Đọc thư báo "Không gửi được thư" để sửa địa chỉ sai

Nhân viên kinh doanh gửi báo giá cho khách lúc 9 giờ sáng, tới chiều khách gọi hỏi sao chưa nhận. Mở hộp thư ra mới thấy một thư từ MORA Mail, tiêu đề "Không gửi được thư: Báo giá máy chiếu tháng 10". Địa chỉ của khách bị gõ thiếu một chữ, email gửi không thành công, và thư báo này nói đúng điều đó.

Thư báo nằm ở đâu, gồm những dòng nào

Khi máy chủ của người nhận từ chối hẳn, MORA Mail gửi về hộp thư của bạn một thư báo bằng tiếng Việt. Người gửi hiện là MORA Mail, tiêu đề bắt đầu bằng "Không gửi được thư:" rồi tới tiêu đề thư gốc. Hộp thư đến của bạn có chia tab thì thư này được xếp vào tab Chính, cùng các thư cần xử lý ngay như cảnh báo bảo mật hay mã xác minh.

Thư báo này dành cho thư gửi tới hộp thư bên ngoài MORA, như Gmail hay tên miền riêng của khách. Nội dung ghi các dòng Người nhận, Tiêu đề, Thời điểm báo lỗi và Lý do. Nhiều thư báo có thêm dòng Chi tiết từ máy chủ nhận, gồm mã lỗi và lời giải thích bằng tiếng Anh do bên nhận trả về, ví dụ 550 5.1.1. Dòng này có ích khi cần nhờ bộ phận CNTT của khách kiểm tra.

Năm lý do hay gặp và việc nên làm

• "Địa chỉ người nhận không tồn tại hoặc gõ chưa đúng." Soát lại từng chữ, nhất là dấu chấm, gạch dưới và phần sau @, rồi gửi lại.
• "Hộp thư của người nhận đã đầy." Gọi báo khách dọn bớt hộp thư, hoặc gửi tạm tới một địa chỉ khác của họ.
• "Thư vượt quá dung lượng máy chủ của người nhận cho phép." Bỏ tệp đính kèm lớn, gửi liên kết MORA Cloud thay vào.
• "Máy chủ của người nhận từ chối thư theo chính sách chống thư rác của họ." Nhờ khách báo bộ phận CNTT bên đó cho phép địa chỉ của bạn, kèm dòng chi tiết trong thư báo. Thư từ tên miền riêng mới dùng mà hay bị từ chối thì soát thêm bản ghi thư theo bài vì sao email vào Spam khi dùng tên miền riêng.
• "Địa chỉ này trước đây đã báo không nhận được thư, nên hệ thống gửi thư tạm dừng gửi tới địa chỉ này." Địa chỉ từng hỏng nay khách đã dùng lại được thì gọi tổng đài 1800 4985 để được kiểm tra.

Có thư báo đến sau vài giờ với lý do máy chủ của người nhận không nhận thư sau nhiều lần thử. Khi đó trục trặc nằm ở phía máy chủ bên khách; đợi khách báo đã ổn rồi gửi lại.

Sửa địa chỉ và gửi lại

1. Mở thư gốc trong mục Đã gửi.
2. Bấm Chuyển tiếp. Tệp đính kèm của thư gốc đi theo, bạn không phải đính lại.
3. Gõ địa chỉ đúng ở ô Tới. Thư cũ đi kèm nguyên văn bên dưới, bạn thêm một câu ngắn phía trên và xoá chữ "Fwd:" ở đầu tiêu đề nếu muốn.
4. Rê chuột lên thẻ người nhận để xem đủ địa chỉ, rồi bấm Gửi.

Địa chỉ sai đã lưu trong danh bạ thì mở Danh bạ, chọn liên hệ đó và bấm Sửa để chữa luôn. Lần sau, gõ tên khách ở ô Tới và chọn đúng liên hệ trong danh bạ thay vì gõ lại địa chỉ bằng tay.

Lỗi chặn ngay từ lúc bấm gửi

Địa chỉ sai hẳn định dạng, chẳng hạn thiếu dấu @, thì không đợi tới thư báo. Thẻ người nhận chuyển sang nền đỏ nhạt, rê chuột vào thấy dòng "Địa chỉ không hợp lệ", và bấm gửi sẽ hiện hộp "Chưa gửi được thư" kèm địa chỉ cần sửa. Bấm đúp vào thẻ đó để sửa lại chữ.

Thư báo chỉ đến khi địa chỉ đúng định dạng nhưng bên nhận không chấp nhận. Nhận ra sai ngay sau khi bấm gửi thì dùng nút Hoàn tác, theo bài hoàn tác gửi thư trong vài giây.

Khách mới gửi thư lần đầu thì lưu luôn địa chỉ vào danh bạ để khỏi gõ tay lần sau, theo bài danh bạ MORA Mail. Trang MORA Mail giới thiệu hẹn giờ gửi, nhãn, bộ lọc và các phần khác của hộp thư.