Tên tác giả bình luận trong MORA Doc lấy từ đâu, đổi ở đâu

Hợp đồng khung đi qua phòng Kinh doanh, phòng Kế toán rồi tới Pháp chế, chỗ nào cũng để lại vài góp ý. Tới bàn giám đốc, khung bình luận nào cũng ghi “Tác giả không rõ”, người duyệt phải gọi từng phòng hỏi ai đề nghị đổi điều khoản thanh toán. Bản cập nhật mới của MORA Office điền sẵn tên người soạn ở lần mở đầu tiên, nên tên tác giả bình luận hiện đúng mà bạn không phải cài gì thêm.

Trước đây và bây giờ

Bình luận, thay đổi đã theo dõi và thuộc tính tài liệu đều lấy tên từ mục Dữ liệu người dùng trong Tuỳ chọn. Trước đây mục này để trống trên máy mới cài, nên mọi góp ý ghi “Tác giả không rõ” cho tới khi có người tự vào điền tên. Nay MORA Office tự điền một lần, giống cách Word vẫn làm.

• Bình luận: trước ghi “Tác giả không rõ”, nay ghi tên người góp ý kèm ngày giờ.
• Theo dõi thay đổi: trước mọi chỗ sửa cũng ghi “Tác giả không rõ”, nay mỗi chỗ sửa ghi tên người sửa.
• Thuộc tính tài liệu: tên người tạo, người sửa lần cuối là tên thật thay vì để trống.

MORA Office lấy tên ở đâu

Lần đầu mở MORA Office trên Windows, nếu mục Dữ liệu người dùng còn trống, phần mềm tìm tên theo thứ tự. Trước hết là tên đã đặt trong Microsoft Office trên máy, chính là tên Word vẫn ghi lên bình luận. Không có thì lấy tên hiển thị của tài khoản Windows, sau cùng là tên đăng nhập máy. Tên đăng nhập chung chung như Administrator hay User thì bị bỏ qua.

Chữ viết tắt được điền cùng lúc, ghép từ chữ cái đầu mỗi từ, ví dụ Đỗ Minh Tuấn thành ĐMT. Tên chỉ được điền một lần; bạn sửa hay xoá sau đó thì phần mềm không ghi đè lại. Việc tự điền chỉ có trên Windows, máy Mac thì nhập tên theo các bước dưới đây.

Kiểm và đổi tên tác giả bình luận

1. Mở thẻ Tệp, bấm Thêm rồi chọn Tuỳ chọn.
2. Ở cây bên trái, chọn MORA Office › Dữ liệu người dùng.
3. Xem dòng Tên/họ/tên viết tắt. Gõ đủ họ tên vào ô đầu tiên, để trống ô thứ hai, ô thứ ba là chữ viết tắt.
4. Bấm OK. Bình luận và chỉnh sửa tiếp theo mang tên mới.

Nên gõ cả họ tên vào ô đầu vì phần mềm ghép tên theo thứ tự ô đầu rồi ô sau, kiểu tên nước ngoài. Gõ Tuấn vào ô đầu và Đỗ Minh vào ô sau thì bình luận sẽ ghi Tuấn Đỗ Minh. Phòng ban đông người trùng tên thì gõ thêm bộ phận, chẳng hạn Đỗ Minh Tuấn - Kế toán.

Máy dùng chung cho nhiều người

Máy ở bộ phận một cửa hay máy in hồ sơ thường đăng nhập chung một tài khoản Windows, nên mọi góp ý mang cùng một tên. Cách gọn là mỗi người một tài khoản Windows riêng, vì mỗi tài khoản có mục Dữ liệu người dùng riêng. Chưa làm được thì trước khi duyệt văn bản, người duyệt vào Tuỳ chọn đổi sang tên mình, xong việc đổi lại.

Góp ý cũ vẫn giữ tên lúc viết

Tên được ghi vào tài liệu ngay lúc viết bình luận hay sửa chữ. Góp ý đã mang dòng “Tác giả không rõ” trong tệp cũ vẫn giữ nguyên; đổi tên trong Tuỳ chọn chỉ áp cho những góp ý mới. Tệp lưu .docx gửi cho đối tác mở bằng Word thì tên trên từng bình luận vẫn hiện đúng.