Câu hỏi nên đặt trước khi mua phần mềm văn phòng cài tại chỗ

Mua phần mềm văn phòng cài trên máy chủ của mình khác mua một gói dịch vụ trực tuyến ở chỗ phần lớn việc sau ngày ký hợp đồng thuộc về bên mua. Hỏi kỹ trước khi nhận báo giá thì tờ trình gửi giám đốc ghi đúng chi phí và đúng người phải làm việc gì.

Các câu hỏi sau dùng được với mọi nhà cung cấp, kèm câu trả lời của MORA Enterprise, bản cài trên máy chủ của tổ chức. Điều MORA chưa công bố thì bài ghi là nên hỏi khi nhận báo giá.

Sản phẩm gồm gì và ai cài

Bộ phần mềm gồm những sản phẩm nào

Hỏi rõ gói có những gì. Thư, lưu trữ tài liệu, họp, nhắn tin, trợ lý AI, quản trị tài khoản và phần mềm soạn thảo trên máy tính có thể nằm chung một gói hoặc phải mua riêng. Thiếu một phần là thiếu một dòng chi phí trong tờ trình.

MORA Enterprise gồm MORA Mail, MORA Cloud kèm soạn tệp Word, Excel, PowerPoint trên trình duyệt, MORA Meet, MORA Chat, MORA AI, tài khoản người dùng và trang quản trị, kèm bản quyền MORA Office cho máy tính.

Ai cài đặt, có tài liệu cài đặt không

Có nơi cài giúp tại văn phòng bên mua, có nơi giao tài liệu để bên mua tự cài. Câu trả lời quyết định tổ chức cần người có chuyên môn tới mức nào. Với MORA, tổ chức tự cài theo tài liệu cài đặt MORA cung cấp, thường do người phụ trách công nghệ thông tin của tổ chức thực hiện.

Ai vận hành và dữ liệu nằm ở đâu

Ai sao lưu, giám sát và cập nhật hệ thống

Câu này dễ bị bỏ qua vì chi phí của nó không nằm trong báo giá phần mềm. Ở bản cài tại chỗ của MORA, tổ chức tự vận hành máy chủ, gồm sao lưu, giám sát, bảo đảm an ninh mạng và cập nhật hệ thống. Khi lập dự toán, cộng chi phí máy chủ và công vận hành bên cạnh báo giá MORA.

Dữ liệu nằm ở đâu

Hỏi cả nơi lưu thư, tệp, tin nhắn lẫn những lúc dữ liệu đi ra ngoài. MORA Enterprise lưu dữ liệu trên máy chủ của tổ chức. Thư gửi người nhận bên ngoài, liên kết chia sẻ cho đối tác hay khách mời họp vẫn đi qua Internet theo cách tổ chức cho phép, như bài dữ liệu trên máy chủ riêng phân tích.

Trợ lý AI xử lý nội dung ở đâu

Hỏi nội dung nhờ trợ lý xử lý có được gửi tới máy chủ bên ngoài không, và ai bật quyền cho trợ lý đọc tệp, đọc thư. MORA AI chạy ngay trên máy chủ của tổ chức, nên nội dung nhờ MORA AI xử lý không phải gửi ra máy chủ bên ngoài. Quyền đọc tệp và đọc thư mặc định tắt, chủ sở hữu hoặc quản trị viên bật khi cần.

Tính năng, dung lượng và kết nối

Tính năng có kém bản trực tuyến không

Nếu nhà cung cấp có cả dịch vụ trực tuyến, hỏi bản cài tại chỗ có tính năng tương đương không. MORA Enterprise có tính năng như gói Ultra, gói cao nhất của dịch vụ trực tuyến MORA. Tính năng nào cần dùng ngay thì liệt kê và hỏi lại khi nhận báo giá.

Dung lượng lưu trữ tính thế nào

Dịch vụ trực tuyến thường tính dung lượng theo gói, còn bản cài tại chỗ phụ thuộc thiết bị bên mua trang bị. Với MORA Enterprise, dung lượng lưu trữ theo máy chủ tổ chức trang bị, nên cần ước lượng trước khi chọn máy chủ.

Gửi thư ra ngoài và mời khách họp cần gì

Hệ thống đặt trên máy chủ riêng vẫn phải trao đổi với bên ngoài. Với MORA Enterprise, thư ra vào cần kết nối Internet và các bản ghi MX, SPF, DKIM, DMARC cho tên miền do tổ chức khai. Mời khách bên ngoài vào họp cần cho phép truy cập MORA Meet từ Internet. Danh sách việc cần sắp xếp có trong bài chuẩn bị hạ tầng trước khi tự cài.

Bản quyền, hỗ trợ và nghĩa vụ pháp lý

Bản quyền phần mềm trên máy tính gồm gì

Hỏi bản quyền tính theo máy hay theo người và có thời hạn bao lâu. MORA Enterprise kèm bản quyền MORA Office (Doc, Sheet, Slide, PDF) cho máy tính; số máy và thời hạn ghi trong báo giá, nên hỏi rõ ngay lúc đó.

Bản mới của phần mềm được cung cấp thế nào

Hỏi cách nhận bản mới cho phần trên máy chủ và phần mềm trên máy tính, ai cài bản mới, có phát sinh chi phí không. Với MORA, điểm này nên hỏi rõ khi nhận báo giá và ghi vào hợp đồng.

Hỗ trợ qua kênh nào

MORA hỗ trợ MORA Enterprise qua tổng đài 1800 4985 và thư hotro@mora.vn. Giờ tiếp nhận và cách báo sự cố ngoài giờ nên hỏi rõ khi nhận báo giá. Thông tin nên chuẩn bị trước khi gọi có trong bài gọi tổng đài cần chuẩn bị gì.

Nghĩa vụ pháp lý về dữ liệu cá nhân do ai thực hiện

Cài tại chỗ giúp tổ chức chủ động nơi lưu dữ liệu và kiểm soát ai được truy cập. Các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo pháp luật, như đánh giá tác động xử lý dữ liệu hay thông báo khi có vi phạm, vẫn do tổ chức thực hiện. Phần áp dụng cho tổ chức nên hỏi bộ phận pháp chế.

Ghi câu trả lời vào một bảng để so sánh

Lập một bảng tính, mỗi câu hỏi một dòng, mỗi phương án một cột, thêm cột Tổ chức tự làm để thấy phần việc nào nằm ở phía mình. Đính kèm bảng này vào tờ trình, giám đốc nhìn thấy ngay chi phí nằm ngoài báo giá.

Chưa chắc nên chọn cài tại chỗ hay dịch vụ trực tuyến thì đọc bài dịch vụ trực tuyến hay cài tại chỗ; giá các gói trực tuyến có ở trang Bảng giá.