Dịch vụ trực tuyến hay cài tại chỗ, tổ chức nên chọn cách nào

Hộp thư theo tên miền công ty, kho tài liệu, phòng họp, nhắn tin nội bộ và trợ lý MORA AI là cùng một bộ sản phẩm, nhưng tổ chức có hai cách đưa vào dùng. Cách thứ nhất là dịch vụ trực tuyến do MORA vận hành. Cách thứ hai là MORA Enterprise, bản cài trên máy chủ của tổ chức. Chọn cách nào phụ thuộc ít vào tính năng, nhiều vào chuyện ai giữ và vận hành máy chủ.

Bài này viết cho người phụ trách hành chính hoặc công nghệ thông tin đang phải trình phương án lên giám đốc.

Hai cách dùng cùng một bộ MORA

Với dịch vụ trực tuyến, tổ chức tạo tài khoản, chọn gói Cơ bản, Nâng cao hoặc Ultra và dùng ngay trên trình duyệt. MORA vận hành máy chủ và cập nhật dịch vụ, tổ chức trả theo số người dùng mỗi tháng.

Với MORA Enterprise, bộ MORA Mail, MORA Cloud, MORA Meet, MORA Chat và MORA AI được cài trên máy chủ của chính tổ chức, kèm bản quyền MORA Office cho máy tính. Người phụ trách công nghệ thông tin của tổ chức cài theo tài liệu cài đặt MORA cung cấp, rồi tự vận hành máy chủ. MORA hỗ trợ qua tổng đài 1800 4985 và thư hotro@mora.vn. Thành phần đầy đủ có ở trang MORA Enterprise.

Sáu tiêu chí đặt hai cách cạnh nhau

Các tiêu chí sau là những câu giám đốc thường hỏi khi đọc tờ trình.

Ai vận hành và cập nhật hệ thống

Dịch vụ trực tuyến do MORA vận hành và cập nhật, tổ chức không phải lo máy chủ. Với MORA Enterprise, tổ chức trang bị máy chủ và tự đảm nhận sao lưu, giám sát, an ninh mạng, cập nhật hệ thống. Đây là phần đánh đổi chính của cách cài tại chỗ.

Dữ liệu nằm ở đâu

Dịch vụ trực tuyến lưu thư, tệp và tin nhắn trên máy chủ do MORA vận hành. MORA Enterprise lưu trên máy chủ của tổ chức, nên tổ chức chủ động nơi lưu và kiểm soát ai được truy cập. Dù chọn cách nào, thư gửi cho khách vẫn đi tới máy chủ của người nhận, tệp chia sẻ bằng liên kết vẫn tới tay người có liên kết.

Cài tại chỗ cũng không làm thay các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo pháp luật, như đánh giá tác động xử lý dữ liệu hay thông báo khi có vi phạm. Phần này nên hỏi bộ phận pháp chế.

Ai cài đặt

Dịch vụ trực tuyến không cần cài, đăng ký xong là dùng. MORA Enterprise do tổ chức tự cài theo tài liệu cài đặt MORA cung cấp, thường là người phụ trách công nghệ thông tin. Việc này cần người có chuyên môn về máy chủ và mạng, không phải ai trong văn phòng cũng làm được.

Tính năng và dung lượng

Dịch vụ trực tuyến chia ba gói, dung lượng lưu trữ theo gói, từ 50 GB đến 1 TB mỗi người. MORA Enterprise có tính năng như gói Ultra của dịch vụ trực tuyến, còn dung lượng lưu trữ theo máy chủ tổ chức trang bị.

MORA AI xử lý nội dung ở đâu

Ở dịch vụ trực tuyến, MORA AI chạy trên hệ thống của MORA và dùng mô hình ngôn ngữ của đối tác, như trang MORA AI đã nêu. Ở MORA Enterprise, MORA AI chạy ngay trên máy chủ của tổ chức, nên nội dung nhờ MORA AI xử lý không phải gửi ra máy chủ bên ngoài. Tổ chức có quy định không đưa tài liệu nội bộ ra hệ thống bên ngoài nên cân nhắc kỹ tiêu chí này.

Cách mua

Gói trực tuyến đăng ký và thanh toán ngay trong tài khoản MORA, giá niêm yết ở trang Bảng giá. MORA Enterprise được báo giá theo nhu cầu của từng tổ chức, bản quyền MORA Office cho máy tính đi kèm theo báo giá.

Nên chọn cài tại chỗ khi

MORA Enterprise hợp với tổ chức hội đủ các điều kiện sau.

• Quy định nội bộ yêu cầu đặt thư, tài liệu, tin nhắn trên máy chủ của tổ chức.
• Muốn MORA AI xử lý nội dung ngay trong hệ thống của mình.
• Sẵn sàng trang bị máy chủ và dung lượng lưu trữ theo nhu cầu.
• Có người phụ trách công nghệ thông tin để cài đặt, sao lưu, giám sát và cập nhật hệ thống.

Điều kiện cuối hay bị xem nhẹ khi lập tờ trình. Máy chủ đặt ở văn phòng mà không ai sao lưu, không ai theo dõi dung lượng thì rủi ro chỉ chuyển từ nhà cung cấp sang chính tổ chức.

Nên chọn dịch vụ trực tuyến khi

Tổ chức muốn dùng ngay sau khi đăng ký, hoặc không có người vận hành máy chủ, thì dịch vụ trực tuyến hợp hơn. Tổ chức mới được dùng thử 30 ngày gói Cơ bản cho tối đa 10 người, không cần thanh toán khi đăng ký. Ba gói khác nhau thế nào có ở bài gói Cơ bản, Nâng cao, Ultra khác nhau ở đâu.

Chọn dịch vụ trực tuyến mà nhân viên vẫn cần phần mềm soạn thảo trên máy tính thì mua thêm bản cài MORA Office theo số thiết bị, như bài mua bản cài, gói trực tuyến hay cả hai đã phân tích.

Chi phí cần đưa vào tờ trình

Hai cách tính chi phí theo hai đơn vị khác nhau, nên đừng đặt hai con số cạnh nhau rồi kết luận ngay cách nào rẻ hơn.

• Dịch vụ trực tuyến gồm số người dùng nhân giá gói mỗi người mỗi tháng, cộng bản cài MORA Office theo số thiết bị nếu cần.
• MORA Enterprise gồm báo giá của MORA, đã kèm bản quyền MORA Office cho máy tính, cộng chi phí máy chủ, nơi giữ bản sao lưu và công vận hành của tổ chức.

Chi phí máy chủ và công vận hành do tổ chức tự ước tính. Để có báo giá MORA Enterprise, bạn gửi yêu cầu ở trang Liên hệ hoặc gọi tổng đài 1800 4985.