Quản trị viên đặt lại mật khẩu email nhân viên trong một phút

Tám giờ mười lăm sáng thứ Hai, người phụ trách CNTT nhận liền ba tin nhắn. Kế toán viên nghỉ phép một tuần về quên mật khẩu, một nhân viên kinh doanh vừa đổi máy tính nên không còn mật khẩu lưu sẵn trên trình duyệt, bạn thực tập gõ sai mấy lần liền. Cả ba đều không vào được hộp thư. Với tài khoản tổ chức MORA, việc đặt lại mật khẩu email nhân viên làm ngay trong trang quản trị, mỗi người chưa tới một phút.

Ai được đặt lại mật khẩu cho ai

Chủ sở hữu đặt lại được mật khẩu cho mọi người trong tổ chức, trừ chủ sở hữu chính. Quản trị viên làm được việc này khi được giao phần Người dùng và phòng ban, và chỉ với những người có vai trò Người dùng. Mật khẩu của quản trị viên khác hay chủ sở hữu khác do chủ sở hữu xử lý.

Chủ sở hữu chính, tức người lập tổ chức, không bị ai đặt lại mật khẩu, kể cả chủ sở hữu khác. Còn mật khẩu của chính bạn thì đổi ở trang Tài khoản và bảo mật, không đi qua phần quản lý người dùng.

Đặt lại mật khẩu email nhân viên trong bốn bước

1. Đăng nhập trang quản trị của tổ chức tại tài khoản MORA. Gõ tên hoặc email của nhân viên vào ô Tìm người dùng theo tên hoặc email ở đầu trang rồi nhấn Enter.
2. Bấm vào tên người cần xử lý trong danh sách kết quả để mở trang của người đó.
3. Ở phần Thao tác, bấm Đặt lại mật khẩu. Dòng mô tả ngay dưới nút nói rõ việc sẽ xảy ra: tạo mật khẩu tạm mới, đăng xuất mọi thiết bị.
4. Trang “Đã đặt lại mật khẩu” hiện họ tên, tên đăng nhập và mật khẩu tạm; hai dòng sau có nút chép bên cạnh. Bấm In phiếu giao nếu cần đưa phiếu tận tay, rồi bấm Xong.

Ngay khi bấm nút, mật khẩu cũ hết dùng được và các phiên đăng nhập tài khoản MORA của nhân viên đó bị đóng. Outlook hay ứng dụng Thư trên điện thoại chạy bằng mật khẩu ứng dụng nên không bị ngắt theo. Trang MORA Mail đang mở sẵn trên một trình duyệt, như chiếc máy để quên ở nhà, cũng có thể còn mở tới khi phiên của trang hết hạn. Lo tài khoản bị lộ thì thu hồi thêm các mật khẩu ứng dụng, cách làm có trong bài cài email công ty vào Outlook; nhân viên báo mất điện thoại thì xem thêm bài mất điện thoại có sẵn thư công ty.

Giao mật khẩu tạm cho đúng người

Mật khẩu tạm chỉ hiện một lần. Rời trang mà chưa chép hay chưa in thì phải bấm đặt lại lần nữa để có mật khẩu tạm mới.

Đừng gửi mật khẩu tạm vào chính hộp thư công ty của nhân viên, vì họ đang không mở được hộp thư đó. Cũng đừng dán vào nhóm chat chung của phòng. Cách chắc nhất là gọi vào số di động bạn đã biết của nhân viên để đọc, hoặc in phiếu đưa tận tay. Gọi trước khi đọc cũng là cách xác nhận đúng người đang nhờ, tránh trường hợp ai đó mạo danh để xin mật khẩu.

Ở lần đăng nhập đầu, nhân viên dùng tên đăng nhập và mật khẩu tạm, rồi phải đặt mật khẩu mới ngay. Mật khẩu mới từ 8 ký tự trở lên và không trùng tên đăng nhập. Sau đó nhân viên đăng nhập lại MORA Mail trên các thiết bị khác của mình.

Khi nhân viên gõ sai nhiều lần

Tài khoản MORA bị khoá tạm sau nhiều lần gõ sai mật khẩu liên tiếp. Cơ chế này chặn người lạ dò mật khẩu, nhưng cũng làm nhân viên đang cố nhớ lại bị chặn theo. Dặn mọi người đừng đoán quá vài lần; không nhớ thì tự lấy lại mật khẩu hoặc báo quản trị viên sớm, đỡ phải chờ.

Lần sau để nhân viên tự lấy lại

Mỗi lần đặt lại cho một người là một việc quản trị viên phải làm và được ghi vào nhật ký quản trị. Nhân viên đã xác minh số di động trong trang tài khoản thì tự lấy lại mật khẩu ở trang đăng nhập bằng cuộc gọi đọc mã hoặc qua email, không cần chờ ai. Các bước có trong bài quên mật khẩu tài khoản MORA.

Vì vậy, sau buổi sáng như trên, nên gửi một thông báo nội bộ nhắc mọi người xác minh số di động. Nhân viên mới thì làm việc này ngay ngày đầu, như trong bài tạo tài khoản email cho nhân viên mới.