Tìm báo cáo trên MORA Cloud và tóm tắt ý chính bằng MORA AI

Chín giờ sáng thứ Hai, giám đốc họp với phòng Kinh doanh về kết quả quý III. Tám giờ năm mươi, ông vẫn đang ở bãi gửi xe và chưa mở bản báo cáo phòng gửi lên từ thứ Sáu. Đây là lúc nhờ AI tóm tắt báo cáo: MORA AI tìm tệp trên MORA Cloud, đọc và rút ra ý chính trong lúc ông đi thang máy.

Cách làm dưới đây cần tài khoản tổ chức, và tổ chức đã bật quyền Cho trợ lý AI đọc tệp MORA Cloud. Quyền này mặc định tắt; chủ sở hữu hoặc quản trị viên được giao phần MORA AI bật trong trang quản trị tổ chức.

8 giờ 50, chỉ nhớ tên tệp có chữ “doanh thu”

Mở ai.mora.vn trên điện thoại, đăng nhập bằng tài khoản MORA và gõ một câu. Không cần nhớ tệp nằm ở thư mục nào; trợ lý tìm ở mọi chỗ bạn mở được, gồm Drive của tôi, Bộ nhớ dùng chung và mục Được chia sẻ với tôi.

Tìm báo cáo doanh thu quý III trên MORA Cloud và tóm tắt ý chính

Trợ lý tìm theo tên tệp chứ không theo nội dung, và phân biệt dấu tiếng Việt. Vì vậy nên nêu một cụm chắc chắn có trong tên tệp, gõ đúng dấu: “doanh thu” khớp với “Báo cáo doanh thu quý III.docx”, còn “quy 3” thì không khớp “quý III”. Không thấy kết quả, bạn bớt chữ đi hoặc gõ lại cho đúng dấu.

8 giờ 52, AI tóm tắt báo cáo ngay trên điện thoại

Trợ lý báo đã đọc tệp nào, nằm ở đâu, rồi liệt kê các ý chính bằng gạch đầu dòng. Có tên tệp và nơi lưu, giám đốc biết chắc đây là bản phòng gửi lên chứ không phải bản nháp nằm ở thư mục khác.

Trợ lý đọc được tệp Word, Excel, PowerPoint (.docx, .xlsx, .pptx), tài liệu ODF, PDF có lớp chữ, tệp chữ, CSV và HTML, mỗi tệp tối đa 10 MB. Tệp rất dài thì trợ lý chỉ đọc được phần đầu; tài liệu dày nên tách phần cần hỏi ra một tệp riêng. Với hợp đồng, quy chế dạng PDF, xem thêm bài MORA AI đã đọc được hợp đồng, quy chế dạng PDF.

8 giờ 55, hỏi thêm trước khi vào phòng họp

Tóm tắt xong, cứ hỏi tiếp trong cùng cuộc trò chuyện, trợ lý vẫn nhớ tệp vừa đọc. Vài câu giám đốc thường cần trước một cuộc họp kết quả kinh doanh như sau.

• “Cho tôi biết kênh tăng nhanh nhất so với quý II, tăng bao nhiêu” để có con số mở đầu cuộc họp.
• “Liệt kê các khoản công nợ quá hạn theo từng khách hàng” để biết cần nhắc ai.
• “Tóm tắt đề xuất cho quý IV trong ba dòng” để chốt việc cuối buổi.

Trợ lý trả lời theo nội dung tệp vừa đọc, nhưng vẫn có thể nhầm. Con số nào sắp được nhắc trong cuộc họp thì mở bản gốc trong MORA Cloud đối chiếu lại. Ngay dưới khung nhập cũng luôn có dòng nhắc “MORA AI có thể nhầm lẫn; hãy kiểm tra lại thông tin quan trọng”.

Sau cuộc họp, gửi tóm tắt cho Ban Giám đốc

Họp xong, giám đốc gõ tiếp “soạn thư gửi Ban Giám đốc kèm tóm tắt này”. Thư được lưu nháp và hiện trong thẻ xem trước, chỉ đi khi bấm Gửi thư. Cần một bản ghi chép chính thức thì nhờ soạn biên bản họp; tệp Word được lưu vào thư mục MORA AI trong Drive của tôi để sửa tiếp.

Cách soạn văn bản từ một vài câu mô tả có trong bài nhờ MORA AI soạn công văn, nhận ngay tệp Word.

Khi trợ lý báo không đọc được

Trợ lý luôn nói lý do bằng lời, kèm cách xử lý. Các trường hợp trợ lý chưa đọc được tệp như sau.

1. Tổ chức chưa bật quyền đọc tệp. Trợ lý chỉ rõ ai bật và bật ở đâu; cách làm có trong bài bật, tắt quyền MORA AI đọc tệp và thư.
2. Tài khoản của bạn không có quyền với tệp. Trợ lý dùng đúng quyền của bạn, nên cần người giữ tệp chia sẻ cho bạn trước.
3. Tệp có dấu MẬT trong tên hoặc ở phần đầu tài liệu. Trợ lý không mở đọc, bạn mở trực tiếp trong MORA Cloud.
4. Tệp định dạng Office đời cũ (.doc, .xls, .ppt), PDF ảnh quét, PDF có mật khẩu hoặc tệp lớn hơn 10 MB. Lưu tệp cũ thành .docx, .xlsx; với PDF, dùng bản Word hay bản PDF xuất từ tệp gốc; tệp quá lớn thì tách nhỏ rồi nhờ đọc lại.

Số căn cước, số thẻ, mã số thuế trong tệp được che bằng dấu chấm tròn trước khi trợ lý xử lý, nên câu trả lời không nhắc lại đủ các số này.