Cài email công ty vào Outlook bằng mật khẩu ứng dụng

Nhiều kế toán viên mở Outlook từ đầu giờ tới cuối giờ, quen với thư mục bên trái và thư tải sẵn về máy. Chuyển sang hộp thư MORA, bạn vẫn giữ được thói quen đó bằng cách cài email công ty vào Outlook. Outlook không đăng nhập bằng mật khẩu tài khoản MORA mà bằng một mật khẩu ứng dụng tạo riêng cho máy đó.

MORA Mail dành cho tài khoản tổ chức. Mỗi hộp thư có tối đa 5 mật khẩu ứng dụng, đủ cho máy văn phòng, máy xách tay và điện thoại.

Tạo mật khẩu ứng dụng trong MORA Mail

1. Mở MORA Mail trên trình duyệt máy tính, bấm biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải.
2. Chọn thẻ Tài khoản, tìm mục Mật khẩu cho ứng dụng thư.
3. Bấm Tạo mật khẩu ứng dụng, đặt tên gợi nhớ như “Outlook máy văn phòng”, rồi bấm Tạo mật khẩu.
4. Hộp Mật khẩu ứng dụng mới hiện mật khẩu kèm nút Sao chép. Bên dưới là tên đăng nhập và thông số máy chủ thư đến (IMAP), thư đi (SMTP). Để hộp này mở cho tới khi Outlook kết nối xong.
5. Thêm tài khoản trong Outlook như mục dưới, xong thì quay lại bấm Tôi đã lưu mật khẩu.

Cài email công ty vào Outlook theo kiểu IMAP

Các bước dưới đây theo Outlook bản cài trên Windows. Tên nút trong Outlook có thể khác đôi chút giữa các bản, nhưng thứ tự thì giống nhau.

1. Trong Outlook, mở Tệp rồi chọn thêm tài khoản, gõ địa chỉ thư công ty, ví dụ ha.nguyen@anhduong.apps.vn.
2. Mở phần tuỳ chọn nâng cao, chọn tự thiết lập tài khoản theo cách thủ công, rồi chọn loại IMAP.
3. Ở phần thư đến, điền tên máy chủ đúng như hộp thoại của MORA Mail, cổng 993, kiểu mã hoá SSL/TLS.
4. Ở phần thư đi, điền cùng tên máy chủ, cổng 465 với SSL/TLS, hoặc cổng 587 với STARTTLS.
5. Khi Outlook hỏi mật khẩu, dán mật khẩu ứng dụng vừa chép. Tên đăng nhập là địa chỉ thư đầy đủ.

Outlook kết nối xong sẽ tải danh sách thư mục về. Hộp thư mới tạo có sẵn các thư mục tiếng Việt Thư nháp, Đã gửi, Thùng rác, Thư rác và Lưu trữ; Outlook nhận đúng chức năng từng thư mục, nên thư gửi đi nằm ở Đã gửi như trên trình duyệt.

Điện thoại và Thunderbird làm tương tự

Ứng dụng Thư trên điện thoại hay Thunderbird trên máy tính cũng chọn tài khoản IMAP và dùng cùng thông số. Mỗi thiết bị nên có một mật khẩu ứng dụng riêng, đặt tên theo thiết bị để sau này biết thu hồi cái nào.

Thu hồi mật khẩu khi đổi máy hay mất điện thoại

Mục Mật khẩu cho ứng dụng thư liệt kê các mật khẩu đang dùng, mỗi dòng có tên gợi nhớ và thời điểm tạo. Bấm Thu hồi ở dòng của thiết bị cần ngắt rồi xác nhận. Từ lúc đó, ứng dụng thư đang dùng mật khẩu này không gửi, nhận thư được nữa.

Thu hồi một mật khẩu không ảnh hưởng các thiết bị khác, cũng không phải đổi mật khẩu tài khoản MORA. Khi đã đủ 5 mật khẩu, nút tạo mới tạm khoá; thu hồi mật khẩu của máy cũ là tạo được tiếp.

Chỗ hay vướng

• Outlook báo sai mật khẩu thường do dán mật khẩu tài khoản MORA thay vì mật khẩu ứng dụng, hoặc tên đăng nhập thiếu phần sau dấu @.
• Outlook không tự tìm ra máy chủ thì chọn thiết lập thủ công và điền thông số như các bước ở trên.
• Muốn đọc hộp dùng chung như hotro@ trên Outlook, đổi sang hộp đó ở ảnh đại diện góc phải trên của MORA Mail rồi tạo mật khẩu ứng dụng cho chính hộp đó.

Mới nhận hộp thư công ty thì đọc trước bài hướng dẫn dùng MORA Mail; danh bạ cũ từ Outlook chuyển sang theo bài nhập danh bạ vcf. Các tính năng khác của hộp thư có ở trang MORA Mail.