Danh sách kiểm 15 phút trước buổi họp trực tuyến với khách hàng

Buổi giới thiệu giải pháp với khách hàng mới chỉ có 45 phút, và năm phút đầu hay mất vì câu “anh nghe em rõ không”. Phần lớn sự cố kiểu này lộ ra trước nếu người chủ trì vào phòng sớm và đi hết một danh sách ngắn. Danh sách chuẩn bị họp online với khách trong bài chia theo ba mốc, dùng cho MORA Meet trên máy tính.

Người chủ trì nên ngồi máy tính, vì chia sẻ màn hình chỉ làm được từ máy tính; điện thoại và iPad vẫn vào họp, xem màn chia sẻ bình thường.

Chuẩn bị họp online với khách từ hôm trước

1. Bấm Tạo cuộc họp mới, mở hộp Mời vào họp, bấm Chép liên kết rồi dán vào thư mời gửi khách bằng MORA Mail, ghi rõ giờ họp. Khách không cần tài khoản, chỉ gõ tên và chờ bạn cho vào. Hôm sau, bạn vào lại đúng phòng đó từ mục Cuộc họp của tôi. Soạn thư mời lúc tan ca mà muốn khách nhận đầu giờ sáng thì làm theo bài gửi thư mời họp hẹn giờ.
2. Hẹn một đồng nghiệp cùng vào họp bằng tài khoản MORA của công ty. Đồng nghiệp cùng tổ chức vào thẳng với quyền chủ trì, nên mạng bạn chập chờn thì người đó vẫn duyệt khách và chiếu tiếp tài liệu.
3. Gửi trước bản PDF giới thiệu cho khách, để người có mạng yếu vẫn theo kịp nội dung.

Mười lăm phút trước giờ họp

1. Cắm tai nghe trước khi vào phòng, nhất là khi ngồi chỗ đông người. Đã vào phòng rồi mới cắm thì MORA Meet hỏi có dùng ngay không, bấm Dùng để chuyển cả mic và loa sang tai nghe.
2. Nói thử một câu và nhìn ba vạch nhỏ trong nút Mic. Vạch nhảy là mic đang nhận tiếng; vạch nằm im thì bấm mũi tên cạnh nút Mic và chọn lại đúng thiết bị.
3. Bấm Phông nền, chọn Làm mờ để giấu bàn làm việc phía sau. Hình được xử lý ngay trên máy của bạn.
4. Bật Camera, nhìn ô của chính mình xem mặt có bị ngược sáng không. Ngồi quay lưng ra cửa sổ thì đổi chỗ.

Lỗi âm thanh hay gặp và cách đổi micro giữa chừng có trong bài cắm tai nghe giữa buổi họp.

Năm phút trước khi khách vào

1. Mở sẵn tài liệu sẽ chiếu trong một cửa sổ riêng. Định chia sẻ cả màn hình thì tắt thư, nhóm chat và những cửa sổ hay bật thông báo.
2. Có video cần chiếu kèm tiếng thì khi bấm Chia sẻ màn hình, đánh dấu ô chia sẻ âm thanh trong hộp chọn của trình duyệt.
3. Để tiếng báo bật. Khách tới phòng chờ là bạn nghe tiếng báo và thấy thông báo kèm nút Cho vào, Từ chối.
4. Đọc tên người đang chờ trước khi bấm Cho vào, nhất là khi liên kết đã gửi cho nhiều người.

Trong lúc họp

Chiếu xong một phần thì bấm Dừng chia sẻ trước khi mở bảng trắng hay chuyển sang tài liệu khác. Khách muốn chiếu bản vẽ của họ thì rê chuột lên ô camera của khách, bấm Cho phép chia sẻ màn hình; chiếu xong bấm lại nút đó để thu quyền. Cách chiếu video có tiếng xem thêm ở bài chia sẻ màn hình có âm thanh.

Muốn ghi lại buổi họp cho người vắng xem sau, hỏi khách trước rồi mới bấm Ghi hình; mọi người trong phòng đều được báo đang ghi. Chỉ người mở cuộc họp mới kết thúc được cho tất cả, người khác bấm rời thì chỉ rời một mình.

Lời dặn cho trưởng phòng kinh doanh

In danh sách này hoặc ghim nó vào nhóm chat của phòng. Trước buổi đầu tiên với khách thật, nhân viên mới nên họp thử một lần; đồng nghiệp đóng vai khách mở liên kết trong cửa sổ ẩn danh của trình duyệt, không đăng nhập, để cả hai thấy đúng đường khách đi qua phòng chờ. Sau vài lần, mười lăm phút chuẩn bị rút còn năm phút.