Gom nhóm hàng, cột để thu gọn bảng chi tiết khi trình bày

Bảng dự toán chương trình tất niên có tám hạng mục, mỗi hạng mục vài chục dòng chi tiết, cộng lại gần hai trăm dòng. Lúc trình ban giám đốc, người nghe chỉ cần dòng tổng của từng hạng mục. Xoá chi tiết thì mất căn cứ, ẩn hàng thì người mở tệp sau không biết có hàng bị ẩn. Nhóm hàng, cột trong MORA Sheet giữ nguyên chi tiết, bấm dấu trừ là gọn, bấm dấu cộng là mở.

Nhóm các hàng chi tiết của một hạng mục

1. Kéo chuột trên số hàng ở lề trái để chọn các hàng chi tiết của hạng mục đầu tiên, ví dụ hàng 6 tới hàng 25. Không chọn dòng tổng của hạng mục.
2. Trên Windows, nhấn Alt+Shift+mũi tên phải. Hoặc mở thẻ Dữ liệu, bấm Thêm ở cụm bên phải và chọn Nhóm....
3. Lề trái xuất hiện một vạch nối các hàng vừa nhóm, kèm một nút dấu trừ.
4. Làm tương tự với từng hạng mục còn lại.

Nếu bạn chọn một vùng ô thay vì chọn nguyên hàng, hộp Nhóm hiện ra hỏi nhóm theo Hàng hay Cột. Chọn Hàng rồi bấm OK. Chọn nguyên hàng ngay từ đầu thì không phải trả lời câu hỏi này.

Thu gọn, mở lại và xem theo cấp

Bấm nút dấu trừ, các hàng chi tiết ẩn đi và nút đổi thành dấu cộng; bấm dấu cộng để mở lại. Ở góc trên của vùng lề có các nút số theo cấp nhóm. Bấm nút 1 để thu gọn mọi nhóm cùng lúc, bảng chỉ còn các dòng tổng; bấm nút cấp cao hơn để mở hết.

Cũng có thể đặt con trỏ vào một nhóm rồi dùng Ẩn chi tiết và Hiện chi tiết trong nút Thêm của thẻ Dữ liệu. Hai lệnh này tiện khi bảng rộng và bạn đang làm ở xa lề trái, không muốn kéo về để tìm nút dấu trừ.

Nhóm cột cho mười hai tháng

Bảng ngân sách thường có mười hai cột tháng và một cột Cả năm. Kéo chọn các cột tháng trên hàng chữ cột ở đầu bảng, nhấn Alt+Shift+mũi tên phải, phía trên các cột hiện vạch nhóm và dấu trừ. Trình bày tổng quan thì thu các tháng lại, chỉ còn cột Cả năm; ai hỏi tháng nào thì bấm dấu cộng mở ngay trong buổi họp.

Hàng và cột nhóm độc lập với nhau, nên bạn có thể vừa thu các dòng chi tiết vừa thu các cột tháng, chỉ để lại một khung nhỏ gồm hạng mục và tổng cả năm.

Bỏ nhóm và vài điều nên biết

Muốn bỏ nhóm, chọn lại các hàng hoặc cột đã nhóm rồi nhấn Alt+Shift+mũi tên trái, hoặc chọn Huỷ nhóm... trong nút Thêm của thẻ Dữ liệu. Dữ liệu không mất, chỉ vạch nhóm và nút dấu trừ biến đi. Các phím tắt kiểu Excel này dùng trên Windows; trên máy Mac, dùng lệnh trong nút Thêm.

Thu gọn chỉ là ẩn hàng, công thức và số liệu không đổi. Dòng tổng dùng SUM vẫn cộng cả các hàng đang thu gọn, nên con số trình bày khớp với bản chi tiết. Hàng đang thu gọn cũng không in ra; in bản gọn cho buổi họp, mở hết các nhóm khi cần in bản đầy đủ, như cách chỉnh trang ở bài in bảng vừa một trang A4.

Bảng đã xếp theo một cột như phòng ban hay hạng mục thì có thể dùng Tổng phụ... trong cùng nút Thêm. Lệnh này chèn dòng tổng cho từng nhóm và nhóm sẵn các hàng chi tiết, đỡ phải chọn từng khối bằng tay.