Dọn hộp thư đến bằng Lưu trữ, Xoá và Tạm ẩn trong MORA Mail

Hộp thư đến có ba nghìn thư chưa đọc thường không phải vì chủ hộp quá bận, mà vì không dám xoá, biết đâu tháng sau lại cần tìm báo giá hay hoá đơn trong đó. Hộp thư MORA Mail của tài khoản tổ chức có ba nút cho ba ý khác nhau là Lưu trữ, Xoá và Tạm ẩn. Hiểu đúng ba nút này là dọn hộp thư được mà không sợ mất thư nào.

Lưu trữ, Xoá và Tạm ẩn khác nhau ở đâu

• Lưu trữ đưa thư ra khỏi Hộp thư đến nhưng giữ nguyên thư, tìm kiếm vẫn ra. Thư đang gắn nhãn thì vẫn nằm trong nhãn đó.
• Xoá chuyển thư vào Thùng rác. Còn trong Thùng rác thì vẫn đưa về được; bấm Xoá vĩnh viễn trong Thùng rác thì mất hẳn.
• Tạm ẩn cất thư tới giờ bạn hẹn, tới giờ thư quay lại đầu Hộp thư đến như thư chưa đọc.

Cách chọn đơn giản. Thư còn có thể cần tới thì lưu trữ. Thư chắc chắn vô dụng như quảng cáo, thông báo trùng lặp thì xoá. Thư phải làm nhưng chưa phải hôm nay thì tạm ẩn.

Lưu trữ từng thư hoặc cả loạt

Rê chuột lên một dòng trong danh sách, cuối dòng hiện các nút Lưu trữ, Xoá, Tạm ẩn và đánh dấu đã đọc. Đang đọc một cuộc hội thoại thì các nút nằm trên thanh phía trên thư. Lưu trữ xong, thông báo “Đã lưu trữ cuộc hội thoại.” hiện ra kèm nút Hoàn tác, bấm ngay nếu lỡ tay.

Phím tắt được bật sẵn. Nhấn e để lưu trữ, # để xoá, z để hoàn tác thao tác vừa làm. Muốn xử lý cả loạt, nhấn x để chọn từng hội thoại, hoặc nhấn * rồi r để chọn mọi thư đã đọc trên trang, sau đó nhấn e một lần. Nhấn ? để xem đủ bảng phím tắt, hoặc đọc bài phím tắt MORA Mail.

Tìm lại thư đã lưu trữ

Thư lưu trữ không có mục riêng ở cột trái. Mở Tất cả thư là thấy chúng cùng các thư khác, hoặc gõ tên người gửi, số hoá đơn vào ô Tìm trong thư. Cần lọc theo khoảng ngày hay thư có tệp đính kèm thì dùng tìm kiếm nâng cao.

Muốn đưa thư về Hộp thư đến, mở thư và bấm Chuyển vào Hộp thư đến. Trên Outlook hay ứng dụng thư của điện thoại, thư lưu trữ không có nhãn nằm trong thư mục Lưu trữ, còn thư có nhãn nằm trong thư mục mang tên nhãn đó.

Thói quen mười phút mỗi chiều

1. Mở Hộp thư đến lúc gần hết giờ làm, đọc lướt từ trên xuống.
2. Thư trả lời được trong hai phút thì trả lời luôn, rồi nhấn e.
3. Thư cần làm mà hôm nay chưa kịp, bấm Tạm ẩn, chọn Ngày mai hoặc Tuần sau.
4. Quảng cáo, thông báo đã hết hạn thì nhấn #.
5. Những thư còn lại là việc đang làm dở, để nguyên trong Hộp thư đến.

Loại thư ngày nào cũng tới, như sao kê ngân hàng hay thông báo hệ thống, thì nên để bộ lọc thư tự gắn nhãn và cho bỏ qua Hộp thư đến. Cách hẹn giờ tạm ẩn chi tiết hơn có trong bài tạm ẩn thư tới sáng thứ Hai.

Lưu trữ không làm hộp thư nhẹ đi

Thư lưu trữ vẫn nằm trong hộp nên vẫn chiếm chỗ. Cần giải phóng dung lượng thì tìm những thư có tệp đính kèm lớn không còn dùng, xoá chúng, rồi vào Thùng rác, chọn các thư đó và bấm Xoá vĩnh viễn. Bước cuối này không hoàn tác được, nên chỉ làm với thư bạn chắc chắn không cần nữa.