Lọc nhanh tệp theo loại, người, ngày sửa trong MORA Cloud

Thư mục "Hồ sơ dự thầu Q4" có hơn ba trăm tệp: thư mời, hồ sơ năng lực, bảng giá, bản vẽ, ảnh hiện trường. Trưởng phòng chỉ cần mấy bảng tính được sửa trong tuần này để soát lần cuối. Thay vì cuộn hết danh sách hay xếp theo ngày rồi dò bằng mắt, bạn lọc tệp MORA Cloud bằng hàng bộ lọc ngay dưới tiêu đề thư mục. MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức.

Bộ lọc nhanh nằm ở đâu

Hàng bộ lọc hiện dưới tiêu đề ở Drive của tôi, trong mọi thư mục, ở Bộ nhớ dùng chung và Có gắn dấu sao. Trang Gần đây và Được chia sẻ với tôi cũng có bộ lọc nhanh của riêng trang đó. Hàng gồm ba nút Loại, Người và Sửa đổi lần cuối; bấm một nút để mở danh sách lựa chọn.

Ba bộ lọc và các lựa chọn

Loại

Chín lựa chọn: Thư mục, Tài liệu, Bảng tính, Bản trình bày, Tệp PDF, Ảnh và hình ảnh, Video, Âm thanh, Tệp nén (zip). Tài liệu gồm cả .docx, .odt, .rtf, .txt; Bảng tính gồm cả .csv; Tệp nén gồm .zip, .rar, .7z.

Người

Lọc theo chủ sở hữu của tệp, chọn Tôi hoặc tên một đồng nghiệp. Nút này chỉ hiện khi danh sách đang mở có tệp của từ hai người trở lên. Thư mục chỉ có tệp của riêng bạn thì không thấy nút Người, đó là bình thường.

Sửa đổi lần cuối

Các mốc Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Năm nay, Năm ngoái. Cần khoảng khác, chẳng hạn từ ngày mở thầu tới ngày đóng thầu, bấm Khoảng ngày tuỳ chọn, nhập ô Từ ngày, Đến ngày rồi bấm Áp dụng; khoảng ngày tính cả hai đầu.

Ghép hai bộ lọc, lấy bảng tính sửa trong tuần

1. Mở thư mục Hồ sơ dự thầu Q4.
2. Bấm Loại, chọn Bảng tính.
3. Bấm Sửa đổi lần cuối, chọn 7 ngày qua.
4. Chọn hết các bảng tính còn lại trong danh sách (chỉ những tệp khớp cả hai điều kiện), rồi bấm Tải xuống trên thanh chọn để tải về một lần.

Chọn tất cả lúc đang lọc chỉ chọn các tệp đang hiện, không chọn nhầm tệp bị lọc đi. Không có tệp nào khớp, MORA Cloud báo "Không có mục nào khớp với bộ lọc" kèm nút Xoá bộ lọc để quay về danh sách đủ.

Vài cách ghép bộ lọc hay dùng ở văn phòng

• Kế toán cuối tháng: Tệp PDF cùng 30 ngày qua trong thư mục chứng từ để gom các hoá đơn đã quét.
• Hành chính làm bản tin: Ảnh và hình ảnh trong thư mục sự kiện để chọn ảnh, không phải lướt qua kế hoạch, dự toán nằm chung.
• Người chuẩn bị họp thầu: Bản trình bày cùng Hôm nay để lấy đúng bản thuyết trình vừa sửa sáng nay, không mở nhầm bản tuần trước.

Ba mẹo để lọc cho trúng

• Bộ lọc giữ nguyên khi bạn chọn tệp, nhưng tự bỏ khi chuyển sang thư mục khác. Sang thư mục mới thì chọn lại.
• Bộ lọc chỉ áp cho danh sách đang mở, không tìm vào thư mục con. Cần tìm theo tên trên khắp Cloud thì dùng ô Tìm trong MORA Cloud ở đầu trang.
• Cần tệp vừa làm ở mọi nơi, mở Gần đây: tệp sửa trong 30 ngày, nhóm theo Hôm nay, Trước đó trong tuần, Trước đó trong tháng.

Bộ lọc trả lời câu "tệp nào", còn câu "ai đã sửa tệp này" thì xem ở ngăn Hoạt động, theo bài xem ai đã sửa tệp trong thư mục chung.