Doanh nghiệp nên mua bản cài, gói trực tuyến hay cả hai

Tờ trình mua phần mềm văn phòng cho doanh nghiệp hay bị giám đốc trả lại với cùng một câu hỏi, công ty thật sự cần mua thứ gì. Với MORA, tổ chức không bắt buộc mua cả hai. Bản cài MORA Office tính theo thiết bị, gói trực tuyến tính theo người dùng, và mỗi loại lo một phần việc khác nhau.

Bản cài và gói trực tuyến khác nhau ở đâu

• Bản cài MORA Office là bộ MORA Doc, Sheet, Slide, PDF cài trên máy tính Windows hoặc máy Mac chip Apple. Tính theo số thiết bị, chọn gói năm hoặc gói trọn đời, kích hoạt trên từng máy ở Trợ giúp › Bản quyền.
• Gói trực tuyến gồm hộp thư MORA Mail theo tên miền công ty, MORA Cloud, MORA Meet, MORA Chat và MORA AI cho từng người. Tính theo số người dùng mỗi tháng, có ba gói Cơ bản, Nâng cao, Ultra.
• Cách quản lý cũng khác. Bản cài gắn với máy; gói trực tuyến quản lý ở trang quản trị tổ chức, thêm một người là người đó có tài khoản và hộp thư.

Đơn vị tính khác nhau là chỗ hay gây nhầm khi lập dự toán. Một kế toán dùng máy để bàn ở văn phòng và máy xách tay khi đi công tác là hai thiết bị nhưng chỉ một người dùng. Ngược lại, hai nhân viên ca sáng, ca chiều ngồi chung một máy là một thiết bị nhưng hai người dùng.

Cách mua quen thuộc và chỗ dễ thừa

Nhiều công ty mua theo thói quen, mỗi nhân viên một bộ phần mềm kèm một hộp thư, kể cả người chỉ đọc thư trên điện thoại hay người cả tháng không soạn văn bản nào. Cách tính này dễ lập dự toán nhưng thường thừa. Nên đếm riêng hai con số, số máy cần soạn thảo và số người cần hộp thư, rồi đặt cạnh ba tình huống dưới đây.

Chỉ cần phần mềm trên máy

Một văn phòng luật 15 máy đã thuê hộp thư theo tên miền ở nơi khác, hợp đồng còn hai năm. Việc hằng ngày là soạn hợp đồng, lập bảng tính phí, xuất PDF gửi khách. Mua bản cài MORA Office cho 15 thiết bị là đủ, chuyển thư khi hợp đồng cũ hết hạn. Bậc giá bản cài bắt đầu từ 10 thiết bị; tổ chức ít máy hơn thì liên hệ để được tư vấn.

Chỉ cần thư, lưu trữ và họp

Một công ty dịch vụ vệ sinh công nghiệp 30 người, phần lớn là tổ trưởng ở công trình, cần hộp thư công ty, chỗ lưu ảnh nghiệm thu và phòng họp trực tuyến. Ba nhân viên văn phòng thỉnh thoảng sửa hợp đồng thì mở tệp Word, Excel ngay trên MORA Cloud bằng trình duyệt. Mua gói trực tuyến cho 30 người, chưa cần bản cài.

Cần cả hai

Một công ty thương mại 25 người, 20 người làm việc ở bàn với máy tính, 5 người giao hàng chỉ dùng điện thoại. Mua bản cài cho 20 thiết bị và gói trực tuyến cho 25 người dùng. Hai phần mua riêng, cùng đăng ký và thanh toán tại tài khoản MORA.

Tính chi phí bằng giá trên trang Bảng giá

Chi phí năm đầu của tình huống thứ ba là tổng của hai phần, tính theo giá niêm yết đã gồm thuế.

1. Bản cài lấy số thiết bị nhân với giá mỗi thiết bị của bậc chứa con số đó. Ví dụ bậc 10–20 thiết bị có giá gói năm 495.000 ₫ và gói trọn đời 1.950.000 ₫ cho mỗi thiết bị.
2. Gói trực tuyến lấy số người dùng nhân với giá gói mỗi người mỗi tháng, rồi nhân 12. Gói Cơ bản là 50.000 ₫, Nâng cao 100.000 ₫, Ultra 225.000 ₫ mỗi người mỗi tháng.
3. Cộng hai phần, đối chiếu với bậc giá đầy đủ trên trang Bảng giá trước khi đưa vào tờ trình.

Nếu chọn bản cài trọn đời, từ năm thứ hai phần bản cài không phải trả lại; máy vẫn được cập nhật phiên bản mới trong 3 năm. Chi phí các năm sau chỉ còn gói trực tuyến. Nên ghi rõ điểm này khi tờ trình so sánh chi phí ba, năm năm.

Khi nào vẫn nên giữ cách đang dùng

Hộp thư công ty đang chạy ổn ở nơi khác và hợp đồng còn dài thì mua bản cài trước, chuyển thư sau. Ngược lại, máy tính đã có bộ phần mềm văn phòng bản quyền còn hạn thì mua gói trực tuyến trước, tính bản cài khi bản quyền cũ sắp hết. Không cần đổi mọi thứ trong một tháng.

Tổ chức mới còn được dùng thử 30 ngày gói Cơ bản cho tối đa 10 người dùng, không cần thanh toán khi đăng ký, xem bài dùng thử 30 ngày gói Cơ bản. Dùng thử chỉ áp cho gói trực tuyến, không áp cho bản cài MORA Office.