Vì sao email vào Spam khi công ty mới dùng tên miền riêng

Tuần trước công ty chuyển sang hộp thư ten@congty.com.vn. Sáng nay khách gọi lại hỏi báo giá, vì thư gửi hôm qua nằm trong mục Spam của họ. Email vào Spam là chuyện hay gặp ở tên miền mới, và nguyên nhân thường nằm ở vài bản ghi DNS hoặc ở cách gửi.

Người kiểm là chủ sở hữu hoặc quản trị viên được giao phần Hộp thư, Tên miền của tổ chức dùng MORA Mail. Mọi bước đều làm ở trang quản trị tổ chức, không cần cài thêm gì.

Hộp thư bên nhận chấm điểm thư ra sao

Máy chủ thư của khách không đọc thư như người. Nó hỏi ba chuyện: thư có đúng từ máy chủ được phép gửi thay tên miền này không, nội dung có bị sửa trên đường đi không, và tên miền này xưa nay gửi thư có đàng hoàng không. Hai chuyện đầu được trả lời bằng ba bản ghi đặt trong DNS của tên miền.

• SPF liệt kê những máy chủ được gửi thư mang tên miền của bạn.
• DKIM là chữ ký số gắn vào từng thư, bên nhận dùng để biết thư không bị sửa.
• DMARC là lời dặn của bạn với bên nhận, khi thư không qua được hai bước kiểm trên thì xử lý thế nào.

Chuyện thứ ba là danh tiếng, tức lịch sử gửi thư của tên miền. Tên miền mới chưa có lịch sử, nên vài tuần đầu bên nhận dè dặt hơn. Thiếu bản ghi trong giai đoạn này thì thư rất dễ bị xếp vào Spam. Thư bị bên nhận từ chối hẳn thì khác: bạn nhận lại thư báo "Không gửi được thư", cách đọc lý do có trong bài đọc thư báo không gửi được thư.

MORA Mail đã làm sẵn những gì

Khi bạn bấm Bật hộp thư cho tên miền ở trang Hộp thư, MORA tạo sẵn bộ bản ghi chống giả mạo SPF, DKIM, DMARC. Tên miền đã chuyển máy chủ tên về MORA thì các bản ghi này được ghi vào tự động, bạn không phải gõ dòng nào.

Mỗi tổ chức có danh tiếng gửi thư riêng, nên thư của tổ chức khác không kéo điểm thư của bạn xuống. Máy chủ thư MORA cũng từ chối thư có địa chỉ người gửi không khớp hộp thư đã đăng nhập. Người đăng nhập một hộp thư MORA khác vì vậy không gửi được thư mang địa chỉ của bạn.

Thiếu bản ghi vì DNS còn ở nơi khác

Trường hợp hay gặp nhất là công ty để DNS ở nhà đăng ký tên miền hoặc ở đơn vị làm website. Khi đó MORA không tự ghi được, trang Hộp thư hiện khung "Bản ghi thư cần thêm ở nhà cung cấp DNS" với cột Loại, Tên (Host), Giá trị, Ưu tiên và nút Chép ở từng ô. Người làm thường thêm bản ghi MX để nhận thư rồi bỏ sót các dòng còn lại. Thư đến vẫn về đủ nên không ai để ý, cho tới khi khách báo thư vào Spam.

1. Mở trang quản trị tổ chức, chọn Hộp thư, tìm khung của tên miền đang dùng.
2. Mở trang quản lý DNS ở nhà cung cấp, đặt hai cửa sổ cạnh nhau và đối chiếu từng dòng.
3. Dòng nào thiếu thì bấm Chép ở ô Tên (Host) và ô Giá trị, dán sang nhà cung cấp. Có nơi chỉ cần nhập phần đầu ở ô Tên, ví dụ _dmarc.
4. Chờ thay đổi có hiệu lực, thường vài phút, có khi tới 48 giờ, rồi gửi thử một thư tới hộp thư cá nhân của bạn.

Tên miền đã dùng máy chủ tên của MORA mà có người sửa nhầm hay xoá bản ghi, trang Hộp thư báo "Một số bản ghi thư đã bị đổi hoặc xoá" kèm nút Khôi phục bản ghi thư. Bấm nút này, bộ bản ghi thư được ghi lại, các bản ghi khác của tên miền như website giữ nguyên.

Bản ghi đủ rồi mà email vẫn vào Spam

Lúc này nên xem lại cách gửi. Những thói quen dưới đây bị bộ lọc của bên nhận nào cũng để ý, không riêng gì MORA Mail.

• Gửi dồn hàng trăm thư giống hệt nhau ngay tuần đầu dùng tên miền mới.
• Thư chỉ có một ảnh lớn hoặc một đường dẫn, gần như không có chữ.
• Tiêu đề viết hoa toàn bộ, nhiều dấu cảm thán, chữ kiểu "giảm giá sốc".
• Gửi cho danh sách địa chỉ cũ, trong đó nhiều hộp thư đã bỏ.

Mỗi hộp thư MORA có hạn mức gửi để chống lạm dụng, nên thư thông báo cho nhiều khách cũng nên chia nhóm và gửi theo đợt, như bài gửi email cho nhóm bằng tên nhóm đã gợi ý.

Một nguồn rắc rối khác là hệ thống ngoài MORA cũng gửi thư mang tên miền công ty, như biểu mẫu liên hệ trên website hay phần mềm gửi hoá đơn điện tử. Mỗi tên miền chỉ có một bản ghi SPF, và trang Hộp thư dặn thay bản ghi đang có bằng giá trị của MORA. Bản cũ khai cho website mà bị thay thẳng thì thư từ website dễ bị bên nhận coi là giả mạo. Gặp trường hợp này, bạn gửi thư cho hotro@mora.vn trước khi sửa bản ghi SPF.

Nhờ khách quen giúp trong vài tuần đầu

Khách thấy thư của bạn trong Spam thì nhờ họ đánh dấu là không phải thư rác, hoặc thêm địa chỉ của bạn vào danh bạ. Mỗi lần như vậy là một tín hiệu tốt cho tên miền. Chiều ngược lại, thư của khách lỡ rơi vào Thư rác trong MORA Mail thì bạn mở thư và bấm Không phải thư rác.