Nhãn email lồng nhau để xếp thư theo khách hàng, dự án

Trưởng phòng kinh doanh theo mười lăm khách hàng và bốn dự án quý IV. Thư báo giá của khách An Phát cho dự án showroom nên để ở thư mục “An Phát” hay thư mục “Dự án showroom”? Với thư mục kiểu cũ, mỗi thư chỉ nằm được một chỗ. Với nhãn email trong MORA Mail, thư đó mang cả hai nhãn, mở nhãn nào cũng thấy.

Nhãn khác thư mục ở chỗ nào

Một thư gắn được nhiều nhãn, và nhãn có thể lồng nhau thành cây, ví dụ “Khách hàng › An Phát”. Trên thanh công cụ có hai nút dễ nhầm. Nút Nhãn (phím l) gắn thêm nhãn mà thư vẫn ở Hộp thư đến. Nút Chuyển tới (phím v) đưa thư ra khỏi Hộp thư đến sang đúng một nhãn, giống kéo thư vào thư mục.

Cây nhãn email gợi ý cho phòng kinh doanh

Cây nhãn chỉ nên sâu hai tầng, tên ngắn, viết theo cách cả phòng cùng gọi. Một cây dùng được ngay có thể như sau.

• Khách hàng › An Phát, Bình Minh, Tâm An, mỗi khách một nhãn con.
• Dự án › Showroom Q4, Đại lý miền Trung, đặt theo tên dự án trong kế hoạch.
• Việc cần làm › Chờ báo giá, Chờ thanh toán, để biết thư nào còn treo.
• Nội bộ, cho thư của các phòng khác trong công ty.

Tạo nhãn lồng nhau

1. Ở cột trái, cạnh chữ Nhãn, bấm dấu cộng (Tạo nhãn mới).
2. Gõ “Khách hàng” vào ô tên nhãn rồi bấm Tạo. Đây là nhãn cha.
3. Bấm dấu cộng lần nữa, gõ “An Phát”, đánh dấu ô Lồng nhãn dưới: rồi chọn “Khách hàng” trong danh sách bên cạnh. Bấm Tạo.
4. Làm tương tự cho các khách và dự án còn lại.

Tên nhãn không được có dấu / hoặc \. Muốn xem một lượt cả cây cùng số thư trong từng nhãn, mở Cài đặt, thẻ Nhãn; ở đó cũng có nút Tạo nhãn mới.

Gắn nhiều nhãn cho một thư

Chọn một hay nhiều thư trong danh sách, hoặc mở thư ra, rồi bấm nút Nhãn. Ô Tìm nhãn ở đầu danh sách tìm được cả khi gõ không dấu, nên gõ “an phat” là ra nhãn An Phát. Đánh dấu “An Phát” và “Showroom Q4”, bấm Áp dụng. Thư nằm ở cả hai nhãn, còn trong Hộp thư đến thì hiện kèm tên nhãn.

Bỏ một nhãn thì làm ngược lại: bỏ dấu chọn và bấm Áp dụng. Chưa có nhãn phù hợp thì bấm Tạo nhãn mới ngay trong danh sách đó, thư vừa chọn được gắn luôn nhãn mới.

Để bộ lọc tự gắn nhãn khi thư tới

Gắn tay vài hôm là thấy mỏi. Mở một thư của khách An Phát, bấm ⋮ rồi chọn Lọc thư giống thư này. Hộp Tạo bộ lọc điền sẵn địa chỉ người gửi ở ô Từ; bạn thêm địa chỉ các đầu mối khác của khách, cách nhau dấu phẩy. Đánh dấu Gắn nhãn: và chọn “An Phát”, thêm Làm luôn với các thư đang có khớp điều kiện để xếp cả thư cũ, rồi bấm Tạo bộ lọc.

Thư khách gửi thì nên để hiện ở Hộp thư đến, đừng đánh dấu Bỏ qua Hộp thư đến (lưu trữ), kẻo bỏ sót thư cần trả lời. Các điều kiện khác của bộ lọc có trong bài tạo bộ lọc email tự gắn nhãn.

Đổi tên, xoá nhãn khi dự án kết thúc

Trong Cài đặt, thẻ Nhãn, mỗi nhãn có hai lựa chọn đổi tên và xoá. Xoá nhãn không xoá thư: thư đang gắn nhãn đó vẫn nằm ở các mục khác. Nhãn còn nhãn con thì phải xoá nhãn con trước. Dự án xong mà còn muốn tra lại, đổi tên nhãn thành “Showroom Q4 (đã xong)” thay vì xoá.