Gửi thư mời họp online cho khách, hẹn giờ gửi sáng hôm sau

17:40 thứ Năm, trưởng phòng kinh doanh vừa gọi điện xong với khách và hẹn họp online 9:30 thứ Ba tuần sau để chốt phụ lục hợp đồng. Thư mời nên tới hộp thư khách đầu giờ sáng mai, lúc người ta mở máy, chứ không phải lúc gần tan ca. Bài này đi trọn một vòng gửi thư mời họp online cho khách bên ngoài, từ tạo phòng tới hẹn giờ gửi.

MORA Meet chưa tự gửi lời mời qua thư và chưa đồng bộ với ứng dụng lịch khác, nên thư mời do bạn soạn trong MORA Mail. Đổi lại, bạn quyết định thư viết gì và tới tay khách lúc nào.

Tạo phòng họp trước khi soạn thư

1. Mở MORA Meet, đăng nhập tài khoản MORA. Họp một lần thì bấm Tạo cuộc họp mới; muốn mã dễ đọc qua điện thoại thì tạo trong trang Quản lý cuộc họp với ô Mã cuộc họp, ví dụ phu-luc-hd-sao-bien.
2. Trong phòng, bấm Mời ở thanh nút dưới cùng. Hộp Mời vào họp có Mã phòng, Liên kết và mã QR.
3. Bấm Chép liên kết. Nút đổi thành “Đã chép”, đường dẫn đã nằm trong bộ nhớ tạm để dán vào thư.
4. Ghi lại mã phòng để đưa vào thư làm phương án dự phòng, rồi rời phòng.

Soạn thư mời họp online đủ ý cho khách

Bấm Soạn thư trong MORA Mail. Tiêu đề nên có việc và giờ, để khách tìm lại thư dễ, ví dụ “Mời họp trực tuyến chốt phụ lục hợp đồng, 9:30 thứ Ba 20/10”. Phần nội dung cần bốn thông tin.

1. Ngày giờ họp, thời lượng dự kiến và nội dung chính sẽ bàn.
2. Đường dẫn vào phòng, dán ngay dưới dòng giờ họp, kèm mã phòng dự phòng.
3. Cách vào phòng, viết bằng lời của khách.
4. Người liên hệ và số điện thoại nếu khách không vào được.

Anh chị mở đường dẫn bằng trình duyệt trên máy tính hoặc điện thoại, không cần cài đặt hay tạo tài khoản. Gõ họ tên kèm tên công ty vào ô Tên của bạn, sau đó chờ vài giây để bên em cho vào phòng.

Khách cần trình bày tài liệu của họ thì dặn thêm dùng máy tính, vì chia sẻ màn hình chưa làm được từ điện thoại. Khách ở nước ngoài thì ghi giờ theo cả hai múi giờ.

Hẹn giờ gửi để thư tới lúc 8 giờ sáng

1. Soạn xong, bấm mũi tên nhỏ cạnh nút Gửi, chọn Hẹn giờ gửi.
2. Bấm Sáng mai (8:00). Thư được hẹn giờ ngay và cửa sổ soạn đóng lại. Thư mời cho buổi họp đầu tuần soạn chiều thứ Sáu thì bấm Sáng thứ Hai.
3. Cần giờ khác, đặt ngày giờ ở phần Chọn ngày và giờ rồi bấm nút Hẹn giờ gửi ở cuối hộp.

Thư nằm ở mục Đã lên lịch cho tới giờ gửi và đi đúng giờ kể cả khi bạn đã tắt máy. Nhớ ra còn thiếu tên một người dự họp thì mở Đã lên lịch, bấm Huỷ hẹn giờ. Thư quay về Thư nháp để bạn sửa rồi hẹn lại. Cách hẹn giờ chi tiết có ở bài hẹn giờ gửi email.

Sáng hôm họp, vào phòng trước khách

Vào phòng sớm mười phút bằng chính đường dẫn đã gửi. Khách mở đường dẫn sẽ đứng ở phòng chờ; trong phòng hiện khung báo có người đang chờ, bấm Cho vào. Đồng nghiệp cùng công ty đăng nhập tài khoản MORA thì vào thẳng, không phải chờ. Các việc cần soát trước khi khách vào có trong danh sách kiểm trước buổi họp với khách hàng.

Khách gọi báo không mở được đường dẫn thì đọc đường dẫn ngắn qua điện thoại, phần mã đọc từng cụm. Khách đã mở sẵn trang đầu của MORA Meet thì chỉ cần mã phòng, gõ vào ô Mã hoặc đường dẫn cuộc họp rồi bấm Tham gia. Những màn khách đi qua khi vào họp có ở bài khách họp online không cần tài khoản.