Chuẩn bị hạ tầng trước khi tự cài MORA Enterprise

Tự cài MORA Enterprise nghĩa là phần lớn việc trước ngày cài nằm ở phía tổ chức. Ai cài, cài lên máy chủ nào, thư đi ra ngoài bằng đường nào, sao lưu để ở đâu. Danh sách này gom các việc đó theo nhóm để người phụ trách công nghệ thông tin đi qua lần lượt, đánh dấu từng mục trước khi mở tài liệu cài đặt MORA cung cấp.

Bài không nêu cấu hình máy chủ. Điều gì chưa rõ về yêu cầu hệ thống, hỏi khi nhận báo giá hoặc gọi tổng đài 1800 4985 trước khi mua sắm thiết bị.

Người và vai trò

Việc đầu tiên là chỉ định người, chưa phải mua máy. MORA Enterprise do tổ chức tự cài và tự vận hành, nên cần người có chuyên môn quản trị máy chủ và mạng, kèm người dự phòng.

• Người cài đặt và vận hành máy chủ, đọc kỹ tài liệu cài đặt trước ngày cài.
• Người phụ trách sao lưu, và người thay khi người này nghỉ phép.
• Chủ sở hữu trên trang quản trị, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính.
• Các quản trị viên lo việc thêm người dùng, tạm ngưng tài khoản hằng ngày.
• Đầu mối gọi tổng đài 1800 4985 hoặc gửi thư tới hotro@mora.vn khi cần hỗ trợ.

Máy chủ và dung lượng lưu trữ

Tổ chức trang bị máy chủ để cài MORA. Dung lượng lưu trữ của MORA Enterprise tuỳ theo máy chủ này, vì vậy nên ước lượng nhu cầu trước khi chọn thiết bị.

Cách ước lượng thô là đếm số người dùng rồi xem từng phòng hay lưu loại tệp gì. Phòng thiết kế lưu bản vẽ, video cần nhiều chỗ hơn hẳn phòng kế toán chủ yếu giữ bảng tính và hoá đơn PDF. Cộng thêm phần cho thư có tệp đính kèm, bản ghi hình cuộc họp và mức tăng của vài năm tới, rồi ghi con số ước lượng vào tờ trình.

Tên miền và kết nối ra Internet

MORA Mail dùng hộp thư theo tên miền của tổ chức. Để gửi, nhận thư với bên ngoài, tổ chức cần kết nối Internet và khai các bản ghi thư cho tên miền, gồm MX, SPF, DKIM và DMARC. Người khai là tổ chức, ở nơi đang quản lý tên miền. Mỗi bản ghi dùng để làm gì có trong bài máy chủ thư riêng cần chuẩn bị tên miền và bản ghi gì.

Tiếp theo là quyết định mở truy cập nào. Muốn mời khách bên ngoài vào họp MORA Meet hay để nhân viên dùng thư, tài liệu khi đi công tác, máy chủ cần truy cập được từ Internet. Mở những gì, cho ai là quyết định của tổ chức; nên ghi lại cùng tên người chịu trách nhiệm về an ninh mạng.

Sao lưu, giám sát và cập nhật

Ba việc này do tổ chức đảm nhận. Nên chốt xong trước khi có dữ liệu thật trên hệ thống, theo thứ tự sau.

1. Lập lịch sao lưu, ghi rõ người chạy và người kiểm kết quả.
2. Chọn nơi giữ bản sao tách khỏi máy chủ chính, để một sự cố không làm mất cả hai.
3. Thử khôi phục một lần trước khi đưa người dùng vào, rồi lặp lại định kỳ.
4. Đặt cách theo dõi máy chủ, dung lượng còn trống và tình trạng các dịch vụ, kèm người nhận cảnh báo.
5. Lên kế hoạch cập nhật hệ thống máy chủ, chọn khung giờ ít người dùng và báo trước cho nhân viên.

Đây là lời dặn chung của nghề vận hành máy chủ, không phải quy trình riêng của MORA. Tổ chức đã có quy trình sao lưu cho các hệ thống khác thì đưa MORA vào cùng quy trình đó.

Máy tính của nhân viên

MORA Enterprise kèm bản quyền MORA Office cho máy tính, số máy theo báo giá. Máy dùng Windows 10 bản 1809 trở lên hoặc Windows 11 loại 64 bit, hoặc máy Mac chip Apple chạy macOS 11 trở lên. Máy cần RAM từ 4 GB, ổ đĩa trống 2 GB và màn hình từ 1366×768.

Cách kiểm từng máy và ghi kết quả vào bảng có trong bài kiểm tra cấu hình máy chạy MORA Office. Bộ ứng dụng Doc, Sheet, Slide, PDF giới thiệu ở trang MORA Office, yêu cầu máy tính cũng có ở trang Tải về.

Chuẩn bị gì trước khi gọi tổng đài

Khi liên hệ báo giá hay gọi hỗ trợ, có sẵn vài thông tin thì một cuộc trao đổi là đủ.

• Số người dùng hiện tại và dự kiến trong vài năm tới.
• Số máy tính cần dùng MORA Office.
• Tên miền tổ chức đang dùng cho thư và nơi quản lý tên miền.
• Những dịch vụ cần mở cho người ngoài, như khách mời họp, nhân viên làm việc từ xa.
• Tên và cách liên lạc của người phụ trách cài đặt.