Kiểm tra chính tả tiếng Anh trong hợp đồng song ngữ

Hợp đồng mua bán với một nhà cung cấp nước ngoài thường trình bày hai cột, tiếng Việt bên trái, tiếng Anh bên phải. Mở bằng MORA Doc, cột tiếng Anh hoặc gạch đỏ kín từ “Seller” tới “Purchase Order”, hoặc không gạch chữ nào kể cả lỗi gõ “recieve”. Cả hai trường hợp đều có cùng nguyên nhân, và sửa được trong vài phút để việc kiểm tra chính tả tiếng Anh chạy đúng.

Các bước trong bài làm trên MORA Office cho Windows, bản có kèm từ điển tiếng Việt và tiếng Anh.

Vì sao cột tiếng Anh gạch đỏ kín hoặc không gạch gì

Mỗi đoạn chữ trong văn bản mang một nhãn ngôn ngữ, và bộ kiểm chính tả đọc chữ theo nhãn đó. Chữ gõ trong MORA Doc mặc định mang nhãn tiếng Việt, nên “Seller” bị đọc như một chữ tiếng Việt sai và bị gạch.

MORA Office để sẵn chỉ kiểm tiếng Việt. Lý do là nhiều tệp Word ở Việt Nam gắn nhãn tiếng Anh cho cả văn bản tiếng Việt, bật sẵn tiếng Anh thì những tệp đó đỏ cả trang. Vì vậy, đoạn đã mang nhãn tiếng Anh, như hợp đồng đối tác soạn bằng Word, sẽ không được kiểm cho tới khi bạn bật tiếng Anh. Muốn kiểm đúng cần hai việc: bật tiếng Anh một lần trên máy, rồi gắn đúng nhãn cho phần tiếng Anh.

Bật kiểm tra chính tả tiếng Anh một lần trên máy

Mở thẻ Công cụ ở cuối hàng thẻ, bấm Tuỳ chọn ở góc phải ribbon.
Trong cây bên trái, mở Ngôn ngữ và Địa phương › Hỗ trợ soạn thảo.
Ở khung Các mô-đun ngôn ngữ có sẵn, chọn dòng mô-đun kiểm chính tả rồi bấm Sửa....
Trong hộp Chỉnh sửa mô-đun, chọn Anh (Mỹ) ở ô Ngôn ngữ:, đánh dấu ô của mô-đun trong mục Chính tả.
Đóng hộp, bấm OK ở hộp Tuỳ chọn.

Đối tác viết theo tiếng Anh kiểu Anh thì làm lại bước 4 với Anh (Quốc Anh). Thiết lập này lưu theo máy, áp cho mọi văn bản về sau.

Gắn nhãn tiếng Anh cho đúng phần tiếng Anh

Cả một đoạn

Đặt con trỏ trong đoạn tiếng Anh. Ở thanh trạng thái dưới đáy cửa sổ, ngay sau số trang và số từ, có ô ghi ngôn ngữ hiện tại, thường là Tiếng Việt. Bấm vào ô đó, trỏ vào Đặt ngôn ngữ cho đoạn văn rồi chọn Anh (Mỹ). Chưa thấy tiếng Anh trong danh sách thì chọn Nhiều..., rồi chọn ở ô Ngôn ngữ: của hộp vừa mở.

Cả cột tiếng Anh trong bảng song ngữ

Kéo chuột từ ô đầu tới ô cuối của cột tiếng Anh để chọn cả cột. Bấm ô ngôn ngữ ở thanh trạng thái và chọn Anh (Mỹ) trong danh sách chính. Danh sách chính áp cho phần đang chọn, còn mục Đặt ngôn ngữ cho đoạn văn áp cho cả đoạn chứa con trỏ.

Một cụm tiếng Anh trong câu tiếng Việt

Câu tiếng Việt có chen tên điều kiện giao hàng hay tên sản phẩm bằng tiếng Anh thì không cần đổi cả đoạn. Bôi đen cụm đó rồi chọn tiếng Anh ở ô ngôn ngữ, giống cách làm với cột bảng. Với một chữ đang gạch đỏ, chuột phải lên chữ đó cũng thấy hai mục Đặt ngôn ngữ cho vùng chọn và Đặt ngôn ngữ cho đoạn văn.

Soát cả hai thứ tiếng trong một lượt

Mở thẻ Xem xét, bấm Chính tả. Hộp kiểm chính tả đi lần lượt qua từng chữ nghi sai của cả văn bản. Tiêu đề hộp ghi ngôn ngữ của chữ đang xét, ví dụ “Chính tả: Anh (Mỹ)”, còn ô Ngôn ngữ văn bản cho biết chữ đó đang mang nhãn gì.

Thẻ Xem xét của MORA Doc: hợp đồng có thay đổi đã theo dõi, một bình luận góp ý và nút Chấp nhận, Từ chối từng chỉnh sửa — Nhóm Chính tả ở thẻ Xem xét của MORA Doc, gồm Chính tả, Đồng nghĩa, Tự kiểm chính tả và Đếm từ. Văn bản trong ảnh là ví dụ.

Tên công ty đối tác, thuật ngữ như Incoterms, mã hàng thường bị gạch dù không sai. Bấm Bỏ qua tất cả để bỏ qua trong văn bản này, hoặc Thêm vào từ điển với chữ sẽ gặp lại ở nhiều hợp đồng.

Chỗ hay vướng

Hợp đồng đối tác gửi sang có thể gắn nhãn tiếng Anh cho cả phần tiếng Việt. Khi đó cột tiếng Việt bị gạch kín sau khi bạn bật tiếng Anh. Chọn cột tiếng Việt và đặt lại Tiếng Việt bằng ô ngôn ngữ, đừng tắt kiểm chính tả cho cả văn bản.

Bộ kiểm chỉ xét từng chữ, không thay được người đọc lại. Số tiền, ngày hiệu lực và tên các bên ở hai cột vẫn phải đối chiếu bằng mắt. Hợp đồng qua nhiều vòng góp ý thì bật theo dõi thay đổi, như bài theo dõi thay đổi hợp đồng. Phần tiếng Việt dán từ web, PDF bị gạch oan có bài riêng về kiểm tra chính tả tiếng Việt.

Kiểm tra chính tả tiếng Anh trong hợp đồng song ngữ bằng MORA Doc