Bình luận ô bảng tính và in kèm bình luận cho người duyệt

Bảng chi phí tháng 9 của phòng hành chính có khoản tiếp khách tăng gấp đôi tháng trước. Thay vì viết một thư dài giải thích, kế toán ghi bình luận ngay vào ô đó, chẳng hạn “Tăng do tiếp đoàn đối tác ngày 18/9, có tờ trình số 12 kèm theo”. Bình luận ô bảng tính đi theo tệp, ai mở cũng thấy, và in ra được để trình ký.

Thêm bình luận vào ô

1. Chọn ô cần giải thích, ví dụ F12.
2. Mở thẻ Xem xét, bấm Bình luận ở nhóm Bình luận. Cũng có thể bấm chuột phải vào ô và chọn Chèn bình luận, hoặc nhấn Ctrl+Alt+C trên Windows.
3. Gõ nội dung vào khung vừa hiện, nhấn Enter nếu cần xuống dòng, bấm ra ngoài ô là xong.

Ô có bình luận mang một dấu đỏ nhỏ ở góc trên bên phải. Rê chuột lên ô, khung bình luận hiện ra kèm tên người viết và ngày giờ ghi, dạng 05/10/2026 14:30 dễ đọc. Trước đây phần ngày giờ hiện thành một chuỗi số khó hiểu; máy còn chạy bản cũ thì cài bản mới từ trang Tải về.

Tên người viết lấy từ mục Dữ liệu người dùng trong Tuỳ chọn. Trên Windows, MORA Office tự điền tên này ở lần mở đầu tiên, nên bình luận không còn ghi “Tác giả không rõ”. Cách kiểm và đổi tên có trong bài tên tác giả bình luận lấy từ đâu.

Sửa, rà và xoá bình luận trước khi gửi

Nhóm Bình luận ở thẻ Xem xét còn có Sửa bình luận, Hiện mọi bình luận, Ẩn mọi bình luận, Xoá bình luận và Xoá mọi bình luận. Trước khi gửi tệp ra ngoài, bấm Hiện mọi bình luận để rà một lượt. Những ghi chú kiểu “hỏi lại chị Lan” chỉ dành cho nội bộ thì xoá đi, đối tác mở tệp bằng Excel vẫn đọc được hết.

In kèm bình luận cho người duyệt ký

Giám đốc quen duyệt trên giấy thì bình luận cũng phải nằm trên giấy. Mặc định bảng tính không in bình luận, bạn bật trong hộp thiết lập trang.

1. Mở thẻ Bố cục trang, bấm Định dạng trang ở nhóm Trang.
2. Chọn thẻ Trang tính, ở phần In đánh dấu ô Bình luận.
3. Bấm OK, rồi mở thẻ Tệp › Xem trước khi in để xem trước.

Bình luận được in ở trang riêng sau phần bảng, mỗi bình luận đứng sau địa chỉ ô của nó như F12, để người đọc dò ngược lên bảng. Vì vậy nên viết rõ tên khoản trong nội dung bình luận, đọc riêng trang bình luận vẫn hiểu. Bảng rộng cần in vừa khổ giấy thì làm theo bài in bảng lương vừa một trang A4 ngang.

Lưu tệp dạng .xlsx thì lựa chọn in bình luận được giữ lại, tháng sau mở bảng chi phí cùng mẫu không phải bật lại.

Bình luận hay cột Ghi chú

Bình luận hợp với lời giải thích ngắn cho vài ô bất thường, như khoản chi tăng đột biến hay số liệu còn chờ hoá đơn. Thông tin dòng nào cũng có, như số chứng từ hay tên nhà cung cấp, thì nên làm hẳn một cột Ghi chú, vì cột dữ liệu lọc và sắp xếp được còn bình luận thì không. Góp ý trên tệp PDF thì dùng cách trong bài bình luận trên PDF.