Họp với đối tác nước ngoài trên MORA Meet

Công ty phân phối thiết bị ở Hà Nội hẹn họp với nhà cung cấp ở Singapore lúc 14:00 thứ Ba để chốt lịch giao hàng quý IV. Phía đối tác có ba người, không ai có tài khoản MORA và không đọc được tiếng Việt. Họp với đối tác nước ngoài trên MORA Meet vẫn gọn nếu chuẩn bị từ hai ngày trước, mà việc chính chỉ là gửi đúng đường dẫn kèm vài dòng tiếng Anh.

Hai ngày trước, gửi đường dẫn kèm vài dòng tiếng Anh

Tạo cuộc họp trong trang Quản lý cuộc họp, mở mục Mời vào họp để chép đường dẫn, rồi gửi thư cho đối tác. Khách không phải cài gì và không cần tài khoản, mở đường dẫn bằng trình duyệt trên máy tính, điện thoại hay iPad đều được. Giao diện mặc định là tiếng Việt, nên dặn trước cách chuyển sang tiếng Anh để khách khỏi lúng túng ở màn đầu tiên.

Please join our meeting with the link below. No account or installation is needed: type your name, then wait for the host to let you in. To switch the screen to English, click VI | EN at the top right.

Thư mời nên ghi cả giờ theo hai múi giờ, ví dụ 14:00 giờ Hà Nội là 15:00 giờ Singapore. Nếu định ghi hình buổi họp thì hỏi ý đối tác ngay trong thư này, đừng để tới lúc vào họp mới hỏi.

13:45, vào phòng trước khách

Người chủ trì vào phòng sớm 15 phút để thử mic, camera và mở sẵn tệp sẽ chiếu. Đồng nghiệp cùng công ty đăng nhập tài khoản MORA là vào thẳng, không phải chờ. Khách từ ngoài tổ chức thì luôn qua phòng chờ, nên đường dẫn có bị chuyển tiếp thì người lạ cũng chỉ đứng chờ cho tới khi bạn duyệt.

Mỗi người chọn ngôn ngữ trên máy của mình bằng nút VI | EN ở góc trên, ngay cả khi đã ở trong phòng. Bạn vẫn dùng tiếng Việt, đối tác thấy nút và thông báo bằng tiếng Anh, lựa chọn này được nhớ trên máy cho lần họp sau.

14:00, cho khách vào từ phòng chờ

Khách mở đường dẫn, chuyển sang EN, gõ tên, rồi thấy dòng "Waiting for the host to let you in…". Phía bạn hiện khung "1 người tham gia đang chờ vào họp" kèm tên khách, nút Cho vào và nút Từ chối hình dấu x. Ba người cùng tới một lúc thì bấm Cho tất cả vào họp.

Đối chiếu tên khách gõ với danh sách đã hẹn trước khi bấm. Tên lạ thì hỏi qua thư hoặc điện thoại, chưa chắc thì bấm Từ chối.

14:05, trong lúc họp

Đã thống nhất ghi hình thì bấm Ghi hình. Cả phòng thấy dòng Đang ghi hình, máy của đối tác hiện chữ "Recording" kèm câu báo buổi họp đang được ghi cả hình lẫn tiếng. Không ai bị ghi mà không biết.

Đối tác muốn chiếu bảng tiến độ của họ thì rê chuột lên ô camera của người đó, bấm Cho phép chia sẻ màn hình. Chiếu xong, bấm Thu quyền chia sẻ màn hình. Khách là người tham gia nên có nút Phát biểu để giơ tay khi muốn chen ý, bạn nhìn thấy ngay mà không phải ngắt lời người đang nói.

Con số, mã hàng, địa chỉ thư thì gõ vào khung Trò chuyện thay vì đọc to. Nghe qua mạng, "fifteen" và "fifty" rất dễ lẫn, còn chữ đã gõ thì không ai nghe nhầm.

Sau buổi họp với đối tác nước ngoài

Trong ngày, gửi thư tóm tắt bằng tiếng Anh gồm các mốc giao hàng đã thống nhất, người phụ trách mỗi bên và hạn trả lời. Buổi họp có ghi hình thì kèm đường dẫn chỉ xem để đối tác xem lại phần trao đổi kỹ thuật, cách lấy đường dẫn ở bài ghi hình cuộc họp.