm việc của phòng vào bộ nhớ dùng chung, để tệp không nằm riêng trong Drive của một người.
• Gửi trước cho mọi người một tin ngắn: đăng nhập ở đâu, quên mật khẩu thì gọi ai.