Sắp xếp nhiều cấp và lọc chuẩn trong MORA Sheet với tên cột dài

Cuối tháng, trưởng phòng kinh doanh muốn xem bảng đơn hàng xếp theo từng miền, trong mỗi miền đơn lớn đứng trước. Sau đó cần lọc riêng các đơn trên 50 triệu ở Miền Nam để giao cho nhóm chăm sóc khách hàng. Bấm nút xếp A→Z hai lần không ra được thứ tự đó. Việc này cần sắp xếp nhiều cấp và lọc chuẩn của MORA Sheet, mỗi việc một hộp thoại.

Bảng ví dụ có dòng 3 là tiêu đề cột với Mã đơn, Ngày, Khu vực, Nhân viên, Nhóm sản phẩm, Doanh thu (đ); dữ liệu chạy từ dòng 4 tới dòng 120. Hai dòng trên cùng là tên báo cáo và đơn vị tính.

Chọn đúng vùng trước khi làm

Bảng có tên báo cáo, đơn vị tính ở phía trên thì đừng chỉ bấm một ô rồi sắp xếp, vì vùng phần mềm tự nhận có thể lẫn cả những dòng đó. Chọn từ ô tiêu đề cột đầu tiên tới ô cuối bảng, ở đây là A3:F120, rồi mới mở hộp thoại.

Sắp xếp nhiều cấp trong một lần

1. Chọn A3:F120, mở thẻ Dữ liệu, bấm Sắp xếp ở nhóm Sắp xếp.
2. Hộp Sắp xếp mở ở thẻ Tiêu chí sắp xếp. Ở Khoá sắp xếp 1, chọn cột Khu vực và chọn Tăng dần.
3. Ở Khoá sắp xếp 2, chọn cột Doanh thu (đ) và chọn Giảm dần.
4. Nhìn xuống dưới, kiểm ô Phạm vi chứa nhãn cột đã có dấu chọn để dòng tiêu đề đứng yên.
5. Bấm OK.

Bảng xếp thành ba khối Miền Bắc, Miền Nam, Miền Trung theo thứ tự chữ cái tiếng Việt, trong mỗi khối đơn doanh thu cao đứng trên. Chọn xong một khoá là hộp thêm chỗ cho khoá kế tiếp, nên cần cấp thứ ba như Nhân viên thì chọn tiếp ở Khoá sắp xếp 3.

Mã đơn kiểu ĐH-9, ĐH-10 hay bị xếp ĐH-10 lên trước ĐH-9, vì phần mềm so từng ký tự. Mở thẻ Tuỳ chọn của hộp Sắp xếp và đánh dấu Bật sắp xếp tự nhiên thì số trong mã được so theo giá trị.

Lọc chuẩn với hai điều kiện

1. Vẫn chọn A3:F120, ở thẻ Dữ liệu, nhóm Bộ lọc, bấm Lọc chuẩn.
2. Dòng điều kiện thứ nhất: Tên trường chọn Khu vực, Điều kiện chọn dấu =, Giá trị chọn Miền Nam.
3. Dòng thứ hai: ô Toán tử chọn VÀ, Tên trường chọn Doanh thu (đ), Điều kiện chọn dấu >, Giá trị gõ 50000000.
4. Bấm OK. Bảng chỉ còn các đơn Miền Nam trên 50 triệu, những hàng khác được ẩn tạm.

Bảng có cột tên dài như “Doanh thu trước thuế của đơn hàng (đồng)” trước đây bị cắt cụt trong ô Tên trường, chọn nhầm cột là chuyện thường. Bản cập nhật mới cho hộp Lọc chuẩn hiện đủ tên cột tiếng Việt dài, đọc là biết đang chọn cột nào; máy còn bản cũ thì cài bản mới từ trang Tải về.

Cần gửi danh sách lọc được cho nhóm khác mà không đụng bảng gốc, bấm mở phần Tuỳ chọn trong hộp Lọc chuẩn, đánh dấu Sao chép kết quả tới: rồi chọn một ô ở trang tính trống. Muốn hiện lại mọi hàng sau khi lọc tại chỗ, bấm Thêm ở cụm bên phải thẻ Dữ liệu và chọn Đặt lại bộ lọc.

Khi nào dùng lọc tự động

Lọc tự động gắn nút thả xuống lên từng tiêu đề cột, hợp với việc chọn nhanh vài giá trị như chỉ xem Miền Nam. Lọc chuẩn hợp khi cần so sánh số, ghép nhiều điều kiện bằng VÀ, HOẶC, hay chép kết quả ra chỗ khác. Vùng đã định dạng thành bảng bằng Ctrl+T thì có sẵn nút lọc ở dòng tiêu đề.