Kiểm tra chính tả tiếng Việt khi chữ được dán từ web, PDF

Chép một đoạn trích nghị định từ trang web vào công văn, cả đoạn lập tức bị gạch đỏ. Đọc lại từng chữ không thấy sai, nhưng gạch đỏ dày đến mức lỗi gõ thật nằm lẫn trong đó cũng không ai nhìn ra. Bài này giải thích vì sao có chuyện đó, MORA Office kiểm tra chính tả tiếng Việt cho chữ dán vào ra sao, và cách bật thêm tiếng Anh.

Vì sao chữ đúng vẫn bị gạch đỏ

Một chữ có dấu như “ế” có thể được lưu theo hai cách. Cách thường gặp là một ký tự liền. Cách thứ hai là chữ “e” rồi đến dấu mũ và dấu sắc lưu thành các ký tự rời, người ta gọi là dạng dấu rời. Trên màn hình hai cách trông giống hệt, nhưng với máy thì đó là hai chuỗi khác nhau.

Chữ dạng dấu rời hay đến từ một số trang web, từ tệp PDF khi chép chữ ra, hoặc từ văn bản cũ gõ bằng bộ gõ đời trước. Bộ kiểm chính tả không nhận ra những chữ đó là tiếng Việt đúng, nên gạch đỏ cả loạt.

Cách làm quen thuộc và chỗ mất công

Gặp đoạn gạch đỏ dày đặc, người soạn thường chọn một trong ba cách, cách nào cũng có giá.

• Tắt kiểm chính tả cho cả tài liệu, rồi lỗi gõ thật như “quy địh” lọt qua tới tận lúc trình ký.
• Gõ lại cả đoạn cho sạch, mất thời gian và dễ sai thêm khi chép số hiệu, ngày tháng.
• Kệ gạch đỏ, mắt quen dần và bỏ qua luôn cả những chỗ sai thật.

Kiểm tra chính tả tiếng Việt nay nhận đúng chữ dán vào

Ở các bản cập nhật gần đây, bộ kiểm chính tả của MORA Office nhận đúng chữ tiếng Việt dạng dấu rời dán từ web, PDF hay bộ gõ cũ. Đoạn trích nghị định ở trên dán vào MORA Doc không còn bị gạch đỏ oan chỉ vì cách lưu dấu.

Bộ cài MORA Office kèm sẵn từ điển kiểm chính tả tiếng Việt và tiếng Anh, mặc định kiểm tiếng Việt. Máy đang dùng bản cũ thì tải bản mới nhất ở trang Tải về và cài đè lên, không cần gỡ; hồ sơ người dùng và bản quyền đã kích hoạt được giữ nguyên.

Soát lỗi chính tả trước khi trình ký

Hết gạch đỏ oan thì những chỗ còn bị gạch đáng để xem từng chữ. Làm theo các bước dưới đây trên thẻ Xem xét.

1. Mở thẻ Xem xét, xem nút Tự kiểm chính tả đang bật để chữ nghi sai được gạch đỏ ngay khi gõ.
2. Lướt cả văn bản, sửa những chữ gạch đỏ bạn thấy ngay là gõ nhầm.
3. Bấm Chính tả để mở hộp kiểm chính tả, đi lần lượt qua từng chữ còn bị đánh dấu kèm gợi ý sửa.
4. Bấm Đếm từ nếu văn bản có giới hạn độ dài, như bản tóm tắt hồ sơ dự thầu.

Tên riêng, tên công ty, chữ viết tắt như UBND hay CV-HC có thể vẫn bị gạch vì không có trong từ điển. Những chữ này bạn bỏ qua trong hộp kiểm chính tả, không cần sửa.

Văn bản có nhiều chữ tiếng Anh

Hợp đồng với đối tác nước ngoài, tài liệu kỹ thuật hay có cả đoạn tiếng Anh. Vì mặc định chỉ kiểm tiếng Việt, những chữ tiếng Anh đúng cũng có thể bị gạch. Bật thêm tiếng Anh ở Công cụ › Tuỳ chọn › Cài đặt ngôn ngữ › Trợ giúp viết, lúc đó cả hai thứ tiếng đều được kiểm.

Khi nào vẫn phải tự đọc lại

Bộ kiểm chính tả xét từng chữ, nên chữ viết đúng chính tả nhưng dùng sai chỗ thường không bị gạch. “Chuẩn đoán” thay cho “chẩn đoán”, “sát nhập” thay cho “sáp nhập” là hai ví dụ máy khó bắt. Số tiền, số hiệu văn bản, ngày tháng cũng không thuộc phần máy kiểm được.

Với công văn đi, thói quen tốt là để máy dọn lỗi gõ trước, rồi một người đọc lại toàn văn trên bản in hoặc bản PDF. Cách đặt lề, phông chữ cho đúng thể thức có trong bài soạn công văn đúng thể thức hành chính bằng MORA Doc.