Danh sách kiểm trước khi bấm Gửi một thư báo giá quan trọng

Thư báo giá gửi nhầm người, thiếu tệp hay đính kèm bản cũ thì sửa rất khó coi. Bạn phải gửi thêm thư xin lỗi, và khách có trong tay hai bản giá. Phần lớn lỗi kiểu này lộ ra nếu bạn dành nửa phút kiểm tra email trước khi gửi theo sáu ô trong bài.

Kiểm tra email trước khi gửi, máy chặn được gì

MORA Mail tự chặn vài lỗi, như thiếu người nhận hay tệp chưa tải lên xong. Những lỗi còn lại chỉ người viết mới thấy.

Ô 1. Đúng người nhận, đúng ô Tới, Cc, Bcc

Gõ vài chữ đầu tên ở ô Tới, MORA Mail gợi ý từ danh bạ, đồng nghiệp cùng tên miền và người hay liên lạc. Hai khách cùng họ Nguyễn rất dễ chọn nhầm, nên nhìn cả địa chỉ thư hiện kèm tên chứ không chỉ nhìn tên. Gửi cho cả nhóm dự án thì gõ tên nhóm liên hệ ở ô Tới để thêm mọi thành viên một lượt.

Đồng nghiệp cần biết thư nhưng khách không cần thấy tên thì đặt ở Bcc. Địa chỉ gõ sai dạng, MORA Mail dừng lại với thông báo “Không nhận ra địa chỉ” để bạn sửa trước khi gửi.

Ô 2. Tiêu đề nói rõ việc

Tiêu đề “Báo giá” không giúp khách tìm lại thư sau một tháng. Viết đủ ba thứ gồm việc gì, cho ai, mốc nào, ví dụ “Báo giá máy in văn phòng cho Công ty Minh Phát, hiệu lực đến 31/10/2026” (tên ví dụ). Lỡ để trống tiêu đề, MORA Mail hỏi lại “Gửi thư này mà không có tiêu đề?” trước khi gửi.

Ô 3. Tệp đính kèm đủ và đúng bản

Viết “gửi kèm báo giá” mà quên kéo tệp vào là lỗi rất hay gặp, và MORA Mail không đọc câu chữ để nhắc bạn. Nhìn xuống cuối thư xem tệp đã nằm đó chưa, tên tệp có phải bản mới nhất không. Tệp còn đang tải lên thì MORA Mail chưa cho gửi và báo “Tệp đính kèm đang được tải lên. Vui lòng đợi tải xong rồi gửi.”

Hồ sơ nặng, hay tài liệu khách cần mở lại nhiều lần, thì để trên MORA Cloud và gửi liên kết có mật khẩu, ngày hết hạn thay cho tệp đính kèm. Cách làm có trong bài gửi hồ sơ cho đối tác bằng liên kết có mật khẩu.

Ô 4. Chữ ký có đủ số điện thoại

Chữ ký đặt sẵn trong phần cài đặt được tự thêm vào cuối thư mới. Thư nào thiếu chữ ký thì bấm nút Chèn chữ ký trên thanh định dạng của cửa sổ soạn. Khách đọc báo giá xong thường muốn gọi ngay, nên chữ ký cần có họ tên, chức danh và số điện thoại.

Ô 5. Giờ gửi hợp lý

Báo giá soát xong lúc 22 giờ thì không nên để khách nhận lúc nửa đêm. Bấm mũi tên nhỏ cạnh nút Gửi, chọn Hẹn giờ gửi, rồi chọn Sáng mai (8:00), Chiều mai (13:30), Sáng thứ Hai hoặc tự chọn ngày giờ trong vòng 29 ngày. Thư chờ ở mục Đã lên lịch và đi đúng giờ kể cả khi bạn đã đóng MORA Mail.

Ô 6. Biết mình còn mấy giây để Hoàn tác

Bấm Gửi xong, góc màn hình hiện “Đang gửi thư…” kèm nút Hoàn tác. Bấm kịp thì thư không đi, cửa sổ soạn mở lại để bạn sửa. Mặc định bạn có 5 giây. Người hay gửi thư giá trị lớn nên tăng lên 10, 20 hoặc 30 giây ở Cài đặt › Chung › Huỷ gửi.

Thư hẹn giờ thì không có mấy giây chờ này. Muốn sửa, mở mục Đã lên lịch và bấm Huỷ hẹn giờ, thư quay về Thư nháp.

Lời dặn cho trưởng phòng kinh doanh

Tháng đầu của nhân viên mới, in sáu ô này dán cạnh màn hình. Với thư có giá trị lớn, thêm một bước nữa là hẹn giờ gửi sáng mai, sáng ra đọc lại thư trong mục Đã lên lịch với đầu óc tỉnh táo; cần sửa thì huỷ hẹn giờ và sửa trong Thư nháp. Lỡ gửi rồi mới thấy sai thì xem bài thu hồi email đã gửi bằng nút Hoàn tác.