Tìm chữ trong PDF scan có lớp chữ nhận dạng bằng MORA PDF

Quyết định, hợp đồng đã ký và đóng dấu thường được scan bằng máy photocopy của văn phòng rồi lưu thành PDF. Nhiều máy scan kèm luôn một lớp chữ nhận dạng nằm ẩn dưới ảnh trang, nhờ vậy PDF scan tìm chữ được gần như văn bản đánh máy. Mở bằng MORA PDF, bạn tìm một điều khoản trong tập scan ba mươi trang bằng Ctrl+F như với văn bản thường, miễn là tệp có lớp chữ đó.

Trước đây chữ nhận dạng hiện đè lên ảnh

Mở loại PDF này ở các bản trước, lớp chữ nhận dạng hiện ra chồng lên ảnh scan, chữ máy nhận dạng đè lên chữ in trên giấy. Chỗ máy scan nhận dạng sai thành ký tự lạ cũng hiện ngay giữa dòng, nên trang văn bản trông lem nhem và khó đọc.

Bây giờ ảnh trang giữ nguyên, chữ nằm ẩn bên dưới

MORA PDF giữ lớp chữ nhận dạng ở dạng chữ ẩn. Trên màn hình bạn chỉ thấy ảnh scan như bản giấy, đủ chữ ký, con dấu, không lẫn chữ thừa. Lớp chữ vẫn nằm đó, nên bạn tìm được cụm từ và chọn được đoạn chữ để chép sang văn bản khác.

Bạn không phải bật tuỳ chọn nào. Tệp scan đã có lớp chữ nhận dạng mở ra là hiển thị theo cách mới.

Tìm chữ trong PDF scan dài ba mươi trang

1. Mở tệp PDF bằng MORA PDF.
2. Nhấn Ctrl+F, hoặc bấm Tìm ở cuối thẻ Trang chủ. Thanh tìm kiếm hiện ra.
3. Gõ cụm từ cần tìm, ví dụ "thời hạn thanh toán", rồi nhấn Enter. MORA PDF chuyển tới trang có cụm từ đó và đánh dấu chỗ tìm thấy.
4. Nhấn Enter lần nữa để tới chỗ kế tiếp, cho tới khi hết tập.

Nên gõ cụm ngắn, hai ba chữ đặc trưng thay vì cả câu. Lớp chữ do máy scan nhận dạng, chỗ mực mờ hay dấu tiếng Việt in nhỏ có thể bị nhận sai, nên cụm càng dài càng dễ trượt vì một chữ lệch dấu. Tìm "phạt vi phạm" thay vì gõ trọn tên điều khoản là một ví dụ.

Chép một đoạn từ bản scan sang văn bản khác

Cần trích nguyên văn một điều khoản vào tờ trình, bạn tìm tới đoạn đó, chọn phần chữ cần lấy, nhấn Ctrl+C rồi dán vào MORA Doc. Đọc lại đoạn vừa dán trước khi dùng, nhất là con số, ngày tháng và dấu thanh, vì đây là chữ máy scan nhận dạng chứ không phải chữ gốc của người soạn.

Khi tìm mãi không ra kết quả

Tìm cả những từ chắc chắn có trong văn bản mà vẫn không ra, nhiều khả năng tệp chỉ là ảnh scan, không có lớp chữ nhận dạng. MORA PDF không tự nhận dạng chữ trên ảnh. Cách xử lý là scan lại với tuỳ chọn nhận dạng chữ của máy scan, nếu máy có, hoặc xin bên gửi bản PDF xuất thẳng từ văn bản gốc.

Với hồ sơ hay phải tra cứu, như hợp đồng khung hay quy chế nội bộ, nên dặn bộ phận văn thư bật sẵn nhận dạng chữ khi scan. Tệp lớn hơn một chút nhưng về sau tìm, trích dẫn đều nhanh.

Che thông tin trên bản scan trước khi gửi đi

Bản scan là ảnh, nên sửa chữ trên đó không giống sửa PDF xuất từ Word. Việc hay gặp hơn là che số căn cước, số tài khoản trước khi gửi bản scan ra ngoài; dùng Che thông tin ở thẻ Xem xét như trong bài che thông tin trong PDF trước khi gửi. Lưu lại thì chọn đúng kiểu lưu theo bài lưu PDF đã sửa nên ghi đè hay lưu bản vẽ. Cần góp ý trên bản scan, như đánh dấu điều khoản cần xem lại, thì đặt bình luận theo bài bình luận trên PDF để góp ý.