Lưu PDF sau khi sửa nên ghi đè hay lưu thành bản vẽ

Sửa xong đơn giá trong bảng báo giá PDF, bạn nhấn Ctrl+S theo thói quen. MORA PDF không lưu ngay mà hỏi lại: “Tệp này được mở từ PDF. Bạn muốn lưu thay đổi thế nào?”, kèm hai nút Lưu PDF, Lưu thành bản vẽ (.odg)... và một nút huỷ. Chọn nút nào cũng không mất phần vừa sửa, nhưng mỗi nút hợp với một kiểu việc khác nhau.

Lưu PDF ghi đè tệp đang mở

Lưu PDF thay tệp PDF đang mở bằng bản đã sửa, giữ nguyên tên và chỗ lưu. Tệp được xuất lại theo thiết lập xuất PDF bạn dùng lần trước. Sau khi lưu, tài liệu được coi là đã lưu, đóng cửa sổ không bị hỏi lại.

Chọn nút này khi bạn chỉ sửa vài chỗ nhỏ và tệp sắp gửi đi ngay: một con số, một ngày tháng, một lỗi chính tả. Điều cần nhớ là bản cũ không còn. Cần giữ bản trước khi sửa để đối chiếu thì đừng ghi đè, xem cách giữ bản gốc ở mục dưới.

Lưu thành bản vẽ giữ mọi thứ còn sửa được

Lưu thành bản vẽ (.odg)... mở hộp lưu để tạo một tệp .odg mới, tệp PDF gốc giữ nguyên. Bản vẽ giữ từng hộp chữ, ảnh, hình đúng như lúc bạn đang sửa. Lần sau mở tệp .odg bằng MORA PDF, mọi đối tượng vẫn ở đó để sửa tiếp.

Kiểu lưu này hợp với tài liệu sửa đi sửa lại: bảng giá cập nhật hằng tháng, mẫu phiếu nội bộ, sơ đồ chỗ ngồi hội nghị. Tệp .odg là tệp làm việc, không phải tệp để gửi khách; khi cần gửi, bạn xuất ra PDF từ chính tệp này.

Giữ bản gốc, xuất ra một tệp PDF mới

Nhiều khi bạn muốn cả hai: giữ PDF cũ và có PDF mới. Có hai đường. Ở thẻ Tệp, bấm Thêm rồi chọn Lưu thành...; trong hộp lưu, kiểu PDF đứng đầu danh sách, đặt tên mới là xong. Hoặc mở thẻ Tệp, bấm Xuất dạng PDF để chọn thêm tuỳ chọn trước khi xuất, hay Xuất trực tiếp thành PDF để xuất ngay theo thiết lập sẵn.

Đặt tên có ngày hoặc số lần sửa, ví dụ “Bao-gia-thang-10-ban-2.pdf”, để khỏi lẫn với bản đã gửi trước đó.

Cách làm gọn cho tài liệu sửa hằng tháng

Phòng kinh doanh gửi bảng giá mỗi tháng một lần. Cách ít rủi ro nhất là giữ một tệp .odg làm bản gốc trong thư mục chung của phòng. Đầu tháng, mở tệp .odg, sửa giá, rồi xuất ra PDF đặt tên theo tháng. Bản gốc luôn sửa được, mỗi bản PDF đã gửi vẫn nằm nguyên để tra lại khi khách hỏi.

Nếu chỉ có tệp PDF từ đầu, lần sửa đầu tiên chọn Lưu thành bản vẽ (.odg)... để tạo bản gốc đó. Từ tháng sau, không cần mở PDF cũ ra sửa nữa.

Ba trường hợp nên dừng lại trước khi bấm

• Tệp PDF có chữ ký số: bản lưu lại là bản xuất mới, không mang theo chữ ký của bản cũ. Sửa xong cần ký lại bằng Ký PDF có sẵn ở thẻ Tệp.
• Tệp là văn bản đã ban hành, đã gửi đi: giữ nguyên bản gốc, lưu bản sửa thành tệp khác.
• Tệp do đối tác gửi để bạn góp ý: đừng ghi đè, xuất tệp mới có tên ghi rõ đã góp ý.

Lỡ bấm nút huỷ hay nhấn Esc thì không sao, tài liệu vẫn mở với mọi chỗ đã sửa, nhấn Ctrl+S lần nữa để chọn lại.