Dữ liệu trên máy chủ riêng, tổ chức kiểm soát gì và tự lo gì

Tờ trình đề xuất cài MORA lên máy chủ của công ty đến bàn giám đốc, và câu hỏi đầu tiên thường không nằm ở tính năng. Thư, hợp đồng, tin nhắn nội bộ sẽ nằm ở đâu, ai xem được, máy chủ hỏng thì ai lo. Sáu câu trả lời sau áp cho MORA Enterprise, bản cài trên máy chủ của tổ chức. Mỗi câu tách rõ phần tổ chức kiểm soát và phần tổ chức phải tự làm.

Dữ liệu nằm ở đâu

Trên máy chủ của tổ chức. Thư MORA Mail, tệp MORA Cloud, tin nhắn MORA Chat và tài khoản người dùng đều lưu trên máy chủ do tổ chức chọn và quản lý. Dù vậy, dữ liệu vẫn đi ra ngoài trong vài việc làm hằng ngày.

• Thư gửi cho người nhận ở tổ chức khác đi qua Internet tới máy chủ thư của bên nhận.
• Đối tác mở tệp qua liên kết chia sẻ do nhân viên tạo.
• Nhân viên tải tệp về máy tính, điện thoại của mình.
• Khách bên ngoài vào họp MORA Meet kết nối tới máy chủ qua Internet.

Vì vậy quy định nội bộ về gửi thư, chia sẻ và tải tệp vẫn cần có, hệ thống đặt ở đâu cũng vậy.

Ai được xem dữ liệu nào

Người được tổ chức cấp quyền. Trang quản trị có ba vai trò chủ sở hữu, quản trị viên và người dùng. Trên MORA Cloud, mỗi người có Drive riêng, phòng ban có bộ nhớ dùng chung, người chia sẻ chọn quyền xem hay chỉnh sửa cho từng đồng nghiệp. Liên kết gửi cho người ngoài luôn có mật khẩu và đặt được ngày hết hạn.

Tài khoản nhân viên nên có thêm lớp bảo vệ. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên bắt buộc xác thực hai lớp cho cả tổ chức. Khi một người mất máy, quản trị viên đăng xuất người đó khỏi mọi thiết bị. Các lớp bảo vệ theo vai trò có ở trang Quản trị và bảo mật.

Nội dung nhờ MORA AI xử lý đi đâu

MORA AI chạy ngay trên máy chủ của tổ chức, nên nội dung nhờ MORA AI xử lý không phải gửi ra máy chủ bên ngoài. Trợ lý dùng đúng quyền của tài khoản người dùng, không đọc được tệp mà người đó không được mở. Một tình huống cụ thể có trong bài trợ lý MORA AI chạy trên máy chủ của tổ chức.

Quyền đọc tệp MORA Cloud và đọc thư MORA Mail mặc định tắt. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên nên bật sau khi tổ chức đã quyết định loại tài liệu nào được nhờ trợ lý đọc, và ghi quyết định đó thành quy định nội bộ.

Ai sao lưu, ai khôi phục khi máy chủ hỏng

Tổ chức. Với MORA Enterprise, tổ chức tự vận hành máy chủ, gồm sao lưu, giám sát, an ninh mạng và cập nhật hệ thống. MORA hỗ trợ qua tổng đài 1800 4985 và thư hotro@mora.vn khi người phụ trách cần hướng dẫn.

Phiên bản tệp và thùng rác của MORA Cloud giúp lấy lại một tệp lỡ sửa hay lỡ xoá, nhưng không thay được bản sao lưu khi cả máy chủ gặp sự cố. Lời dặn chung của nghề vận hành là giữ bản sao ở nơi tách khỏi máy chủ chính và thử khôi phục định kỳ. Lịch sao lưu, người giữ bản sao và người được quyền khôi phục nên ghi thành văn bản ngay từ đầu.

Nhân viên nghỉ việc thì tài khoản xử lý thế nào

Quản trị viên tạm ngưng tài khoản trên trang quản trị để người đó không đăng nhập được nữa, rồi xoá khi đã bàn giao xong tài liệu. Khi nào nên tạm ngưng, khi nào nên xoá có trong bài xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc.

Nhật ký quản trị ghi lại ai đã tạm ngưng, xoá tài khoản và vào lúc nào. Thời gian giữ dữ liệu của người đã nghỉ, nơi chuyển tài liệu cần giữ thì nên ghi vào quy trình nghỉ việc của tổ chức.

Lộ dữ liệu thì ai chịu trách nhiệm báo

Tổ chức. Cài tại chỗ giúp tổ chức chủ động nơi lưu dữ liệu và kiểm soát ai được truy cập. Các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo pháp luật, như thông báo cho cơ quan chuyên trách khi có vi phạm, vẫn do tổ chức thực hiện.

Khi cần làm rõ sự việc, nhật ký quản trị cho biết ai đã đổi vai trò, thêm hay tạm ngưng người dùng vào lúc nào. Nghĩa vụ cụ thể của tổ chức về bảo vệ dữ liệu cá nhân nên trao đổi với bộ phận pháp chế.