Bình luận trên PDF để góp ý thay vì in ra ghi bút đỏ

Phòng Pháp chế gửi giám đốc bản dự thảo hợp đồng mười hai trang dạng PDF. Cách quen tay là in ra, ghi bút đỏ bên lề, chụp lại gửi về, rồi người soạn ngồi đoán chữ viết tay. Với MORA PDF, bạn đặt bình luận trên PDF ngay ở đoạn cần sửa, người soạn mở tệp là đọc được từng ý, không cần in một tờ nào.

Kiểm tên người góp ý trước

Mỗi bình luận ghi tên người viết, nên tên đó phải đúng. Trên Windows, lần đầu mở MORA Office đã tự điền tên tác giả từ tên bạn dùng trong Microsoft Office hoặc tên tài khoản Windows. Tên hiện ra kiểu “admin” hay “User” thì mở Tệp › Tuỳ chọn, mục Dữ liệu người dùng, sửa lại họ tên trước khi góp ý.

Thêm bình luận trên PDF trong bốn bước

1. Mở tệp dự thảo bằng MORA PDF, chuyển sang thẻ Xem xét.
2. Chọn đoạn chữ hoặc hình cần góp ý, rồi bấm nút Bình luận ở nhóm Bình luận. Ở thẻ Chèn cũng có nút Bình luận cho người quen thao tác bên đó.
3. Gõ nội dung góp ý vào ô vừa hiện ra. Ghi cụ thể chỗ nào, sửa thành gì, căn cứ vào đâu.
4. Bấm ra ngoài ô để xong. Một dấu nhỏ ghi tắt tên bạn nằm lại trên trang, bấm vào là đọc lại được.

Góp ý càng cụ thể, người soạn càng ít phải hỏi lại. “Điều 5.2: đổi thời hạn thanh toán từ 30 ngày thành 45 ngày, theo biên bản họp ngày 03/10” dễ làm theo hơn nhiều so với “xem lại điều này”.

Đi qua từng góp ý và dọn ý đã xong

Bản dự thảo có hai chục góp ý thì đừng cuộn tìm từng dấu. Ở nhóm Bình luận, bấm Bình luận sau để nhảy tới ý tiếp theo, Bình luận trước để quay lại. Người soạn sửa xong ý nào thì chọn ý đó và bấm Xoá bình luận, số góp ý còn lại cứ thế ngắn dần.

Nút Hiện bình luận bật hoặc tắt các dấu bình luận trên trang, tiện khi muốn đọc lại trang sạch như bản in. Đến lúc chốt bản chính thức, bấm Xoá mọi bình luận để tệp gửi đi không còn ghi chú nội bộ nào.

Gửi lại tệp kèm góp ý cho người soạn

Bình luận chỉ đi theo tệp PDF khi bạn chọn xuất kèm. Ở thẻ Tệp, bấm Xuất dạng PDF, đánh dấu ô Bình luận dưới dạng chú thích PDF trong hộp tuỳ chọn, rồi lưu thành tệp mới, ví dụ “Du-thao-HD-gop-y-GD.pdf”. Người nhận mở tệp bằng phần mềm đọc PDF quen dùng là thấy các ghi chú ở đúng chỗ.

Nhấn Ctrl+S rồi chọn Lưu PDF cũng ghi ra tệp PDF, nhưng theo thiết lập xuất lần trước. Lần đầu góp ý, nên đi đường Xuất dạng PDF để chắc ô bình luận đã được đánh dấu. Hai người cùng dùng MORA PDF và còn sửa đi sửa lại nhiều vòng thì có thể lưu thành bản vẽ .odg; khác nhau giữa hai cách lưu có trong bài lưu PDF ghi đè hay lưu thành bản vẽ.

Khi nào nên dùng cách khác

Có tệp Word gốc thì góp ý trên tệp .docx bằng theo dõi thay đổi sẽ tiện hơn, vì người soạn chấp nhận từng chỗ sửa thay vì gõ lại. Cách làm có trong bài theo dõi thay đổi khi duyệt hợp đồng. Bình luận trên PDF hợp nhất khi bạn chỉ nhận được bản PDF, hoặc khi bản đó đã chốt định dạng và chỉ cần sửa vài ý.

Tệp sắp gửi ra ngoài công ty thì xoá hết bình luận nội bộ trước. Nếu trong tệp còn số định danh hay số tài khoản, dùng thêm Che thông tin cùng thẻ, như hướng dẫn trong bài che thông tin trong PDF trước khi gửi.