Tự vận hành máy chủ thư, cần chuẩn bị tên miền và bản ghi gì

Cài xong MORA Mail trên máy chủ của tổ chức, thư đã gửi được cho khách chưa? Câu trả lời nằm ở vài bản ghi của tên miền và đường kết nối của máy chủ, không nằm ở hộp thư.

Với MORA Enterprise, các bản ghi thư do tổ chức tự khai ở nơi quản lý tên miền. Đây là chỗ khác dịch vụ trực tuyến, nơi MORA tạo sẵn bản ghi khi bật thư. Phần tra cứu sau dành cho người phụ trách công nghệ thông tin, nói bản ghi để làm gì, ai khai và sai thì gặp chuyện gì.

Thư đi và đến qua Internet thế nào

Khi khách gửi thư tới hotro@congty.com.vn, máy chủ thư bên khách hỏi DNS xem tên miền này nhận thư ở máy chủ nào, rồi kết nối tới máy chủ đó qua cổng 25 để chuyển thư. Chiều ngược lại, máy chủ bên khách kiểm thư của bạn có đúng từ máy chủ được phép gửi không, có bị sửa trên đường đi không, và địa chỉ máy chủ gửi có tên rõ ràng không. Kết quả quyết định thư vào hộp thư đến, vào thư rác hay bị từ chối.

Năm bản ghi cần chuẩn bị, tra từng loại

Bốn bản ghi đầu khai trong DNS của tên miền, ở nhà đăng ký hoặc nơi đang quản lý tên miền. Bản ghi tên ngược thì do nơi cấp địa chỉ Internet khai.

MX, chỉ chỗ nhận thư cho tên miền

MX cho các máy chủ trên Internet biết thư gửi tới tên miền phải đi về đâu. Bản ghi trỏ tới tên máy chủ thư của tổ chức, ví dụ mail.congty.com.vn, không trỏ thẳng vào địa chỉ số; tên này lại cần một bản ghi địa chỉ trỏ về máy chủ thư.

Thiếu hoặc sai MX thì thư từ ngoài không về, hoặc vẫn về nhà cung cấp cũ. Vì vậy chỉ đổi MX của tên miền đang dùng thật sau khi đã tạo đủ hộp thư trên MORA Mail.

SPF, danh sách máy chủ được gửi thư thay tên miền

SPF là bản ghi TXT bắt đầu bằng v=spf1, liệt kê những máy chủ được gửi thư mang tên miền của bạn. Mỗi tên miền chỉ có một bản ghi SPF. Website hay phần mềm hoá đơn điện tử cũng gửi thư mang tên miền công ty thì các nguồn đó phải gộp vào cùng bản ghi. Khai sót nguồn gửi thì bên nhận dễ coi thư là giả mạo.

DKIM, chữ ký số trên từng thư

Máy chủ thư ký mỗi thư gửi đi bằng một khoá riêng. Khoá công khai tương ứng nằm trong bản ghi TXT có tên dạng <bộ chọn>._domainkey.congty.com.vn, bên nhận dùng nó kiểm chữ ký để biết thư không bị sửa. Khoá gắn với máy chủ thư đã cài của tổ chức, không chép giá trị từ hệ thống khác.

DMARC, lời dặn bên nhận khi thư không đạt

DMARC là bản ghi TXT đặt ở _dmarc.congty.com.vn, dặn bên nhận xử lý thế nào khi thư không qua được cả SPF lẫn DKIM khớp với tên miền. Ba mức thường dùng là p=none (chỉ theo dõi), p=quarantine (đưa vào thư rác) và p=reject (từ chối). Bản ghi cũng khai địa chỉ nhận báo cáo tổng hợp.

Người làm nghề thường bắt đầu bằng p=none, đọc báo cáo vài tuần cho chắc mọi nguồn gửi hợp lệ đã khai đủ, rồi mới siết dần. Siết ngay từ đầu thì thư từ website hay phần mềm hoá đơn có thể bị chặn.

Tên ngược (PTR) cho địa chỉ máy chủ thư

Tên ngược cho biết một địa chỉ Internet là của máy nào. Nhiều máy chủ nhận thư nghi ngờ hoặc từ chối thư đến từ địa chỉ không có tên ngược. Tên ngược nên trỏ về đúng tên máy chủ thư, như mail.congty.com.vn, và tên đó lại trỏ về chính địa chỉ ấy.

Bản ghi này không nằm trong DNS của tên miền công ty mà do nơi cấp địa chỉ Internet khai, thường là nhà cung cấp Internet hoặc đơn vị cho thuê chỗ đặt máy chủ. Người phụ trách phải gửi yêu cầu cho họ.

Kết nối cần có trước khi nhận và gửi thư

Các máy chủ thư trao đổi với nhau qua cổng 25, nên máy chủ của tổ chức cần nhận được kết nối từ Internet vào cổng này và gửi được ra cổng 25 bên ngoài. Một số nhà mạng chặn cổng 25 chiều ra với gói Internet thông thường, nên hỏi nhà cung cấp Internet trước khi cài.

Máy chủ thư cũng cần một địa chỉ Internet cố định, vì bản ghi địa chỉ và tên ngược đều trỏ vào đó. Nhân viên muốn đọc thư trên điện thoại khi đi công tác thì máy chủ phải truy cập được từ Internet; mở những truy cập nào là quyết định của tổ chức, gắn với kế hoạch an ninh mạng.

Kiểm một vòng trước khi dùng thật

Trước khi đổi MX của tên miền đang dùng, làm một vòng kiểm với vài hộp thư thử.

1. Gửi thư từ MORA Mail tới một hộp thư cá nhân ở nhà cung cấp khác, xem thư vào hộp thư đến hay thư rác.
2. Mở phần xem thông tin gốc của thư vừa nhận, kiểm ba mục spf, dkim, dmarc trong dòng kết quả xác thực đều ghi pass.
3. Từ hộp thư đó gửi ngược lại một thư, để chắc MX và cổng 25 chiều vào đã thông.
4. Tra tên ngược của địa chỉ máy chủ bằng công cụ tra cứu DNS.
5. Sau một, hai ngày, đọc báo cáo DMARC để tìm nguồn gửi còn bị sót.

Bản ghi đủ chưa phải lời bảo đảm thư luôn vào hộp thư đến. Bên nhận còn xét nội dung thư, danh sách người nhận và lịch sử gửi của địa chỉ máy chủ; địa chỉ mới chưa có lịch sử nên vài tuần đầu bên nhận thường dè dặt hơn. Thói quen gửi thư dễ bị lọc có trong bài vì sao email vào Spam khi dùng tên miền mới.