Bật trả lời tự động email khi nghỉ phép, đi công tác

Bạn nghỉ phép cả tuần, khách gửi đơn hàng hôm thứ Hai và tới thứ Tư vẫn chưa thấy hồi âm. Họ không biết bạn vắng, cũng không biết nên hỏi ai. Một lời trả lời tự động email ngắn gọn giải quyết chuyện đó: khách biết ngay bạn nghỉ tới ngày nào và việc gấp thì liên hệ người nào.

Các bước sau làm trên MORA Mail ở trình duyệt, dịch vụ thư dành cho tài khoản tổ chức. Cài đặt lưu trên máy chủ thư, nên vẫn chạy khi bạn đã tắt máy, kể cả khi hằng ngày bạn đọc thư bằng Outlook hay điện thoại.

Bật trả lời tự động email trong năm bước

1. Bấm biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải MORA Mail; trang mở sẵn ở thẻ Chung.
2. Kéo xuống mục Trả lời tự động khi vắng mặt, chọn Bật trả lời tự động.
3. Chọn Ngày đầu tiên. Đánh dấu ô Ngày cuối cùng rồi chọn ngày nghỉ cuối cùng của bạn.
4. Điền Tiêu đề và Nội dung của lời nhắn. Để trống tiêu đề thì thư trả lời mang tiêu đề “Trả lời tự động”.
5. Bấm Lưu thay đổi ở cuối trang. Góc dưới màn hình báo “Đã lưu cài đặt.”

MORA Mail nhắc lại nếu bạn bật mà chưa viết nội dung, hoặc chọn ngày cuối cùng sớm hơn ngày đầu tiên.

Viết lời nhắn ngắn, có người thay

Lời nhắn tốt trả lời đủ ba ý: bạn vắng tới khi nào, việc gấp liên hệ ai, và thư sẽ được xử lý ra sao khi bạn quay lại. Không cần kể lý do nghỉ hay nơi đi công tác. Một lời nhắn mẫu như sau, tên và địa chỉ thư trong đó chỉ là ví dụ.

Cảm ơn anh/chị đã gửi thư. Tôi nghỉ phép từ thứ Hai 12/10 đến hết thứ Sáu 16/10 và sẽ trả lời ngay khi đi làm lại. Việc về đơn hàng, giao nhận xin liên hệ chị Phạm Ngọc Lan, phòng Kinh doanh, địa chỉ lan.pham@anhduong.apps.vn.

Tiêu đề nên nói luôn ý chính, ví dụ “Tôi nghỉ phép đến hết 16/10”, để người nhận đọc ở danh sách thư là hiểu. Đừng ghi số điện thoại cá nhân; dùng số máy bàn của phòng hoặc số tổng đài công ty.

Ai nhận được lời nhắn

Trả lời tự động chỉ chạy trong khoảng ngày bạn đặt. Một người gửi nhiều thư liền nhau cũng chỉ nhận lời nhắn một lần, nên khách không bị làm phiền. Người gửi thư bị xếp vào Thư rác và người bạn đã chặn không nhận lời nhắn, để kẻ gửi thư rác không biết hộp thư của bạn đang có người dùng. Thư đến vẫn vào Hộp thư đến như thường.

Nghỉ ngắn, chỉ muốn đồng nghiệp biết mà không báo ra ngoài thì đánh dấu ô Chỉ trả lời người gửi cùng tên miền, dòng này ghi đúng tên miền công ty bạn. Khách hàng, đối tác bên ngoài khi đó không nhận được lời nhắn.

Tắt khi đi làm lại

Đã đặt Ngày cuối cùng thì hết ngày đó lời nhắn tự thôi gửi, bạn không phải nhớ tắt. Không đặt ngày cuối thì trả lời tự động chạy tới khi bạn tắt, nên ngày đầu đi làm lại hãy vào Cài đặt, chọn Tắt trả lời tự động và bấm Lưu thay đổi.

Sáng đi làm lại, thư nào cần vài ngày mới xử lý được thì tạm ẩn tới đúng hôm đó để Hộp thư đến gọn lại, việc nào làm trước thì làm trước.