Báo cáo doanh thu 9 tháng có ba biểu đồ gọn trên một trang

Ngày 5 tháng 10, ban giám đốc cần báo cáo doanh thu 9 tháng đầu năm để họp giao ban. Yêu cầu quen thuộc: một trang A4 ngang, nhìn là biết tháng nào đạt kế hoạch, miền nào đóng góp nhiều nhất, nhân viên nào đang hụt. Một báo cáo doanh thu có biểu đồ như vậy dựng trong MORA Sheet theo bốn chặng: bảng số, tô màu, biểu đồ và bản in.

Bắt đầu từ một bảng theo tháng

Mỗi tháng một dòng, các cột lần lượt là Tháng, Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam, Tổng, Kế hoạch và Tỷ lệ. Cột Tổng cộng ba miền, cột Tỷ lệ lấy Tổng chia Kế hoạch rồi định dạng phần trăm. Dòng cuối cộng cả 9 tháng.

Nếu số liệu gốc là danh sách đơn hàng từng dòng xuất từ phần mềm bán hàng, đừng cộng tay. Gom theo tháng và theo miền bằng Bảng tổng hợp trước, cách làm có trong bài tổng hợp doanh thu theo khu vực, rồi chép kết quả sang bảng báo cáo.

Tô màu cột Tỷ lệ theo kế hoạch

Người đọc báo cáo nhìn cột Tỷ lệ trước tiên. Đặt ba mức màu bằng Có điều kiện ở thẻ Trang chủ: từ 105 % tô xanh, từ 100 % tô vàng, dưới 100 % tô đỏ. Các bước có trong bài tô màu chỉ tiêu đạt và chưa đạt. Chỉ tô một cột này; tô màu khắp bảng khiến ba biểu đồ bên cạnh mất chỗ nổi bật.

Biểu đồ cột chồng kèm đường kế hoạch

Biểu đồ chính cho thấy doanh thu từng tháng chia theo ba miền, cộng một đường kế hoạch để so. Cột Tổng không đưa vào vì chiều cao cột chồng đã là tổng.

1. Chọn vùng từ ô tiêu đề Tháng tới hết cột Miền Nam của 9 dòng tháng. Giữ Ctrl rồi chọn thêm cột Kế hoạch, kể cả ô tiêu đề.
2. Mở thẻ Chèn, nhóm Đối tượng, bấm Biểu đồ. Trên Windows, phím F11 hay Alt+F1 quen dùng trong Excel cũng mở hộp tạo biểu đồ này.
3. Ở bước đầu của hộp tạo biểu đồ, chọn loại Cột và Đường, chọn kiểu Cột xếp chồng và đường. Để ô Số dòng là 1, nghĩa là chuỗi cuối cùng, tức Kế hoạch, được vẽ thành đường.
4. Bấm Tiếp sang bước Phạm vi dữ liệu, xem ô lấy dòng tiêu đề làm nhãn và ô Cột đầu tiên là nhãn đều đã được đánh dấu. Có vậy tên ba miền mới thành chú giải, còn các tháng nằm dưới trục ngang.
5. Sang bước Phần tử biểu đồ, gõ Tiêu đề như “Doanh thu theo tháng và khu vực (triệu đồng)”, đánh dấu Hiển thị chú giải.
6. Bấm Hoàn tất, rồi kéo biểu đồ sang bên phải bảng số.

Biểu đồ mới tạo dùng bảng màu như Office, vùng vẽ không tô nền xám. Chép biểu đồ sang Word hay mở tệp .xlsx bằng Excel, màu và nền vẫn như trên màn hình của bạn. Thứ tự màu mặc định và chuyện biểu đồ cũ có đổi màu không có trong bài biểu đồ MORA Sheet màu như Excel.

Vành khuyên cho cơ cấu, thanh ngang cho từng người

Cơ cấu doanh thu 9 tháng theo miền hợp với biểu đồ vành khuyên. Lập một bảng nhỏ hai cột cạnh bảng chính, cột trái là tên ba miền, cột phải trỏ tới ba ô tổng ở dòng cuối. Chọn bảng nhỏ này, bấm Biểu đồ, chọn loại Hình tròn rồi chọn kiểu Hình vòng. Ba miền là ba phần của vòng, mỗi phần một màu.

Tiến độ từng nhân viên nên dùng loại Thanh: tên nằm dọc bên trái, thanh dài theo tỷ lệ hoàn thành, đọc dễ hơn cột đứng khi tên người dài. Nên xếp bảng nhân viên theo tỷ lệ từ cao xuống thấp trước khi vẽ, người hụt kế hoạch sẽ nằm ở cuối.

Xếp ba biểu đồ và in vừa một trang ngang

Đặt biểu đồ cột ở trên, hai biểu đồ nhỏ nằm cạnh nhau bên dưới, mép trái của biểu đồ dưới thẳng với mép trái biểu đồ trên. Ba biểu đồ nên nằm gọn trong các cột ngay cạnh bảng số, để khi in vừa một trang chữ không bị thu quá nhỏ.

Mở thẻ Bố cục trang, bấm Hướng trang chọn Ngang, rồi bấm Vừa trang chọn Vừa trang tính trên một trang. Nhấn Ctrl+P, khung xem trước bên trái hộp In cho thấy trang sẽ ra giấy thế nào. Bảng vẫn bị cắt thì đặt vùng in chỉ gồm phần báo cáo, cách làm có trong bài in bảng vừa một trang A4 ngang.